Schichtplanung Software: Die 7 besten Tools im Vergleich für deine perfekte Lösung

Der falsche Schichtplan kostet dich nicht nur Nerven, sondern auch bares Geld und die Zufriedenheit deiner Mitarbeitenden. Excel-Tabellen, unzählige E-Mails und manuelle Absprachen per Chat sind fehleranfällig, führen zu unnötigen Überstunden und erzeugen schnell Frust im gesamten Team. Eine professionelle Schichtplanung Software kann diese mühsame Arbeit automatisieren, dir die Kontrolle zurückgeben und dabei helfen, transparente und gesetzeskonforme Pläne zu erstellen.

Doch welches Tool ist das richtige für dein Unternehmen? Die Anforderungen in der Gastronomie unterscheiden sich stark von denen im Gesundheitswesen oder in der Event-Branche. Die Auswahl der passenden Schichtplanung Software ist ein wichtiger Schritt zur Verbesserung interner Abläufe und ein Baustein der digitalen Transformation, die weit über die reine Dienstplanerstellung hinausgeht.

In diesem grossen Vergleich von Schichtplanung Software stellen wir dir 7 spezialisierte Tools im Detail vor. Wir untersuchen ihre Kernfunktionen, Preismodelle und für welche Branchen sie sich besonders eignen. Mit Screenshots, direkten Links und einer klaren Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile findest du die Lösung, die wirklich zu deinen Abläufen, deinem Team und deinem Budget passt. Wir zeigen dir, worauf du bei der Auswahl achten musst, damit du am Ende nicht nur einen digitalen Plan hast, sondern einen echten Mehrwert für dein Unternehmen schaffst. So kannst du das Schichtplan-Chaos endgültig beenden.

1. job.rocks

job.rocks positioniert sich als eine durchdachte Komplettlösung für die Personalplanung, die speziell auf Unternehmen mit flexiblen Mitarbeiterpools zugeschnitten ist. Die Plattform digitalisiert den gesamten Ablauf von der Verfügbarkeitsabfrage bis zur Lohnbuchhaltung und spart so wertvolle Administrationszeit. Wenn du regelmässig mit Freelancern, Teilzeitkräften oder einem grossen Pool an Aushilfen arbeitest, bietet dir dieses Tool eine zentrale Steuerung für alle Abläufe.

Die Stärke von job.rocks liegt in der durchgängigen Automatisierung. Du kannst nicht nur Schichten planen, sondern auch Qualifikationen abgleichen, automatisierte Einladungen versenden und die Zeiterfassung direkt über die mobile App abwickeln. Ein besonderes Merkmal ist die KI-gestützte Planung, die dir hilft, Einsätze und sogar Fahrtrouten für deine Teams zu verbessern. Stell dir vor, du planst ein Event-Catering: Das System findet automatisch die verfügbaren Servicekräfte mit passendem Führerschein und Gesundheitszeugnis und schlägt die beste Route für den Transport vor.

Was macht job.rocks besonders?

Die Plattform hebt sich durch ihre Fokussierung auf die rechtlichen und operativen Anforderungen im deutschsprachigen Raum ab. Mit DSGVO-Konformität, präzisen Arbeitszeitgesetz-Funktionen und einem Änderungsprotokoll bist du rechtlich auf der sicheren Seite. Zudem erhöht die intuitive Mitarbeiter-App die Zufriedenheit und Eigenverantwortung deines Teams, da Funktionen wie Schichttausch und eine klare Übersicht über anstehende Einsätze direkt verfügbar sind. Für grössere Unternehmen sind die Whitelabel-Optionen, API-Schnittstellen und der SLA-gestützte Support aus der Schweiz weitere Pluspunkte, die eine professionelle Einbindung in bestehende Systeme erlauben.

• Ideal für: Eventagenturen, Gastronomie, Gesundheitswesen, Sicherheitsdienste, Logistik und Reinigungsunternehmen.
• Praktisches Beispiel: Nutze die kostenlose Demo, um einen konkreten Anwendungsfall aus deinem Unternehmen durchzuspielen. So kannst du prüfen, wie gut die Automatisierungsfunktionen, etwa die qualifikationsbasierte Besetzung, für dein Team funktionieren.
• Preis: Die Preise sind nicht öffentlich gelistet. Du erhältst ein individuelles Angebot nach einer kostenlosen Demo.
• Website: job.rocks

Fordele:

• Vollständige Automatisierung von der Planung bis zur Lohnabrechnung.
• DSGVO-konform und mit Funktionen für Arbeitszeitgesetze ausgestattet.
• Moderne Mitarbeiter-App mit Self-Service-Funktionen und mobiler Zeiterfassung.
• KI-gestützte Planungs- und Routenoptimierung.
• Professionelle Funktionen wie API, Whitelabel und SLA-Support.

