Die passende Software für Zeitarbeitsfirmen finden

Eine passende Software für Zeitarbeitsfirmen ist mehr als nur ein digitales Werkzeug – sie ist der Motor, der deine Wettbewerbsfähigkeit am Laufen hält. Standardlösungen wie Excel-Listen oder simple Kalender-Apps kommen da schnell an ihre Grenzen. Sie reichen einfach nicht mehr aus, um auf die schnellen Anforderungen des Marktes zu reagieren und gleichzeitig alle gesetzlichen Vorgaben im Blick zu behalten.

Warum deine Zeitarbeitsfirma eine Spezialsoftware braucht

Excel-Tabellen, endlose WhatsApp-Gruppen und manuelle Telefonanrufe – kommt dir das bekannt vor? Viele Zeitarbeitsfirmen starten genau so, aber dieser Ansatz ist ein echtes Nadelöhr für dein Wachstum. Was passiert, wenn an einem Freitagnachmittag eine dringende Anfrage für 20 Servicekräfte für ein Event am Wochenende reinkommt? Der manuelle Prozess wird zum Albtraum: Du wühlst dich durch Listen, fragst telefonisch Verfügbarkeiten ab, prüfst Qualifikationen und hoffst, dass niemand doppelt verplant wird.

Vom Chaos zur Kontrolle: ein praktisches Beispiel

Jetzt stell dir genau dieselbe Situation vor, aber mit einer spezialisierten Software für Zeitarbeitsfirmen. Dein Disponent erhält die Anfrage für die 20 Servicekräfte. Anstatt in Panik zu verfallen, öffnest du dein Dashboard. Mit wenigen Klicks filterst du alle verfügbaren Mitarbeitenden, die die passende Qualifikation mitbringen, wie zum Beispiel "Erfahrung im Bankettservice". Das System zeigt dir in Echtzeit, wer für den Einsatzzeitraum noch keine Schichten zugewiesen bekommen hat.

Mit einem weiteren Klick geht eine automatisierte Anfrage an die ausgewählte Gruppe raus. Die Mitarbeitenden erhalten eine Push-Benachrichtigung auf ihr Smartphone und können mit einem Fingertipp zu- oder absagen. Die ersten Zusagen tröpfeln schon nach wenigen Minuten ein. Sobald die 20 Plätze besetzt sind, erstellt die Software automatisch die rechtskonformen Einsatzverträge und berücksichtigt dabei den geltenden Gesamtarbeitsvertrag (GAV). Der ganze Vorgang dauert vielleicht 15 Minuten, nicht mehrere Stunden.

Das ist der springende Punkt: Es geht nicht nur darum, Zeit zu sparen. Es geht darum, schneller und verlässlicher als deine Konkurrenz zu sein und so die Aufträge zu gewinnen, die andere ablehnen müssen.

Mehr als nur Planung: Rechtssicherheit und Anpassungsfähigkeit

Die heutige Arbeitswelt verlangt maximale Flexibilität – von deinen Kunden, aber eben auch von dir. Die konjunkturelle Unsicherheit verstärkt diesen Druck noch. Prognosen für 2025 deuten darauf hin, dass rund 60 Prozent der Schweizer Firmen auf temporäre Arbeitskräfte setzen werden, um auf schwankende Auftragslagen reagieren zu können, während die generelle Einstellungsbereitschaft eher sinkt.

Eine spezialisierte Software hilft dir nicht nur, diese Nachfrage zu bedienen. Sie gibt dir auch die nötige Sicherheit, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Eine gute Software nimmt dir hier die Schwerstarbeit ab:

• GAV-Konformität: Lohnstufen und Zuschläge werden automatisch und korrekt berechnet.
• DSGVO-Einhaltung: Alle Mitarbeiterdaten sind sicher und gemäss den aktuellen Datenschutzrichtlinien gespeichert.
• Lückenlose Dokumentation: Arbeitszeiten, Verträge und Qualifikationsnachweise sind zentral an einem Ort abgelegt und jederzeit griffbereit.

Doch die Aufgaben gehen oft über die reine Personalverwaltung hinaus. Manchmal gehört auch die Bereitstellung von Unterkünften für Arbeitnehmer dazu, was eigene rechtliche und steuerliche Hürden mit sich bringt. Ein modernes System bündelt all diese Aufgaben und gibt dir die Kontrolle zurück.

