Workforce Management: Was es wirklich bringt – Warum dein Team davon profitiert

Workforce Management bringt dir vor allem eines: strategische Kontrolle über deine wertvollste Ressource – dein Personal. Es geht weit über einen simplen Dienstplan hinaus. Im Kern sorgt es dafür, dass die richtigen Leute mit den passenden Fähigkeiten zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. So vermeidest du kostspielige Über- und Unterbesetzungen und senkst deinen administrativen Aufwand spürbar.

Workforce Management ist dein strategischer Partner

Stell dir vor, du organisierst ein grosses Festival oder managst die Hauptsaison in einem Hotel. Plötzlich melden sich Mitarbeitende krank, wichtige Schichten bleiben unbesetzt oder du findest kurzfristig einfach niemanden. Solche Situationen kennst du sicher, wenn du mit Personal arbeitest. Sie führen zu Stress, unzufriedenen Kunden und unnötigen Kosten.

Genau hier setzt Workforce Management (WFM) an. Es ist kein blosser digitaler Dienstplan, sondern dein strategischer Partner, der den gesamten Personalzyklus im Blick hat – von der Bedarfsplanung über die Einsatzplanung bis hin zur Zeiterfassung und Lohnabrechnung.

Mehr als nur ein digitaler Dienstplan

Ein einfacher Dienstplan zeigt dir, wer wann arbeitet. Ein echtes WFM-System geht viel tiefer und beantwortet strategisch entscheidende Fragen:

• Wer hat die nötigen Qualifikationen für eine bestimmte Aufgabe? Ein Barkeeper braucht andere Fähigkeiten als ein Sicherheitsmitarbeiter. Ein gutes System gleicht das automatisch ab und schlägt dir nur passende Leute vor.
• Wie viele Mitarbeitende brauche ich wirklich? Basierend auf Verkaufszahlen, Besucherprognosen oder Buchungsdaten hilft dir WFM, deinen Personalbedarf präzise zu ermitteln – nicht zu viel, nicht zu wenig.
• Wer ist verfügbar und hat noch keine Überstunden? Das System berücksichtigt Arbeitsgesetze, Ruhezeiten und sogar individuelle Wünsche. Das steigert nicht nur die Fairness, sondern auch die Zufriedenheit im Team.

Denk an dein Personal wie an ein Orchester. Ohne einen Dirigenten (WFM) spielt jeder, was er will – das Ergebnis ist pures Chaos. Mit einem Dirigenten entsteht eine harmonische Symphonie, bei der jedes Instrument zur richtigen Zeit seinen Einsatz hat. Ein WFM-System übernimmt genau diese Rolle und gleicht Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Arbeitslasten automatisch ab.

Du brauchst für ein Event kurzfristig 20 Servicekräfte mit Erfahrung im Catering. Statt dutzende E-Mails zu schreiben oder Telefonanrufe zu tätigen, sendest du über dein WFM-System eine einzige Anfrage an alle qualifizierten Personen in deinem Pool. Innerhalb von Minuten bekommst du Rückmeldungen und die Schichten sind besetzt.

Der administrative Aufwand sinkt spürbar

Die manuelle Personalplanung ist ein echter Zeitfresser und sehr fehleranfällig. Excel-Tabellen, unübersichtliche WhatsApp-Gruppen und endlose E-Mail-Ketten gehören mit einem WFM-System der Vergangenheit an.

Deine Mitarbeitenden tragen ihre Verfügbarkeiten selbstständig per App ein, bewerben sich auf offene Schichten und können sogar Einsätze untereinander tauschen – alles nach Regeln, die du vorher festlegst. Wenn du tiefer in dieses Thema einsteigen willst, findest du in unserem Artikel über die Kunst der effizienten Personaldisposition viele weitere nützliche Informationen.

Ein modernes WFM-System automatisiert diese Routineaufgaben, sodass du dich endlich auf das Wesentliche konzentrieren kannst: dein Geschäft und deine Mitarbeitenden. Diese gewonnene Zeit ist ein direkter finanzieller Gewinn.

So misst du den Erfolg von Workforce Management in konkreten Zahlen

Du fragst dich, was Workforce Management für dein Geschäft unterm Strich wirklich bedeutet? Die Antwort liegt in den richtigen Kennzahlen, den sogenannten Key Performance Indicators (KPIs). Sie machen den Wert von WFM greifbar und zeigen dir schwarz auf weiss, wo genau sich deine Investition auszahlt.