Nachteile:

• Keine transparente Preisübersicht auf der Website.
• Die Basis an öffentlichen Bewertungen ist noch überschaubar.

2. Papershift

Papershift ist eine etablierte Workforce-Management-Suite aus dem DACH-Raum, die sich auf Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement spezialisiert hat. Das Tool ist eine gute Wahl, wenn du eine All-in-One-Lösung suchst, die mit deinem Unternehmen mitwächst. Besonders für Betriebe mit Standorten in Deutschland, Österreich und der Schweiz ist der klare DACH-Fokus ein Pluspunkt, da alle rechtlichen Rahmenbedingungen und die DSGVO-Konformität berücksichtigt werden.

Die Stärke von Papershift liegt in der modularen Bauweise. Du startest mit den Kernfunktionen für die Schichtplanung und kannst bei Bedarf weitere Add-ons wie eine Lohnabrechnungsschnittstelle oder erweiterte Berichte hinzubuchen. Die Planung selbst berücksichtigt hinterlegte Regeln, Qualifikationen der Mitarbeitenden und deren Verfügbarkeiten, was die Erstellung fairer und gesetzeskonformer Pläne vereinfacht. Ein praktisches Beispiel: Lege fest, dass ein Mitarbeiter mit der Qualifikation «Ersthelfer» pro Schicht anwesend sein muss. Das System warnt dich bei der Planung, falls diese Regel verletzt wird.

Die Preisstruktur ist transparent, aber erfordert eine genaue Kalkulation. Neben den Kosten pro Nutzer fällt eine monatliche Grundgebühr für den Account an (z. B. 39 €), die Support und Wartung abdeckt. Die genauen Preise pro Nutzer sind nicht öffentlich und müssen per Angebot angefragt werden. Du kannst das Tool jedoch 14 Tage lang kostenlos testen, um zu prüfen, ob es zu deinen Abläufen passt.

• Besonders geeignet für: KMU und Mittelstand aus Gastronomie, Hotellerie, Gesundheitswesen und Eventbranche, die eine skalierbare Lösung mit starkem DACH-Bezug suchen.
• Fordele: Klare Ausrichtung auf den DACH-Markt, deutschsprachige Oberflächen, modular erweiterbar, 14-tägige Testversion.
• Nachteile: Zusätzliche monatliche Grundgebühr, genaue Nutzerpreise nur auf Anfrage.
• Website: https://www.papershift.com/

3. shyftplan

shyftplan positioniert sich als eine hoch entwickelte Schichtplanung Software, die speziell für grosse und komplexe Betriebsumgebungen konzipiert ist. Mit einem starken Fokus auf Compliance, künstlicher Intelligenz (KI) und tiefen Anbindungen richtet sich das Tool an Unternehmen, die mehr als nur eine einfache Schichtverteilung benötigen. Der KI-basierte Planungsassistent kann eine besondere Stärke sein, wenn du regelmässig Hunderte von Schichten unter Berücksichtigung von Mitarbeiterqualifikationen, Arbeitszeitgesetzen und individuellen Wünschen fair und automatisch besetzen musst.

Die Plattform überzeugt mit ihrer Industrietauglichkeit und der starken Ausrichtung auf den deutschen Markt, was sich in ISO-27001-Zertifizierung und DSGVO-konformem Hosting in Deutschland zeigt. Eine besondere Stärke ist die nahtlose Anbindung an bestehende Systemlandschaften, insbesondere an das SAP-Ökosystem, was shyftplan für grössere Produktionsbetriebe oder Konzerne interessant macht. Du kannst unbegrenzt viele Standorte und Dienstpläne verwalten und über die API eigene Anbindungen realisieren. Ein praktisches Beispiel wäre die automatische Zuweisung eines zertifizierten Maschinenführers in einer Produktionshalle, wobei das System gleichzeitig dessen Resturlaub und gesetzliche Pausenzeiten prüft.

Die Preisgestaltung ist individuell und wird meist in einem persönlichen Angebot geklärt, was auf eine Zielgruppe mit grösseren Budgets und komplexeren Anforderungen hindeutet. Für kleine Teams könnte der Funktionsumfang und der damit verbundene Einrichtungsaufwand zu gross sein. Der Einstieg ist wirtschaftlich oft erst ab einer gewissen Teamgrösse sinnvoll. Die mobilen Apps erhalten in den App-Stores jedoch konstant hohe Bewertungen, was auf eine gute Nutzerakzeptanz bei den Mitarbeitenden schliessen lässt.