Du möchtest tiefer in das Thema eintauchen? Dann schau dir unseren umfassenden Artikel über Workforce Management Software an.

Kernfunktionen, die deine Software unbedingt haben muss

Eine gute Software für Zeitarbeitsfirmen ist weit mehr als eine digitale Ablage. Sie ist dein zentrales Steuerungselement, das dir hilft, den Überblick zu behalten, schneller zu reagieren und kostspielige Fehler zu vermeiden. Aber welche Funktionen machen am Ende des Tages wirklich den Unterschied?

Wir schauen hier nicht einfach auf eine Liste von Features. Ich zeige dir, was diese Funktionen im rauen Alltag konkret für dich bedeuten und wie sie typische Kopfschmerz-Szenarien in Luft auflösen.

Unverzichtbare Software-Funktionen im Überblick

Diese Tabelle zeigt dir die wichtigsten Funktionen einer Software für Zeitarbeitsfirmen und erklärt, welches konkrete Problem sie für dich löst.

Schauen wir uns diese Punkte mal genauer an.

1. Automatisierte Einsatzplanung und Verfügbarkeitsabfrage

Stell dir das klassische Szenario vor: Ein Grosskunde aus dem Gesundheitswesen ruft an. Panik. Er braucht für nächste Woche kurzfristig 25 Pflegefachkräfte mit speziellen Zertifikaten für verschiedene Schichten an drei Standorten.

Die alte Welt (ohne Software): Dein Team startet eine hektische Telefon- und E-Mail-Aktion. Excel-Listen werden durchforstet, Verfügbarkeiten manuell abgefragt und Qualifikationen mühsam in alten E-Mails gesucht. Der Prozess ist nicht nur quälend langsam, sondern auch extrem fehleranfällig.

Die neue Welt (mit Software): Du erstellst eine Anfrage im System, filterst deinen Personalpool mit wenigen Klicks nach "Pflegefachkraft HF" und dem geforderten Zertifikat. Die Software checkt automatisch die Verfügbarkeiten – die alle Mitarbeitenden selbst via App pflegen – und spuckt dir sofort eine Liste passender Kandidaten aus. Eine automatisierte Anfrage geht raus, und die Planung ist in Minuten statt Stunden erledigt.

Eine intelligente Einsatzplanung ist dein grösster Hebel. Sie entscheidet darüber, ob du eine Anfrage in zehn Minuten oder erst in drei Stunden beantworten kannst – und ob du den Auftrag am Ende bekommst oder die Konkurrenz.

2. Zentrale und DSGVO-konforme Stammdatenverwaltung

Jeder Mitarbeitende hat eine Akte: Arbeitsvertrag, AHV-Nummer, Qualifikationsnachweise, Bankverbindung, Kontaktdaten. Diese Informationen sind Gold wert – und hochsensibel. Sie müssen absolut sicher verwaltet werden.

Die alte Welt: Die Daten sind oft über verschiedene Ordner, E-Mail-Postfächer und lokale Rechner verstreut. Das Finden einer simplen Information wie der aktuellen Adresse wird zur Schnitzeljagd. Schlimmer noch: Die Einhaltung der DSGVO ist praktisch unmöglich zu gewährleisten.

Die neue Welt: Alle Mitarbeiterdaten liegen an einem zentralen, sicheren Ort. Mit einem Klick hast du Zugriff auf die komplette Historie eines Mitarbeitenden – von der Bewerbung über alle Einsätze bis hin zu Zertifikaten, die bald ablaufen. Wichtig ist auch, dass die Software sicherstellt, dass alle verarbeiteten Daten, einschliesslich Fotos, den aktuellen Datenschutzrichtlinien entsprechen. Gerade beim Thema Datenschutz von Bewerbungsfotos gibt es einiges zu beachten.

3. Digitale Zeiterfassung per App

Die korrekte Erfassung der Arbeitsstunden ist die Grundlage für alles: eine pünktliche und fehlerfreie Lohnabrechnung und zufriedene Mitarbeitende. Manuelle Stundenzettel aus Papier sind eine der grössten Fehlerquellen in der Zeitarbeit. Punkt.

Die alte Welt: Deine Leute füllen am Ende der Woche oder des Monats Stundenzettel aus. Diese müssen eingesammelt, entziffert, vom Kunden gegengezeichnet und dann mühsam ins Lohnsystem übertragen werden. Fehler bei Pausenzeiten, Zuschlägen oder Überstunden sind an der Tagesordnung.