Gute Absichten allein reichen eben nicht. Am Ende müssen die Zahlen stimmen. Der wahre Nutzen von Workforce Management zeigt sich nicht in schwammigen Versprechungen, sondern in konkreten, messbaren Verbesserungen deiner betrieblichen Abläufe.

Vom Bauchgefühl zu harten Fakten: Der administrative Aufwand

Fangen wir mit dem offensichtlichsten Punkt an: dem administrativen Aufwand. Stell dir eine Eventagentur vor, die Woche für Woche 10 Stunden allein für die Schichtplanung aufwendet. Telefonate, E-Mails, Excel-Listen – ein enormer Zeitfresser. Nach der Einführung eines WFM-Systems schrumpft dieser Aufwand auf gerade einmal 2 Stunden.

Die Rechnung ist einfach: Das sind 8 Stunden gesparte Arbeitszeit pro Woche, die sich direkt in Geld umrechnen lassen. Diese Zeit kann dein Team nun für wertschöpfende Aufgaben einsetzen, statt sie in repetitiver Koordination zu verlieren. Diese klare Einsparung ist oft der erste und greifbarste Teil deines Return on Investment (ROI).

Die folgende Grafik zeigt schön, wie sich die Vorteile auf die Bereiche Personal, Zeit und Ort verteilen.

Wie du siehst, verteilen sich die Gewinne über alle Bereiche, was den umfassenden Nutzen eines durchdachten Systems verdeutlicht.

Der ROI ist weit mehr als nur gesparte Zeit. Er setzt sich aus verschiedenen Faktoren zusammen: geringere Personalkosten durch bedarfsgerechte Planung, weniger Ausgaben für kurzfristige Ersatzkräfte und vermiedene Bussgelder durch bessere Einhaltung von Gesetzen.

KPIs, die wirklich zählen

Neben der reinen Zeitersparnis gibt es noch weitere entscheidende KPIs, die den Erfolg deines Workforce Managements belegen. Schauen wir uns die wichtigsten an:

• Time-to-Fill Rate: Diese Kennzahl misst, wie schnell eine offene Schicht besetzt wird. Manuell kann das Tage dauern. Mit automatisierten Benachrichtigungen und einer mobilen Mitarbeiter-App schrumpft diese Zeitspanne oft auf wenige Minuten. Qualifizierte und verfügbare Mitarbeitende werden sofort erreicht.

• Mitarbeiterfluktuation: Zufriedene Mitarbeitende bleiben länger, so einfach ist das. Ein faires, transparentes Planungssystem, das Wünsche berücksichtigt und flexible Schichtwechsel erlaubt, steigert die Arbeitszufriedenheit nachweislich. Eine sinkende Fluktuationsrate spart dir enorme Kosten für Rekrutierung und Einarbeitung.

• Produktivität pro Kopf: Wenn die Planung stimmt und die Mitarbeitenden wissen, was zu tun ist, steigt die Produktivität. Du vermeidest Leerlauf durch Unterbesetzung genauso wie Stress durch Überlastung. Das Ergebnis ist ein Team, das seine Aufgaben konzentriert und gut erledigen kann.

• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (Compliance): Ein gutes WFM-System überwacht automatisch Arbeitszeitgesetze, Pausenregelungen und Ruhezeiten. Das Risiko für rechtliche Probleme und empfindliche Bussgelder sinkt damit gegen null.

Die folgende Tabelle zeigt auf einen Blick, wie sich diese Kennzahlen durch ein WFM-System typischerweise verändern.

Vorher-Nachher-Vergleich mit Workforce Management

Diese Tabelle zeigt die typische Verbesserung von Kennzahlen nach der Einführung eines WFM-Systems.

Diese Gegenüberstellung macht deutlich: Der Wechsel von manuellen Prozessen zu einem automatisierten System ist kein reiner Komfortgewinn, sondern eine strategische Entscheidung mit messbarem finanziellem Mehrwert.