• Besonders geeignet für: Grosse Unternehmen und Mittelständler aus Industrie, Produktion und Logistik sowie komplexe Dienstleister, die eine starke SAP-Anbindung und höchste Compliance-Standards benötigen.
• Fordele: KI-gestützte Automatikplanung, starke SAP-Partnerschaft, hohe Sicherheits- und Compliance-Standards (ISO 27001, deutsches Hosting), sehr gute mobile Apps.
• Nachteile: Preise nur auf Anfrage, für kleine Teams oft überdimensioniert, potenziell aufwendigeres Setup.
• Website: https://shyftplan.com/

4. Planerio

Planerio ist eine spezialisierte Schichtplanung Software, die sich durch ihren KI-gestützten Algorithmus und den starken Fokus auf das Gesundheitswesen auszeichnet. Wenn du eine Lösung suchst, die komplexe Anforderungen wie Qualifikationen, Mitarbeiterwünsche und gesetzliche Vorgaben automatisch berücksichtigt, um einen verbesserten Plan zu erstellen, ist Planerio eine überlegenswerte Option. Das Tool richtet sich vor allem an Kliniken, Pflegeeinrichtungen und grosse Arztpraxen und verspricht eine massive Zeitersparnis bei der Dienstplanung.

Das Herzstück ist der intelligente Planungsalgorithmus. Du definierst einmalig alle Regeln, hinterlegst Qualifikationen (z. B. «Fachärztin Anästhesie», «Pflegefachkraft HF») und erfasst die Wünsche der Mitarbeitenden. Das System generiert daraufhin einen fairen und vorschriftskonformen Dienstplan-Vorschlag. Besonders stark ist Planerio im Ausfallmanagement: Fällt eine Person kurzfristig aus, schlägt das System sofort passende und verfügbare Ersatzkräfte vor. Funktionen wie die digitale Zeiterfassung, die vorbereitende Lohnbuchhaltung und detaillierte Analysen runden das Paket ab. Der Support für den DACH-Raum inklusive einer Schweizer Telefonnummer ist für Betriebe in der Region ein klarer Vorteil.

Die Preisgestaltung ist nicht öffentlich einsehbar und erfordert eine individuelle Angebotsanfrage. Dies deutet darauf hin, dass sich Planerio eher an mittlere bis grosse Organisationen statt an kleine Betriebe richtet. Interessenten können jedoch eine persönliche Demo buchen, um die Software und ihre spezifischen Anwendungsfälle im Detail kennenzulernen.

• Besonders geeignet für: Kliniken, Spitäler, Pflegeheime und grosse Arztpraxen, die eine automatisierte und intelligente Lösung für komplexe Planungsanforderungen suchen.
• Fordele: KI-gestützte Planungsautomatik spart Zeit, starker Fokus auf das Gesundheitswesen, integriertes Ausfallmanagement, DACH-Support mit CH-Kontakt.
• Nachteile: Preise nur auf Anfrage, eher für grössere Unternehmen und Organisationen ausgelegt.
• Website: https://planerio.de/

5. Quinyx

Quinyx ist eine international ausgerichtete Workforce-Management-Plattform (WFM), die sich an grössere Unternehmen in Branchen wie Retail, Logistik und Gastronomie richtet. Das Tool ist eine starke Wahl für mehrsprachige, länderübergreifende Setups und geniesst hohe Anerkennung bei Analysten wie IDC MarketScape im EMEA-Raum. Der Fokus liegt auf AI-gestütztem Forecasting, automatisierter Planung und der Einhaltung komplexer Compliance-Vorgaben.

Die Stärke von Quinyx liegt in der AI-gestützten Automatisierung. Das System kann beispielsweise auf Basis von Verkaufsdaten oder Kundenfrequenzen den Personalbedarf für zukünftige Perioden prognostizieren und darauf basierend automatisch Schichtpläne erstellen. Dies macht Quinyx zu einer der fortschrittlichsten Optionen für die datengestützte Schichtplanung. Die «Mobile-First»-Philosophie sorgt zudem dafür, dass alle Funktionen, von der Zeiterfassung bis zum Schichttausch, gut auf mobilen Geräten funktionieren. Das ist besonders für Teams praktisch, deren Mitarbeitende nicht ständig an einem PC arbeiten.