Die neue Welt: Deine Mitarbeitenden stempeln ihre Arbeitszeit direkt über eine Smartphone-App, sobald sie den Einsatzort betreten. Die Daten werden in Echtzeit an dein System übertragen, auf Wunsch sogar mit GPS-Verifizierung. Der Kunde kann die Stunden digital freigeben, und die Daten fliessen ohne einen einzigen manuellen Handgriff direkt in die Lohnvorbereitung.

4. Nahtlose Schnittstellen zur Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung in der Zeitarbeit ist komplex. Unterschiedliche Stundenlöhne, GAV-Bestimmungen, Spesen, Schichtzuschläge – da muss alles stimmen.

Die alte Welt: Am Monatsende exportierst du mühsam Daten aus diversen Excel-Tabellen, um sie deinem Treuhänder oder deiner Lohnbuchhaltung zu schicken. Dieser manuelle Abgleich ist nicht nur nervtötend, sondern auch ein enormes Fehlerrisiko.

Die neue Welt: Eine gute Software bietet direkte Anbindungen an gängige Lohnprogramme. Alle relevanten Daten aus der Zeiterfassung und den Stammdaten werden per Knopfdruck korrekt formatiert übermittelt. Das spart nicht nur Stunden an Arbeit, sondern verhindert auch teure Fehler, die dich am Ende Geld und Reputation kosten.

Wie die Software in verschiedenen Branchen arbeitet

Theorie ist gut und schön, aber erst in der Praxis zeigt sich, was ein Werkzeug wirklich taugt. Eine Software für Zeitarbeitsfirmen entfaltet ihren wahren Wert erst dann, wenn man sie auf die Eigenheiten einer Branche anwendet. Jedes Arbeitsfeld hat seinen eigenen Takt, seine eigenen Regeln und ganz spezifische Herausforderungen.

Lass uns deshalb in drei völlig unterschiedliche Welten eintauchen und schauen, wie ein smartes System den Arbeitsalltag dort ganz konkret auf den Kopf stellt.

Szenario 1: Das Baugewerbe

Auf dem Bau zählt vor allem eines: Tempo. Fällt auf einer Baustelle kurzfristig ein Schweisser aus, steht schnell das ganze Projekt still. Hier muss ein Disponent innert Minuten eine Lösung finden. Gleichzeitig ist die korrekte Lohnabrechnung nach Gesamtarbeitsvertrag (GAV) eine riesige Fehlerquelle und extrem aufwendig.

Stell dir vor, du kriegst morgens um 7 Uhr einen Anruf: Ein Grosskunde braucht bis 9 Uhr dringend zwei qualifizierte Elektromonteure für eine Baustelle.

• Ohne Software: Das Telefon glüht. Du startest eine hektische Runde, wühlst dich durch Notizen und Excel-Listen und hoffst, jemanden zu erreichen, der nicht nur die nötige Qualifikation hat, sondern auch sofort einspringen kann. Ist jemand gefunden, musst du manuell prüfen, welcher GAV-Lohn für diesen Einsatz gilt – ein administrativer Albtraum unter Zeitdruck.
• Mit Software: Du öffnest deinen Personalpool, filterst nach "Elektromonteur" und "sofort verfügbar". Das System spuckt dir eine Liste passender Kandidaten aus. Mit einem Klick sendest du eine Einladung per Push-Nachricht direkt auf deren Handys. Der Erste, der zusagt, bekommt automatisch alle Einsatzdetails und kann losfahren. Im Hintergrund berechnet die Software bereits den korrekten Lohn samt aller Zuschläge. Problem gelöst.

Gerade im Baugewerbe spitzt sich die Lage dramatisch zu. Berichte prognostizieren für 2025 einen massiven Arbeitskräftemangel, mit über 20’000 gemeldeten offenen Stellen – ein Anstieg von rund 15 Prozent gegenüber dem Vorjahr. Zeitarbeit wird hier zum entscheidenden Faktor, um diese Lücken zu schliessen, was den Druck auf schnelle, digitale Lösungen nochmals erhöht. Mehr über diese Entwicklung kannst du in dieser Analyse der Arbeitsmarktlage im Baugewerbe nachlesen.