Aktuelle Daten des Bundesamtes für Statistik zeigen, dass die Beschäftigung in der Schweiz im 2. und 3. Quartal 2023 nur minimal wuchs und die Zahl der offenen Stellen sank. Für Branchen wie Gastronomie und Logistik bedeutet das: Eine präzise Steuerung flexibler Mitarbeiterpools wird entscheidend, um Lücken in Stunden statt Tagen zu füllen. KI-gestützte Planung und mobile Zeiterfassung sind hier die Werkzeuge der Wahl.

Anhand dieser Zahlen siehst du klar und deutlich, wie sich deine Entscheidung für WFM auszahlt. Es geht nicht um ein diffuses Gefühl der Verbesserung, sondern um harte, belegbare Fakten. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie Automatisierung konkret funktioniert, könnte dich unsere Studie zur Automatisierung der Einsatzplanung interessieren.

Wie verschiedene Branchen von WFM profitieren

Workforce Management ist keine Einheitslösung. Sein ganzer Wert zeigt sich erst, wenn es auf die spezifischen Anforderungen deiner Branche zugeschnitten ist. Schauen wir uns konkrete Beispiele an, die zeigen, wie unterschiedlich die Bedürfnisse und damit auch die Lösungen sind.

Jede Branche hat ihre eigenen Herausforderungen, sei es Saisonalität, kurzfristige Aufträge oder strenge gesetzliche Auflagen. Ein gutes WFM-System passt sich diesen Gegebenheiten an und wird so zum strategischen Werkzeug, statt nur ein administratives Hilfsmittel zu sein.

Eventagenturen und Promotion: Schnelligkeit ist alles

In der Eventbranche zählt jede Minute. Eine landesweite Kampagne steht an und du brauchst kurzfristig 50 Promoter mit spezifischen Fremdsprachenkenntnissen und einem Führerschein. Manuell wäre das ein Albtraum aus Telefonanrufen und unübersichtlichen E-Mail-Ketten.

Mit einem WFM-System löst du dieses Problem mit wenigen Klicks. Du filterst deinen Personalpool nach den erforderlichen Qualifikationen – Sprachen, Führerschein, Erfahrung – und sendest eine gezielte Anfrage an alle passenden Personen. Diese erhalten eine Benachrichtigung auf ihrer App, können die Details einsehen und sich direkt auf den Job bewerben. So sind innert kürzester Zeit alle Positionen besetzt, und zwar garantiert mit dem richtigen Personal.

Typische Herausforderungen für Eventagenturen:

• Kurzfristige Änderungen: Events werden verschoben, die Personalstärke muss schnell angepasst werden.
• Spezifische Qualifikationen: Es werden Mitarbeitende mit besonderen Fähigkeiten benötigt (wie Barkeeper, Techniker, mehrsprachige Hosts).
• Hoher administrativer Aufwand: Die Koordination hunderter flexibler Arbeitskräfte verschlingt enorm viel Zeit.

Eine gute WFM-Lösung bietet hierfür eine zentrale Plattform, die Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Kommunikation bündelt. Wenn du mehr darüber wissen möchtest, wie du als Agentur deine Abläufe verbessern kannst, lies auch unseren Leitfaden zum Personalmanagement in der Eventbranche.

Gastronomie und Hotellerie: Personalkosten im Griff

In der Gastronomie und Hotellerie sind die Personalkosten einer der grössten Posten. Gleichzeitig schwankt die Auslastung stark – je nach Wochentag, Wetter oder Saison. Eine starre Dienstplanung führt hier schnell zu teurer Überbesetzung an ruhigen Tagen oder zu gestresstem Personal und unzufriedenen Gästen bei Hochbetrieb.

Hier hilft ein WFM-System, die Personalkosten exakt an die erwarteten Gästezahlen zu koppeln. Basierend auf vergangenen Daten und aktuellen Buchungen prognostiziert das System den Personalbedarf und die Schichtplanung wird entsprechend angepasst.

Stell dir vor, in deinem Hotel-Restaurant organisieren die Mitarbeitenden Schichttauschanfragen direkt über eine App. Das System prüft automatisch, ob der Tauschpartner die gleiche Qualifikation hat und keine gesetzlichen Pausenzeiten verletzt werden. Der Manager muss nur noch zustimmen – oder der Prozess läuft sogar vollautomatisch ab.

Zusätzlich sorgt das System für die lückenlose Einhaltung der komplexen Arbeitsgesetze im Gastgewerbe. Pausenzeiten, maximale Arbeitsstunden und Ruhezeiten werden automatisch überwacht. Das schützt dich vor Bussen und sorgt für faire Arbeitsbedingungen.