Die Preisgestaltung ist komplett individuell und richtet sich nach dem Funktionsumfang sowie der Unternehmensgrösse. Es gibt kein öffentliches Preisschema, weshalb du ein massgeschneidertes Angebot anfordern musst. Aufgrund der Komplexität ist die Einführung in der Regel mit einem grösseren Projekt und entsprechendem Change-Management verbunden, was für kleine Betriebe oft zu aufwändig ist.

• Besonders geeignet für: Grosse, international tätige Unternehmen aus Retail, Logistik und Gastronomie, die eine KI-gestützte, vollautomatisierte WFM-Lösung benötigen.
• Fordele: Starke KI-Module für Forecasting und Automation, hohe Anerkennung bei Analysten, etablierte Positionierung im EMEA-Raum mit Compliance-Fokus.
• Nachteile: Preise komplett individuell und nur auf Anfrage, Einführung und Change-Management können aufwändig sein.
• Website: https://www.quinyx.com/

6. Planday

Planday ist eine weit verbreitete, ursprünglich aus Dänemark stammende Schichtplanungssoftware, die sich besonders an die Branchen Gastronomie, Detailhandel und Service richtet. Das Tool legt einen starken Fokus auf eine einfache Bedienung und die mobile Nutzung durch Mitarbeitende und Manager. Die Plattform ist eine gute Wahl für Unternehmen, die schnell eine funktionierende Lösung für Planung, Zeiterfassung und Kommunikation benötigen und dabei Wert auf ein breites Ökosystem an Anbindungen legen.

Die Stärken von Planday liegen in der intuitiven Oberfläche und der schnellen Inbetriebnahme. Du kannst Schichtvorlagen erstellen, offene Schichten zur Besetzung freigeben und die Arbeitszeiten direkt über die App erfassen lassen. Ein praktisches Beispiel: Ein Restaurantmanager kann eine offene Schicht für einen Kellner am Samstagabend ausschreiben. Qualifizierte Mitarbeitende erhalten eine Push-Benachrichtigung und können sich direkt per App bewerben, was die Besetzung kurzfristiger Ausfälle massiv vereinfacht. Die Software bietet zudem landesspezifische Anbindungen für Lohnabrechnungen und Kassensysteme (POS), was die administrativen Prozesse deutlich verschlankt.

Die Preisgestaltung ist in drei Stufen (Starter, Plus, Pro) gegliedert, deren genaue Kosten pro Nutzer und Monat jedoch je nach Markt variieren und auf der Website nicht direkt ersichtlich sind. Du musst ein Angebot anfordern, um die exakten Preise für deine Region zu erfahren. Einige der fortgeschrittenen Anbindungen und Funktionen sind nur in den teureren Plänen verfügbar, was bei der Auswahl berücksichtigt werden muss.

• Besonders geeignet für: Gastronomiebetriebe, Detailhandelsketten und Service-Unternehmen, die eine mobil-orientierte und schnell einsetzbare Lösung mit vielen Schnittstellen suchen.
• Fordele: Sehr gute Usability und mobile Apps, breites Netzwerk an marktspezifischen Anbindungen, skalierbare Pläne je nach Unternehmensgrösse.
• Nachteile: Exakte Preise sind nur auf Anfrage erhältlich, manche Anbindungen sind länder- oder planabhängig.
• Website: https://www.planday.com/de/

7. Deputy

Deputy ist eine global ausgerichtete Workforce-Management-Plattform, die sich durch starke Funktionen für Planung, Zeiterfassung und Kommunikation einen Namen gemacht hat. Das Tool ist eine gute Wahl für Unternehmen mit mehreren Standorten oder internationaler Ausrichtung, beispielsweise Filialbetriebe, Gastronomieketten oder der Einzelhandel. Die Stärke von Deputy liegt in den ausgereiften mobilen Arbeitsabläufen und der klaren, strukturierten Produktaufteilung.

Die Plattform bietet dir eine Dienstplanung, die auch eine automatische Zuweisung basierend auf Regeln und Mitarbeiterverfügbarkeiten unterstützt. Eine Besonderheit ist die integrierte Newsfeed-Funktion, mit der du wichtige Ankündigungen direkt an dein Team senden kannst, was die interne Kommunikation stark vereinfacht. Ein praktisches Beispiel: Ein Mitarbeiter stempelt sich per Tablet-App für seine Schicht ein. Das System erfasst automatisch die Pausenzeiten und stellt die Einhaltung der Arbeitsgesetze sicher.