Szenario 2: Die Gastronomie- und Eventbranche

Flexibilität ist hier das A und O. In der Gastronomie und bei Events ändern sich Schichtpläne im Minutentakt. Oft jonglierst du mit einem riesigen Pool an Teilzeitkräften, die für die unterschiedlichsten Anlässe an verschiedenen Orten gebraucht werden. Das manuell zu koordinieren, ist praktisch unmöglich.

Denk an eine Eventagentur, die für eine grosse Firmenfeier am Wochenende plötzlich 10 zusätzliche Servicekräfte braucht, weil die Gästezahl unerwartet explodiert ist.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt hier in der direkten Kommunikation und darin, den Mitarbeitenden ein Stück Kontrolle zu geben. Eine Software, die das ermöglicht, nimmt dir 90 % des Koordinationsaufwands ab.

Mit einer guten Software gehst du das ganz entspannt an:

1. Verfügbarkeit in Echtzeit: Statt einer endlosen Telefonkette siehst du im System auf einen Blick, wer an diesem Wochenende grundsätzlich arbeiten möchte. Deine Leute pflegen ihre Verfügbarkeiten nämlich selbstständig in ihrer App.
2. Gezielte Einladung: Du erstellst den Einsatz und lädst mit einem Klick nur die Leute ein, die verfügbar und passend qualifiziert sind. Kein Spam für die anderen.
3. Schnelle Bestätigung: Die Mitarbeitenden bestätigen oder lehnen den Einsatz direkt in der App. Du siehst live, wie sich die Schicht füllt, und kannst bei Bedarf gezielt nachsteuern.

Dieses Vorgehen spart nicht nur massiv Zeit, es macht auch deine Mitarbeitenden zufriedener. Sie haben mehr Kontrolle über ihre Einsätze und erhalten nur noch Anfragen, die für sie wirklich relevant sind.

Szenario 3: Das Gesundheitswesen

Im Gesundheitswesen geht es um weit mehr als nur Verfügbarkeit. Hier sind Qualifikationen, Zertifikate und deren Gültigkeitsdauer absolut entscheidend. Eine Pflegefachkraft ohne gültige Zulassung darf bestimmte Tätigkeiten schlicht nicht ausüben. Ein Fehler bei der Disposition kann hier fatale Konsequenzen haben.

Ein Spital meldet einen Notfall: Auf der Intensivstation ist jemand krankheitsbedingt ausgefallen und es wird dringend eine Pflegefachperson mit einer ganz spezifischen Weiterbildung in Notfallpflege gebraucht.

• Ohne Software: Der Disponent muss sich manuell durch Personalakten wühlen. Er sucht Papiere, prüft, wer die exakte Qualifikation besitzt und ob das Zertifikat überhaupt noch gültig ist. Ein langsamer Prozess, bei dem man leicht ein abgelaufenes Dokument übersieht.
• Mit Software: Alle Zertifikate und deren Ablaufdaten sind im System hinterlegt. Du filterst nach der geforderten Qualifikation, und die Software schlägt dir nur Personen vor, deren Nachweise aktuell und gültig sind. Das System warnt dich sogar automatisch, wenn ein Zertifikat bald abläuft.

Diese automatische Überwachung gibt dir die Sicherheit, jederzeit gesetzeskonform zu handeln und deinen Kunden ausschliesslich Personal zu vermitteln, das die Anforderungen zu 100 % erfüllt. Es ist ein digitales Sicherheitsnetz, das manuelle Prozesse niemals bieten können.

So findest du die richtige Software für deine Zeitarbeitsfirma

Die Entscheidung für eine neue Software für Zeitarbeitsfirmen ist eine grosse Sache. Eine falsche Wahl kostet nicht nur Geld, sondern auch Nerven und wertvolle Zeit. Damit du nicht ins kalte Wasser springst, bekommst du hier eine klare Checkliste – mit den Kriterien, die oft übersehen werden, aber am Ende über Erfolg oder Misserfolg entscheiden.

Die Werbeversprechen der Anbieter klingen auf den ersten Blick oft verdächtig ähnlich. Der Teufel steckt aber, wie so oft, im Detail. Es geht nicht darum, welche Funktionen eine Software hat, sondern wie gut diese Features in deinem hektischen Alltag wirklich funktionieren.