Sicherheitsdienste: Lückenlose Besetzung und exakte Abrechnung

Für Sicherheitsdienste ist eine lückenlose Besetzung von Objekten nicht verhandelbar. Jeder Ausfall stellt ein enormes Risiko dar. Gleichzeitig müssen die erbrachten Stunden exakt dokumentiert werden, um sie dem Kunden korrekt in Rechnung zu stellen.

Ein WFM-System sichert hier die durchgehende Präsenz. Fällt ein Mitarbeiter kurzfristig aus, wird automatisch eine Benachrichtigung an alle verfügbaren und qualifizierten Kollegen in der Nähe gesendet. Die offene Schicht kann so innert Minuten neu besetzt werden, ohne dass die Zentrale manuell eingreifen muss.

Besonders nützlich ist die GPS-basierte mobile Zeiterfassung. Der Mitarbeiter stempelt sich direkt am Objekt via App ein und aus. Das System erfasst die exakte Arbeitszeit und den genauen Ort. Diese Daten fliessen direkt in die Lohnabrechnung und die Rechnungsstellung an den Kunden. Das verhindert Diskussionen und sorgt für maximale Transparenz und Genauigkeit.

Diese Beispiele zeigen die Vielseitigkeit von Workforce Management. Es geht nicht darum, allen die gleiche Lösung überzustülpen. Der wahre Nutzen entsteht, wenn die Software die individuellen Probleme deiner Branche versteht und passgenaue Antworten darauf liefert.

Die häufigsten Fehler bei der Einführung – und wie du sie vermeidest

Die Entscheidung für ein Workforce Management System ist gefallen, die Vorfreude im Management ist gross. Doch der Weg von der Idee bis zur reibungslosen Anwendung im Alltag ist oft mit typischen Stolpersteinen gepflastert. Schauen wir uns die häufigsten Fallstricke an und wie du sie von Anfang an geschickt umgehst.

Eine der grössten Hürden bei jeder neuen Software ist der Widerstand im eigenen Team. Das ist menschlich. Mitarbeitende sind Gewohnheitstiere und befürchten oft mehr Kontrolle durch Vorgesetzte, komplizierte Technik oder dass ihnen die neue Transparenz zum Nachteil gereicht. Diese Sorgen musst du ernst nehmen.

Der Schlüssel zum Erfolg? Hol dein Team von der ersten Minute an ins Boot. Kommuniziere offen und ehrlich, warum ihr das neue System einführt. Es geht nicht darum, jemanden zu überwachen, sondern darum, die Zusammenarbeit für alle einfacher, transparenter und fairer zu gestalten.

Der Mensch im Mittelpunkt, nicht die Technik

Vergiss trockene Powerpoint-Präsentationen mit endlosen Feature-Listen. Zeig deinem Team stattdessen ganz konkret auf, welche Vorteile das neue System für jeden Einzelnen im Arbeitsalltag bringt. Stell dir vor, du erklärst einer Mitarbeiterin, wie sie künftig ihre Verfügbarkeiten und Ferienwünsche direkt in der App eintragen kann – ganz ohne umständliche E-Mails oder Telefonanrufe.

Ein weiterer zentraler Punkt ist die Angst vor Ungerechtigkeit bei der Schichtplanung. Betone, wie das System durch klare Regeln zu einer faireren Verteilung beiträgt.

Kommuniziere die Vorteile für Mitarbeitende glasklar:

• Mehr Flexibilität: Mitarbeitende können per App unkompliziert Schichten tauschen. Das System prüft im Hintergrund automatisch die nötigen Qualifikationen, ohne dass ein Vorgesetzter manuell eingreifen muss.
• Transparenz: Der Dienstplan ist jederzeit aktuell auf dem Handy einsehbar. Kurzfristige Änderungen kommen sofort per Push-Nachricht an – keine Unsicherheiten mehr.
• Fairness: Das System berücksichtigt objektiv Arbeitszeiten, Überstunden und Qualifikationen. Das Ergebnis ist eine deutlich gerechtere Einsatzplanung für alle.

Indem du die persönlichen Vorteile aufzeigst, wandelst du anfängliche Skepsis schnell in Neugier und Akzeptanz um. Beziehe dein Team aktiv in die Testphase mit ein. Ihr Feedback ist Gold wert, um das System optimal auf eure echten Bedürfnisse anzupassen.