Die Preisstruktur ist in drei klare Stufen unterteilt: «Scheduling» (nur Planung), «Time & Attendance» (nur Zeiterfassung) und «Premium» (beides kombiniert). Die Preise werden vorrangig in USD oder GBP angezeigt, was bedeutet, dass für den DACH-Raum Umrechnungen und lokale Steuern hinzukommen. Obwohl Deputy international skalierbar ist, können für spezifische deutsche oder schweizerische arbeitsrechtliche Details Anpassungen nötig sein. Eine kostenlose Testversion ist verfügbar.

• Besonders geeignet für: Filialbetriebe, Einzelhandel und Gastronomie, die eine international einsetzbare Lösung mit erstklassiger mobiler App suchen.
• Fordele: Klar strukturierte Preispläne, sehr gute mobile Erfahrung und Rollenmodelle, international skalierbar.
• Nachteile: Preise primär in Fremdwährung (USD/GBP), für tiefe DACH-Spezifika eventuell nicht detailliert genug.
• Website: https://www.deputy.com/

8. tamigo

tamigo ist eine skandinavische Workforce-Management-Lösung, die sich stark auf den Einzelhandel (Retail) und die Gastronomie (Hospitality) konzentriert. Die Software ist eine gute Wahl für Unternehmen, die eine einfache, schnell einführbare Lösung mit mehrsprachiger Unterstützung und klaren Preismodellen suchen. Die Benutzeroberfläche ist bewusst schlank gehalten, was die Einarbeitung für Planer und Mitarbeitende deutlich verkürzt. Das macht tamigo besonders für Einzelstandorte oder Filialstrukturen interessant, die ohne grossen IT-Aufwand starten wollen.

Ein grosser Pluspunkt von tamigo ist die transparente Preisstruktur. Im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern werden die Kosten pro Standort und nicht pro Nutzer berechnet, was bei einer grossen Anzahl an Teilzeitkräften ein finanzieller Vorteil sein kann. Die Planung selbst deckt alle Grundbedürfnisse ab: Schichten erstellen, Abwesenheiten verwalten und Tauschanträge direkt in der App bearbeiten. Ein praktisches Beispiel: Ein Mitarbeiter im Verkauf meldet sich über die mobile App krank. Der Schichtplaner sieht sofort die Lücke und kann die offene Schicht für qualifizierte Kollegen freigeben, die sich dann per App darauf bewerben können. Das vereinfacht die Ad-hoc-Planung enorm.

Die Software bietet verschiedene Preis-Tiers (Essential, Standard, Premium), die sich im Funktionsumfang unterscheiden. Der günstige «Essential»-Plan ist für kleine Betriebe gedacht und deckt die Basis-Schichtplanung ab. Für komplexere Anforderungen wie Lohnintegration, detaillierte Berichte oder Budgetplanung ist ein Upgrade auf die höheren Pakete notwendig. Für grosse Unternehmen mit sehr spezifischen Regelwerken könnten die Standardpläne an ihre Grenzen stossen, was bei der Auswahl zu berücksichtigen ist.

• Besonders geeignet für: Einzelhandel, Gastronomie und Dienstleister mit Einzelstandorten oder Filialen, die eine unkomplizierte, international einsetzbare Lösung mit fairen Standortpreisen suchen.
• Fordele: Transparente Preis-Tiers pro Standort, sehr einfache Bedienung, schnelle Einführung möglich, gute internationale Sprachunterstützung in der App.
• Nachteile: Günstigere Pläne decken komplexe Anforderungen (z.B. tiefe Lohnintegration) nur bedingt ab, Nutzerbewertungen zur App-Performance schwanken je nach Land.
• Website: https://www.tamigo.com/

9. TimeTac

TimeTac ist eine aus Österreich stammende Workforce-Management-Lösung, die sich durch ihren stark modularen Aufbau auszeichnet. Der Kernfokus liegt auf einer präzisen Zeiterfassung, wird aber je nach Bedarf um Funktionen wie Urlaubsverwaltung und Einsatzplanung erweitert. Ein klares Alleinstellungsmerkmal ist der hohe Sicherheits- und Compliance-Standard, bestätigt durch eine ISO 27001 Zertifizierung und konsequente DSGVO-Ausrichtung. Das macht TimeTac zu einer vertrauenswürdigen Wahl für Unternehmen, die grossen Wert auf Datensicherheit legen und eine flexible Lösung suchen, bei der sie nur für die wirklich benötigten Funktionen bezahlen.