So kann ein modernes Dashboard für Personalvermittler aussehen: klare Strukturen für Bewerber, Mandate und die ganze Administration. Wichtig ist aber nicht nur, dass es aufgeräumt aussieht. Im Tagesgeschäft muss es dir erlauben, mit wenigen Klicks intuitiv und schnell zu agieren.

Skalierbarkeit: Wächst die Software mit dir mit?

Stell dir vor, du startest mit 50 temporären Mitarbeitenden und planst, in den nächsten zwei Jahren auf 200 zu wachsen. Deine Software muss diesen Sprung locker mitmachen, ohne dass du gleich das ganze System wechseln oder teure Upgrades kaufen musst.

Ein klassischer Fehler ist, eine Lösung zu wählen, die nur für den jetzigen Moment perfekt passt. Denk an die Zukunft! Frag den Anbieter ganz direkt, wie das System mit steigenden Datenmengen und mehr Nutzern umgeht.

Eine Software ist eine langfristige Partnerschaft. Prüf deshalb nicht nur, was sie heute kann, sondern auch, wohin die Reise geht. Ein guter Anbieter hat eine klare Vision und entwickelt sein Produkt ständig weiter.

Anbindungsmöglichkeiten: Spricht die Software mit deinen anderen Tools?

Deine neue Software wird ja nicht im luftleeren Raum existieren. Sie muss sich nahtlos in deine bestehende IT-Umgebung einfügen. Die absolut wichtigste Verbindung ist dabei fast immer die zur Lohnbuchhaltung.

Mal dir das mal aus: Am Monatsende exportierst du alle Lohndaten mit einem einzigen Klick, und dein Treuhänder kann sie direkt in sein Lohnprogramm importieren. Kein manuelles Abtippen, keine Flüchtigkeitsfehler. Das spart nicht nur Stunden, sondern verhindert auch teure Korrekturen im Nachhinein.

Kläre deshalb unbedingt diese Punkte im Vorfeld:

• Lohn-Schnittstelle: Gibt es eine Standardanbindung an gängige Schweizer Lohnprogramme wie Abacus, Sage oder Bexio?
• API-Zugang: Bietet die Software eine offene Schnittstelle (API)? Das ist deine Versicherung, um bei Bedarf individuelle Verbindungen zu anderen Systemen herzustellen.
• Kalender-Synchronisation: Lassen sich die Einsätze direkt mit den Kalendern deiner Disponenten synchronisieren?

Benutzerfreundlichkeit: Finden sich auch wirklich alle zurecht?

Die tollste Software bringt dir rein gar nichts, wenn dein Team sie nicht akzeptiert. Die Bedienung muss für alle Beteiligten kinderleicht und logisch sein – vom Disponenten im Büro bis zum temporären Mitarbeiter auf der Baustelle.

Ein Disponent muss mit wenigen Klicks Einsätze planen und Anfragen beantworten können. Eine unübersichtliche Oberfläche führt unweigerlich zu Frust und Fehlern. Genauso wichtig ist die App für die Mitarbeitenden. Die muss so intuitiv sein, dass auch technisch weniger versierte Leute ohne Probleme ihre Verfügbarkeiten eintragen und ihre Stunden stempeln können.

Support: Wer hilft dir, wenn es brennt?

Technische Probleme tauchen immer dann auf, wenn man sie am wenigsten braucht – meistens kurz vor der Lohnabrechnung. Genau in solchen Momenten ist schneller und kompetenter Support Gold wert.

Achte darauf, dass der Anbieter einen Ansprechpartner hat, der sich mit den Besonderheiten des Schweizer Marktes auskennt. Er muss die lokalen Gesamtarbeitsverträge (GAV) und die gesetzlichen Regelungen verstehen. Eine anonyme Hotline irgendwo im Ausland wird dir bei spezifischen Fragen kaum weiterhelfen können. Ein umfassender Vergleich von Personaleinsatzplanung-Software für Schweizer KMU kann dir dabei helfen, Anbieter zu finden, die genau diesen lokalen Fokus bieten.

Frag im Demo-Termin ganz konkret nach: Wie schnell bekomme ich eine Antwort auf meine Anfrage? Gibt es eine direkte Telefonnummer oder nur ein anonymes Ticket-System? Guter Support ist keine nette Dreingabe, sondern ein knallhartes Qualitätsmerkmal für eine professionelle Software für Zeitarbeitsfirmen.