Die falsche Software ist ein teurer Fehler

Ein weiterer, leider sehr häufiger Fehler: die Wahl einer unpassenden Software. Viele Workforce Management Systeme auf dem Markt sind überladen, kompliziert und überhaupt nicht für die Bedürfnisse flexibler Teams ausgelegt. Im Grunde kaufst du einen teuren Lastwagen, obwohl du eigentlich einen wendigen Lieferwagen bräuchtest.

Ein Reinigungsunternehmen entscheidet sich für ein System, das zwar eine gute Zeiterfassung hat, aber keine mobile Routenplanung bietet. Die Mitarbeitenden müssen weiterhin separate Apps oder ausgedruckte Listen verwenden, um ihre Aufträge zu koordinieren. Das Resultat? Verlorene Zeit, unnötige Fahrkilometer und Frust im Team – genau das, was du eigentlich vermeiden wolltest.

Achte bei der Auswahl darauf, dass die Software wirklich die Probleme löst, die du hast. Eine einfache, intuitive mobile App ist oft wichtiger als hunderte Funktionen, die am Ende niemand nutzt. Prüfe, ob sich Qualifikationsfilter flexibel anpassen lassen oder ob eine Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung existiert.

Der Schweizer Fachkräftemangel hat sich 2024 zwar spürbar entspannt, was den Druck auf dem Arbeitsmarkt etwas reduziert. Der entsprechende Index sank um 22 %. Trotzdem bleibt es gerade in Branchen wie dem Gesundheitswesen entscheidend, das bestehende Personal optimal einzusetzen. Flexible Plattformen zur Verfügbarkeitsabfrage und Schichtplanung sind hier zentral, um Lücken blitzschnell zu füllen, ohne gleich in panische Rekrutierungsaktionen verfallen zu müssen. Wie sich der Arbeitsmarkt genau entwickelt, erfährst du in den aktuellen Analysen von Wirtschaft Wallis.

Dein 5-Schritte-Fahrplan zur optimalen Personaleinsatzplanung

Du bist überzeugt und willst endlich mit einem Workforce Management System durchstarten? Perfekt. Der Wechsel von unzähligen Excel-Listen und Zettelwirtschaft hin zu einem sauberen, automatisierten Prozess ist oft leichter, als du denkst. Wir zeigen dir einen klaren 5-Schritte-Plan, mit dem du die Einführung strukturiert angehst und die typischen Stolperfallen vermeidest.

Jeder dieser Schritte baut auf dem vorherigen auf. Nimm dir also die Zeit, das Fundament sauber zu giessen. Nur so kannst du später das volle Potenzial ausschöpfen.

Schritt 1: Die Bedarfsanalyse – Wo tut es wirklich weh?

Bevor du dich in den Dschungel der Anbieter stürzt, musst du eine Sache glasklar haben: Welches konkrete Problem willst du lösen? Ein Workforce Management System ist schliesslich kein magisches Allheilmittel, sondern ein gezieltes Werkzeug.

Stell dir also die ehrliche Frage: Was sind deine grössten Schmerzpunkte in der Personalplanung?

• Enormer Zeitaufwand: Verlierst du Stunden oder gar Tage damit, Dienstpläne zu basteln und mit dem Team zu kommunizieren? Eine Eventagentur, die für jeden Einsatz unzählige Telefonate führt, hat hier einen klaren Schmerzpunkt.
• Miese Besetzungsquote: Bleiben Schichten immer wieder unbesetzt, weil du auf die Schnelle niemanden findest? Wenn kurzfristige Krankmeldungen in deinem Restaurant regelmässig für Chaos sorgen, ist das ein zentrales Problem.
• Compliance-Risiko: Tust du dich schwer damit, alle Arbeitszeitgesetze und Pausenregelungen lückenlos einzuhalten? Gerade für Sicherheitsdienste kann das ein enormes rechtliches und finanzielles Risiko bedeuten.

Halte diese Schmerzpunkte und Ziele schriftlich fest. Sie sind dein Kompass, der dich bei der Auswahl der richtigen Lösung leitet.