Die Stärke von TimeTac liegt in der Möglichkeit, das System exakt auf die eigenen Bedürfnisse zuzuschneiden. Du startest mit der Arbeits- und Projektzeiterfassung und fügst bei Bedarf das Modul für die Einsatz- und Schichtplanung hinzu. Praktisch ist hierbei, dass auch Hardware-Komponenten wie Terminals für die stationäre Zeiterfassung oder Multiuser-Kiosk-Lösungen für Tablets verfügbar sind. Ein Beispiel: Ein Sicherheitsdienst kann Mitarbeitende per Terminal an einem Objekt ein- und ausstempeln lassen, während das Büropersonal die Projektzeiten direkt am PC erfasst. Alles fliesst in ein zentrales System.

Das Preismodell ist transparent, erfordert aber eine genaue Kalkulation deinerseits. Es gibt eine monatliche Basisgebühr pro Account, zu der die Kosten für die gewählten Module und die Anzahl der Nutzer hinzukommen. Dies macht den direkten Preisvergleich mit All-in-One-Paketen etwas komplexer. Dafür kannst du die Software 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen und profitierst von einem deutschsprachigen Support, der dich bei der Einrichtung unterstützt.

• Besonders geeignet für: Unternehmen aller Grössen, die einen hohen Wert auf Datensicherheit (ISO 27001) legen und eine modular anpassbare Lösung für Zeiterfassung und Schichtplanung benötigen.
• Fordele: Sehr modulares Preismodell (bezahlt wird nur, was genutzt wird), hoher Compliance- und Sicherheitsfokus, 30-Tage-Testversion und deutschsprachiger Support.
• Nachteile: Preisvergleich durch Basisgebühr plus Modulpreise komplex, tiefere Schichtplanungslogik kann Konfigurationsaufwand erfordern.
• Website: https://www.timetac.com/de/

10. Protime (SD Worx Gruppe)

Protime, Teil der SD Worx Gruppe, ist ein grosser europäischer Anbieter für Workforce-Management. Die Lösung kombiniert Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung und Zutrittskontrolle und ist besonders interessant, wenn du bereits auf das HR- und Payroll-Ökosystem von SD Worx setzt oder eine internationale Lösung suchst. Die Stärke von Protime liegt in der tiefen Verzahnung von Hardware (Terminals) und Software, was eine nahtlose Datenerfassung ermöglicht.

Die Software bietet alle notwendigen Werkzeuge für eine fundierte Schichtplanung und ein detailliertes Abwesenheitsmanagement. Über die App «myProtime» können Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten selbst verwalten, Schichten tauschen oder Abwesenheiten beantragen. Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter stempelt sich am Zeiterfassungsterminal ein, die Zeit wird automatisch in der Software verbucht und steht direkt für die Lohnabrechnung bereit. Protime entwickelt seine Software kontinuierlich weiter und setzt dabei zunehmend auf KI-gestützte Prognosen für eine verbesserte Personalplanung. Der Funktionsumfang und die nötige Einrichtungszeit machen Protime jedoch eher zu einer Lösung für grössere Organisationen als für Kleinstbetriebe. Die Preise sind nicht öffentlich und werden auf Anfrage für das jeweilige Projekt individuell kalkuliert.

• Besonders geeignet für: Mittlere bis grosse Unternehmen mit internationalen Standorten, die eine skalierbare Workforce-Management-Lösung suchen und eine Anbindung an Payroll-Systeme wie SD Worx benötigen.
• Fordele: Starke europäische Ausrichtung und Skalierbarkeit, enge Verbindung zu Payroll- und HR-Prozessen, optional mit Hardware für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle.
• Nachteile: Preise nur auf Anfrage (meist Enterprise-Projekte), der Umfang kann für kleine Teams überdimensioniert sein.
• Website: https://www.protime.eu/de-de/

11. POLYPOINT PEP

POLYPOINT PEP ist eine hochspezialisierte Software für die Personaleinsatzplanung (PEP), die sich im Schweizer Gesundheitswesen als De-facto-Standard etabliert hat. Wenn du komplexe Dienst- und Pikettdienste in einem Spital, einer Klinik oder einem Pflegeheim abbilden musst, ist dieses Tool eine der profiliertesten Lösungen auf dem Markt. Der Fokus liegt klar auf der tiefen Abbildung schweizerischer Regelwerke und branchenspezifischer Arbeitsabläufe.