Die Einführung deiner neuen Software Schritt für Schritt

Die Entscheidung für eine neue Software für Zeitarbeitsfirmen ist gefallen – grossartig! Aber mal ehrlich: Die beste Software der Welt bringt dir absolut nichts, wenn die Einführung im Chaos versinkt. Dieser Abschnitt ist dein Fahrplan für einen reibungslosen Übergang, damit du und dein Team von Anfang an profitieren, anstatt frustriert aufzugeben.

Ein erfolgreicher Start ist kein Zufall, sondern das Ergebnis solider Vorbereitung. Wir brechen den gesamten Prozess in vier überschaubare Phasen herunter.

Die folgende Grafik fasst die wichtigsten Punkte zusammen, die du nicht nur bei der Auswahl, sondern auch bei der Einführung im Auge behalten solltest.

Skalierbarkeit, Anbindung, Benutzerfreundlichkeit und Support – das sind die vier Säulen, auf denen dein Erfolg steht. Vergiss eine davon, und das ganze Konstrukt wackelt.

Phase 1: Vorbereitung und Datenmigration

Bevor du auch nur daran denkst, den Startknopf zu drücken, musst du das Fundament legen. Das bedeutet: Alle deine bestehenden Daten müssen sauber und vollständig ins neue System. Das ist oft der kniffligste Teil des ganzen Projekts, also nimm ihn ernst.

Beginne damit, deine aktuellen Daten aufzuräumen. Wo schlummern deine Mitarbeiter- und Kundeninformationen? In veralteten Excel-Listen, unzähligen Ordnern oder vielleicht sogar noch in Papierakten? Jetzt ist der perfekte Moment für einen digitalen Frühjahrsputz.

Dein Ziel ist es, mit einem sauberen Datensatz zu starten. Jeder Fehler, den du jetzt mit ins neue System schleppst, wird dich später doppelt so viel Zeit kosten, ihn zu korrigieren.

Ein guter Software-Anbieter lässt dich hier nicht im Regen stehen. Kläre ganz genau ab, welche Datenformate gebraucht werden und ob es Tools gibt, die dir den Import erleichtern.

Phase 2: Konfiguration und Anpassung

Keine Zeitarbeitsfirma ist wie die andere. Deshalb muss die Software an deine spezifischen Arbeitsabläufe angepasst werden, nicht umgekehrt. Diese Phase ist entscheidend, damit sich das neue Werkzeug wie eine natürliche Erweiterung deiner Prozesse anfühlt und nicht wie ein Fremdkörper.

Hier legst du die Spielregeln für deinen Arbeitsalltag fest:

• Vertragsvorlagen: Hinterlege deine Standard-Einsatzverträge direkt im System. So sind sie auf Knopfdruck erstellt, rechtssicher und einheitlich.
• Lohnarten und Spesen: Definiere alle für dich relevanten Lohnarten, Zuschläge und Spesenregelungen gemäss deinen GAVs. Das erspart dir später endlose manuelle Korrekturen in der Lohnbuchhaltung.
• Benutzerrechte: Lege glasklar fest, wer was sehen und tun darf. Ein Disponent braucht andere Zugriffe als jemand aus der Administration.

Nimm dir für diesen Schritt ausreichend Zeit. Eine saubere Konfiguration am Anfang ist die beste Versicherung gegen Kopfschmerzen im laufenden Betrieb.

Phase 3: Schulung deines Teams

Die beste Technik ist nutzlos, wenn die Menschen, die damit arbeiten sollen, sie nicht verstehen oder – schlimmer noch – ablehnen. Widerstand gegen Neues ist menschlich. Deine Aufgabe ist es, aus Skeptikern überzeugte Nutzer zu machen.

Plane feste Schulungstermine für dein gesamtes Team ein. Zeig ihnen nicht nur, wie die Software funktioniert, sondern vor allem, warum ihr sie einführt und welchen konkreten Nutzen jeder Einzelne davon hat. Ein Disponent wird das Tool lieben, wenn er sieht, wie viel schneller er passende Kandidaten für eine Anfrage findet.

Ein oft übersehener, aber entscheidender Punkt ist die Schulung deiner temporären Mitarbeitenden. Eine intuitive Mitarbeiter-App ist hier Gold wert. In unserem Leitfaden erfährst du mehr darüber, wie eine moderne Mitarbeiter-App die Kommunikation und Prozesse vereinfacht.