Schritt 2: Deine Abläufe auf den Tisch legen

Jetzt geht es darum, eure internen Abläufe zu Papier zu bringen. Wie funktioniert eure Planung heute – und wie soll sie idealerweise in Zukunft aussehen? Selbst wenn deine aktuellen Prozesse eher nach organisiertem Chaos klingen, ist diese Bestandsaufnahme Gold wert.

Beantworte dafür die folgenden Fragen in einer simplen Checkliste:

1. Verfügbarkeiten: Wie melden Mitarbeitende, wann sie arbeiten können? Per WhatsApp, E-Mail oder Zuruf im Gang?
2. Schichtplanung: Wer erstellt den Plan? Und nach welchen Kriterien werden Schichten verteilt (Qualifikation, Fairness, Kosten)?
3. Kommunikation: Wie erfahren Mitarbeitende von neuen Schichten oder kurzfristigen Änderungen?
4. Tidsregistrering: Wie werden die geleisteten Stunden erfasst und freigegeben? Mit Stundenzetteln aus Papier?
5. Lohnabrechnung: Wie landen die Stunden in der Lohnbuchhaltung? Werden sie mühsam von Hand abgetippt?

Diese Skizze deiner Prozesse hilft dir, gezielt nach einer Software zu suchen, die genau diese Abläufe digitalisieren und verbessern kann.

Schritt 3: Die richtige Lösung auswählen

Jetzt bist du bereit, auf die Suche nach Anbietern zu gehen. Aber Achtung: Lass dich nicht von endlosen Feature-Listen blenden. Konzentriere dich knallhart auf die Punkte, die du in den ersten beiden Schritten für dich definiert hast.

Besonderes Augenmerk solltest du auf diese drei Aspekte legen:

• Mobile App: Deine Mitarbeitenden müssen das System lieben, nicht hassen. Eine intuitive und schnelle App für Verfügbarkeiten, Schichtbewerbungen und die Zeiterfassung ist das A und O für die Akzeptanz.
• Skalierbarkeit: Wähle ein System, das mit deinem Unternehmen mitwächst. Du startest vielleicht mit 20 Leuten, willst aber in zwei Jahren bei 100 sein? Die Software muss das locker mitmachen können.
• Branchenfunktionen: Brauchst du ganz spezielle Features, wie einen Qualifikationsfilter für Events oder eine GPS-gestützte Zeiterfassung für Reinigungsdienste? Prüfe, ob der Anbieter deine Branche wirklich versteht.

Gerade für Personalvermittler ist Effizienz jetzt wichtiger denn je. Der Adecco Group Swiss Job Market Index für Q4 2023 zeigt zwar eine Stabilisierung, aber auch massive Einbrüche bei KV- und Verwaltungsberufen von -36 %. Automatisierte Prozesse, von der Verfügbarkeitsabfrage bis zur Lohnvorbereitung, werden hier zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil, um die Kosten im Griff zu behalten. Erfahre mehr über die Entwicklungen auf dem Schweizer Stellenmarkt.

Schritt 4: Dein Team ins Boot holen

Ganz ehrlich: Die beste Software bringt dir rein gar nichts, wenn dein Team sie nicht akzeptiert. Widerstand gegen Neues ist menschlich, aber du kannst ihm gezielt den Wind aus den Segeln nehmen, indem du dein Team frühzeitig einbeziehst.

Plane eine Testphase mit einer kleinen, motivierten Gruppe. Lass sie das System auf Herz und Nieren prüfen und sammle ihr ehrliches Feedback. Diese «Champions» werden später zu deinen wichtigsten Fürsprechern im gesamten Team.

Kommuniziere die Vorteile klar und vor allem aus der Perspektive deiner Mitarbeitenden: mehr Transparenz bei der Planung, eine fairere Schichtverteilung und die Freiheit, Einsätze einfach per App zu managen. Zeig ihnen, dass es nicht um mehr Kontrolle geht, sondern um eine massive Vereinfachung für alle.

Schritt 5: Messen, anpassen, optimieren

Die Einführung ist kein einmaliges Projekt, das du abhakst. Sie ist ein kontinuierlicher Prozess. Verfolge von Anfang an genau die Kennzahlen (KPIs), die du in Schritt 1 als deine Schmerzpunkte definiert hast.

• Wie stark hat sich der administrative Aufwand tatsächlich reduziert?
• Wie schnell werden offene Schichten jetzt besetzt (Time-to-Fill)?
• Wie viele Fehler schleichen sich noch in die Lohnabrechnung ein?