Die Stärke von POLYPOINT ist die mächtige Work-Rules-Engine. Damit kannst du sehr detaillierte Regeln für die Planung hinterlegen, die weit über einfache Qualifikationen hinausgehen. Ein praktisches Beispiel: Definiere, dass eine Schicht nicht nur eine diplomierte Pflegefachperson benötigt, sondern auch, dass diese Person mindestens drei Jahre Berufserfahrung haben muss und nicht mehr als fünf Nachtdienste in Folge leisten darf. Das System überwacht diese und hunderte weitere Regeln automatisch. Über die myPOLYPOINT App können Mitarbeitende ihre Dienste einsehen, Abwesenheiten beantragen und Schichten tauschen. Die integrierte Zeitwirtschaft sorgt für eine korrekte Abrechnung aller Zuschläge und Arbeitszeiten.

Preisinformationen und Angebote sind ausschliesslich auf individuelle Anfrage erhältlich, was für ein Produkt dieser Komplexität üblich ist. Aufgrund der starken Spezialisierung auf das Gesundheitswesen ist die Software für andere Branchen wie die Gastronomie oder Eventbranche nur bedingt passend. Die Lösung richtet sich klar an grössere Organisationen mit komplexen Planungsanforderungen.

• Besonders geeignet für: Schweizer Spitäler, Kliniken, Pflegeheime und andere grosse Organisationen im Gesundheitswesen, die eine tief integrierte und regelbasierte Planungslösung benötigen.
• Fordele: Tiefe Abbildung schweizerischer Regelwerke und GAV, De-facto-Standard in vielen CH-Spitälern, sehr leistungsstarke Work-Rules-Engine, regelmässige Weiterentwicklung.
• Nachteile: Sehr starker Fokus auf das Gesundheitswesen, für andere Branchen überdimensioniert und unpassend, Preise nur individuell auf Anfrage.
• Website: https://www.polypoint.ch/

12. E2N

E2N ist eine auf den DACH-Raum spezialisierte Lösung, die sich klar auf die Gastronomie und verwandte Branchen wie Bäckereien, Catering und die Event-Branche konzentriert. Wenn du eine praxisnahe Software suchst, die genau auf die Prozesse in der Hospitality zugeschnitten ist, ist E2N eine ausgezeichnete Wahl. Das Tool deckt die gesamte Kette von der Dienstplanung über die Zeiterfassung bis zur Lohnvorbereitung ab und berücksichtigt dabei branchenspezifische Herausforderungen wie Zuschläge und Kassenanbindungen.

Die Stärke von E2N liegt in der tiefen Anbindung an die Gastro-Welt. Du kannst deine Planung direkt an Umsatzerwartungen koppeln und so sicherstellen, dass du immer genau das richtige Personal vor Ort hast, ohne unnötige Kosten zu verursachen. Ein praktisches Beispiel: Importiere deine Kassendaten und plane die nächste Woche basierend auf den stündlichen Umsätzen des letzten Freitags, um Personalengpässe oder Leerlauf zu vermeiden. Die digitale Zeiterfassung und die automatisierte Berechnung von Nacht- oder Feiertagszuschlägen reduzieren den administrativen Aufwand für die Lohnabrechnung erheblich.

Die genauen Preise sind nicht öffentlich zugänglich und erfordern eine Angebotsanfrage oder eine Demo, was eine direkte Budgetierung erschwert. Der klare Fokus auf die Gastronomie bedeutet auch, dass die Software für andere Branchen möglicherweise zu spezialisiert ist und nicht alle nötigen Funktionen mitbringt. Eine Testversion wird nicht direkt beworben, der Einstieg erfolgt üblicherweise über ein persönliches Beratungsgespräch.

• Besonders geeignet für: Gastronomie, Hotellerie, Bäckereien, Catering-Firmen und Event-Veranstalter im DACH-Raum, die eine spezialisierte Lösung mit Kassen-Anbindungen suchen.
• Fordele: Perfekt auf Gastro- und Hospitality-Prozesse abgestimmt, praxisbewährte Kassen-Schnittstellen, deutschsprachiger Support mit Branchenkenntnis.
• Nachteile: Weniger flexibel für branchenfremde Unternehmen, genaue Preise nur auf Anfrage, kein direkter Zugang zu einer Testversion.
• Website: https://e2n.de/

Kernfunktionen-Vergleich: 12 Schichtplanungs-Tools

Fazit: Welche Software passt nun zu dir?

Nach diesem detaillierten Vergleich von Schichtplanung Software ist eines klar: Die eine perfekte Lösung für alle gibt es nicht. Deine Entscheidung hängt massgeblich von den spezifischen Gegebenheiten deines Betriebs ab: der Grösse deines Teams, der Komplexität deiner Einsatzplanung und den besonderen Anforderungen deiner Branche.