Phase 4: Der Start und die Zeit danach

Der Tag des Go-Live ist ein Meilenstein, aber die Arbeit ist hier noch nicht vorbei. Gerade in den ersten Wochen werden Fragen und kleine Probleme auftauchen – das ist völlig normal. Entscheidend ist, dass du dafür einen klaren Plan hast.

Lege fest, wer im Team der erste Ansprechpartner für Fragen ist. Stelle sicher, dass du weisst, wie du den Support deines Software-Anbieters schnell und unkompliziert erreichst. Begleite dein Team in der Anfangsphase eng, hab ein offenes Ohr und feiere die ersten Erfolge. So stellst du sicher, dass die neue Software schnell zu dem wird, was sie sein soll: ein unverzichtbarer Teil deines Erfolgs.

Fragen und Antworten zur Software für Zeitarbeitsfirmen

Zum Schluss wollen wir noch ein paar Fragen klären, die uns in der Praxis immer wieder begegnen. Hier gibt’s klare und direkte Antworten, die dir bei deiner Entscheidung helfen – von ganz strategischen bis hin zu sehr praktischen Aspekten.

Wie lange dauert die Einführung einer neuen Software?

Das kommt ganz auf die Grösse deines Unternehmens und die Komplexität eurer Abläufe an. Kleinere Firmen sind oft schon innerhalb von zwei bis vier Wochen startklar. Stell dir eine kleine Eventagentur vor, die hauptsächlich mit einem Pool von 50 Studierenden arbeitet – hier sind die Daten schnell migriert und die Prozesse überschaubar.

Bei grösseren Unternehmen mit umfangreicher Datenmigration und vielen individuellen Anpassungen solltest du eher mit ein bis drei Monaten rechnen. Ein Personaldienstleister im Gesundheitswesen mit 300 Mitarbeitenden und diversen GAVs braucht natürlich mehr Zeit für die Konfiguration. Ein seriöser Anbieter wird dir aber immer einen realistischen Zeitplan aufzeigen.

Ist eine Cloud-Lösung oder eine lokale Installation besser?

Ganz klar: Für die allermeisten Zeitarbeitsfirmen ist eine Cloud-Lösung heute die deutlich bessere Wahl. Sie ist flexibel, von überall erreichbar und der Anbieter kümmert sich um Updates und Sicherheit. Dein Disponent kann also auch vom Homeoffice aus nahtlos weiterarbeiten, als sässe er direkt im Büro.

Lokale Installationen sind eigentlich nur noch in absoluten Spezialfällen sinnvoll. Das betrifft zum Beispiel Unternehmen mit extrem strengen, internen Datenschutzrichtlinien, die eine Datenspeicherung auf den eigenen Servern vorschreiben.

Was kostet eine gute Software für Zeitarbeitsfirmen?

Die Preise gehen stark auseinander. Die meisten Anbieter arbeiten mit einem monatlichen Abo-Modell, das sich entweder nach der Anzahl der Nutzer (also deiner Disponenten) oder der Anzahl der verwalteten Temporärmitarbeitenden richtet.

Rechne mit Kosten ab circa 100 CHF pro Monat für kleinere Firmen bis hin zu mehreren Tausend Franken für grosse Organisationen. Achte aber unbedingt auf versteckte Kosten für Support, Schnittstellen oder Updates.

Am besten fragst du immer nach einem transparenten Preismodell, das alle Leistungen glasklar auflistet.

Wie stelle ich die Schulung meiner Mitarbeitenden sicher?

Frag den Anbieter direkt nach seinem Schulungskonzept. Gute Partner bieten persönliche Schulungen (online oder vor Ort), verständliche Video-Tutorials und ein gut ausgebautes Hilfecenter an.

Mein Tipp aus der Praxis: Plane feste Schulungsblöcke für dein Team ein und benenne ein oder zwei "Super-User". Diese Kollegen werden zu den ersten Ansprechpartnern für das Team. So baust du internes Wissen auf und machst dich unabhängiger vom externen Support bei alltäglichen Fragen.

Bist du bereit, deine Einsatzplanung auf das nächste Level zu heben und den administrativen Aufwand endlich zu minimieren? job.rocks bietet dir eine intuitive und leistungsstarke Lösung, die genau auf die Bedürfnisse moderner Zeitarbeitsfirmen zugeschnitten ist.

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