Nutze die Daten, die dir dein neues System liefert, um deine Planung stetig zu verbessern. Vielleicht stellst du fest, dass bestimmte Schichten immer unbeliebt sind oder dass es zu gewissen Zeiten immer wieder zu Engpässen kommt. Mit einem guten WFM-System erkennst du diese Muster frühzeitig und kannst proaktiv handeln, statt nur zu reagieren.

Häufige Fragen zum Workforce Management

Du überlegst, den nächsten Schritt zu wagen, hast aber noch ein paar konkrete Fragen? Das ist absolut verständlich. Hier beantworten wir die Bedenken, die uns am häufigsten begegnen – klar, direkt und ohne Umschweife, damit du die richtige Entscheidung für dein Unternehmen treffen kannst.

Lohnt sich ein WFM-System auch für mein kleines Unternehmen?

Ja, absolut. Gerade in kleineren Teams, wo eine Person oft viele Hüte gleichzeitig aufhat, ist die Zeitersparnis durch automatisierte Abläufe Gold wert. Anstatt Stunden mit unzähligen Anrufen und unübersichtlichen Excel-Listen zu verbringen, kannst du dich endlich wieder voll auf dein Kerngeschäft konzentrieren.

Stell dir vor, du führst ein kleines Café mit 20 Mitarbeitenden. Mit einem WFM-System tragen deine Leute ihre Verfügbarkeiten direkt per App ein und tauschen bei Bedarf sogar Schichten untereinander – ganz ohne dass du ständig als Vermittler einspringen musst. Moderne, cloudbasierte Systeme sind heute flexibel, skalierbar und auch für kleine Teams absolut erschwinglich. Du gewinnst professionelle Prozesse, mehr Planungssicherheit und, was am wichtigsten ist, zufriedenere Mitarbeitende.

Wie stelle ich sicher, dass meine Mitarbeiterdaten sicher sind?

Ein extrem wichtiger Punkt, gerade heute. Bei der Auswahl deines Anbieters solltest du unbedingt darauf achten, dass er DSGVO-Konformität garantiert und seine Server idealerweise in der Schweiz oder der EU stehen. Seriöse Anbieter, die auf den europäischen Markt spezialisiert sind, wissen, wie zentral der Datenschutz für ihre Kunden ist.

Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Ein entscheidendes Merkmal ist zudem ein differenziertes Rechtemanagement. Damit kannst du millimetergenau steuern, wer welche Informationen sehen und bearbeiten darf. So bleiben sensible Personaldaten wie Lohnsätze oder persönliche Notizen absolut geschützt und du bist rechtlich immer auf der sicheren Seite.

Ein praktisches Beispiel: Ein Planer sieht nur Namen und Qualifikationen der Mitarbeitenden. Die HR-Abteilung hat zusätzlich Zugriff auf Vertragsdetails. Die Mitarbeitenden selbst sehen nur ihre eigenen Daten und die für sie relevanten Schichten.

Meine Mitarbeitenden sind nicht sehr technikbegeistert. Ist die Schulung aufwendig?

Diese Sorge hören wir oft, doch sie ist in den meisten Fällen unbegründet. Gute WFM-Systeme sind heute so entwickelt, dass sie extrem benutzerfreundlich sind – man spricht hier von einer intuitiven User Experience. Die Mitarbeiter-App ist oft so einfach zu bedienen wie die Social-Media-Anwendungen, die jeder täglich nutzt.

Mit wenigen Klicks sind Verfügbarkeiten eingetragen, Schichten angenommen oder die Arbeitszeit erfasst. In der Regel reicht eine kurze Einführung oder ein knackiges Erklärvideo völlig aus. Der Knackpunkt ist, die Vorteile für jeden Einzelnen klar zu machen:

• Keine Anrufe mehr in der Freizeit.
• Der Schichtplan ist immer aktuell auf dem eigenen Handy verfügbar.
• Die Zuteilung von Einsätzen wird transparenter und fairer.

Sobald dein Team merkt, dass das System ihnen das Leben spürbar erleichtert, ist die Akzeptanz meist sehr hoch. Die Technik wird dann schnell vom gefürchteten Hindernis zum willkommenen Helfer im Arbeitsalltag.

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