Die Suche nach dem richtigen Werkzeug ist keine einfache Aufgabe. Sie erfordert eine genaue Untersuchung deiner internen Abläufe. Dokumentiere, wo die grössten Zeitfresser liegen. Ist es die mühsame Kommunikation über WhatsApp-Gruppen? Die manuelle Übertragung von Stunden in die Lohnbuchhaltung? Oder die ständigen kurzfristigen Änderungen, die deinen ganzen Plan über den Haufen werfen? Nur wenn du deine genauen Schwierigkeiten kennst, kannst du gezielt nach einer Software suchen, die genau diese Probleme löst.

Die richtige Wahl für deine Branche treffen

Dieser Vergleich hat gezeigt, wie unterschiedlich die Werkzeuge positioniert sind. Lass uns die wichtigsten Erkenntnisse zusammenfassen, um dir die Auswahl zu erleichtern:

• Für Spezialisten im Gesundheitswesen: Wenn du in einer Klinik, einem Pflegeheim oder einem medizinischen Versorgungszentrum arbeitest, sind die Anforderungen an Qualifikationen, gesetzliche Ruhezeiten und Dokumentation besonders hoch. Tools wie Planerio oder POLYPOINT PEP sind hier oft die beste Wahl, da sie genau für diese komplexen Szenarien entwickelt wurden und die nötigen Zertifizierungen und spezialisierten Funktionen mitbringen.

• Für etablierte KMU mit Fokus auf den DACH-Raum: Unternehmen, die eine solide, erweiterbare Plattform für Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und Dienstplanung suchen, finden bei Papershift oft eine passende Antwort. Der modulare Aufbau erlaubt es dir, klein anzufangen und das System bei Bedarf zu erweitern.

• Für international agierende Ketten: Wenn dein Geschäft mehrere Standorte, vielleicht sogar in verschiedenen Ländern, umfasst, sind globale Player wie Deputy oder Quinyx einen Blick wert. Sie bringen die notwendige Skalierbarkeit und oft auch mehrsprachige Oberflächen mit, um eine einheitliche Planung über Grenzen hinweg zu ermöglichen.

• Für flexible Teams in Event, Gastro und bei Personaldienstleistern: Dein Geschäft lebt von Flexibilität? Du arbeitest mit einem Pool aus Festangestellten, Teilzeitkräften und Freelancern? Deine Einsätze finden an wechselnden Orten statt und die Personalbedarfe ändern sich kurzfristig? In diesem lebhaften Umfeld brauchst du eine Software, die genau diese Flexibilität abbildet.

job.rocks wurde exakt für dieses Szenario konzipiert. Der Fokus liegt auf der Automatisierung des gesamten Prozesses, von der einfachen Verfügbarkeitsabfrage per App über die automatische Planung bis hin zur digitalen Stundenzettel-Freigabe und Lohnabrechnung. Das Ziel ist, dir als Planer so viel administrative Arbeit wie möglich abzunehmen.

Dein nächster Schritt: Testen, testen, testen

Die beste Beschreibung und der ausführlichste Vergleich ersetzen nicht den Praxistest. Fast alle Anbieter bieten kostenlose Testphasen oder persönliche Vorführungen an. Nutze diese Gelegenheiten! Erstelle einen Test-Schichtplan mit echten Daten. Lade ein paar deiner Mitarbeitenden ein und bitte sie, ihre Verfügbarkeiten einzutragen oder sich auf Schichten zu bewerben.

Beobachte genau: Wie intuitiv ist die Bedienung für dich und dein Team? Finden sich alle schnell zurecht? Funktioniert die mobile App zuverlässig? Nur so bekommst du ein echtes Gefühl dafür, welche Schichtplanung Software deinen Arbeitsalltag tatsächlich vereinfacht und nicht zu einem weiteren komplizierten Werkzeug wird. Deine Wahl wird die Art und Weise, wie du arbeitest, für die nächsten Jahre prägen. Nimm dir also die Zeit, eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Bist du bereit, deine Personalplanung auf das nächste Level zu heben und administrative Aufgaben zu automatisieren? job.rocks ist speziell für dynamische Branchen wie Events, Gastronomie und Personaldienstleistungen entwickelt worden, um dir maximale Flexibilität und Effizienz zu bieten. Finde heraus, wie du von der Verfügbarkeitsabfrage bis zur Lohnabrechnung alles in einem durchgängigen, DSGVO-konformen System managen kannst und vereinbare noch heute eine kostenlose Demo auf job.rocks.