Anforderungsprofil erstellen: 5 Schritte & Vorlage für HR-Planung

Ein fehlerhaftes Anforderungsprofil ist die Hauptursache für teure Fehlbesetzungen. Es reicht nicht, die Aufgaben einer Stelle (Stellenbeschreibung) aufzulisten; du musst festlegen, welche Kompetenzen der ideale Medarbejdere mitbringen muss, um die Stellenziele zu erreichen. Dieses How-To führt dich durch die 5 Schritte, um ein zukunftssicheres und realistisches Anforderungsprofil zu erstellen.

1. Vom Stellenziel zum Soll-Profil (Abgrenzung zur Stellenbeschreibung)

Der erste Schritt besteht darin, das Soll-Profil der zukünftigen Stelle klar zu definieren. Verwechsle das Anforderungsprofil nicht mit der Stellenbeschreibung.

• Stellenbeschreibung: Listet die Aufgaben und die hierarchische Einordnung auf (z. B. Erstellung von Monatsberichten, Zuarbeit zur Geschäftsführung).
• Anforderungsprofil: Definiert die Qualifikationen og Fähigkeiten, die zur erfolgreichen Ausführung dieser Aufgaben notwendig sind (z. B. Sehr gute Kenntnisse in SAP, Analytisches Denken).

Tipp: Definiere zuerst die Stellenziele. Was muss die Person in den ersten 12 Monaten erreichen? Daraus leiten sich die Kompetenzen ab.

Beispiel:

• Stellenziel: Reduktion der Fehlerquote in der Produktion um 15 % innerhalb des ersten Jahres.
• Abgeleitetes Soll-Profil (Kompetenzen): Fähigkeit zur Prozessanalyse (Methodenkompetenz) und Kritikfähigkeit (Personale Kompetenz), um Optimierungsbedarf transparent zu kommunizieren.

2. Kompetenz-Split: Hard Skills, Soft Skills und Methodenkompetenz

Im Kern des Anforderungsprofils steht die Aufschlüsselung der benötigten Kompetenzen in messbare Kategorien:

• Hard Skills (Fachkompetenz): Messbares, erlerntes Wissen (z. B. Sprachkenntnisse, Zertifikate, Programmierkenntnisse).
• Soft Skills (Soziale Kompetenz): Persönliche und soziale Fähigkeiten (z. B. Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke, Anpassungsfähigkeit).
• Methodenkompetenz: Fähigkeiten, die zur Problemlösung und im Arbeitsprozess angewendet werden (z. B. Analytisches Denken, Projektmanagement-Methoden).

Nur wenn du alle drei Bereiche abdeckst, erhältst du ein vollständiges Kompetenzprofil.

Beispiel für einen «Senior Account Manager»:

• Hard Skill: Verhandlungssicheres Englisch, CRM-System-Expertise.
• Soft Skill: Empathie und Konfliktlösungsfähigkeit.
• Methodenkompetenz: Strategische Planung (Entwicklung von Verkaufsstrategien).

3. Anforderungsmatrix: K.O.-Kriterien und Gewichtung

Ein häufiger Fehler ist, alle Anforderungen gleich zu gewichten. Ein realistisches Profil muss zwischen Must-haves og Nice-to-haves unterscheiden. Nutze eine Anforderungsmatrix, um die Kriterien zu priorisieren:

• Muss-Kriterien (K.O.-Kriterien): Ohne diese Qualifikation ist die Stelle nicht ausführbar (z. B. Abgeschlossene Berufsausbildung).
• Soll-Kriterien: Wünschenswerte Kompetenzen, die den Erfolg beschleunigen (z. B. 3 Jahre Berufserfahrung).
• Kann-Kriterien: Zusätzliche Qualifikationen, die aber verzichtbar sind (z. B. Zusatzstudium).

Diese Matrix ist essenziell für die Qualitative Personalplanung, da sie eine objektive Vorauswahl im Recruiting ermöglicht und verhindert, dass du unrealistisch hohe Anforderungen stellst.

Beispiel (Gewichtung 1 bis 5, 5=K.O.): | Anforderung | Gewichtung | Kategorie | | :— | :— | :— | | Erfahrung mit SAP FI/CO | 5 (Muss) | Hard Skill | | Teamfähigkeit | 4 (Soll) | Soft Skill | | Erfahrung in der Solarbranche | 2 (Kann) | Hard Skill |

4. Soll-Ist-Vergleich und die Rolle der HR-Tools

Bevor du mit der Rekrutierung beginnst, ist der Soll-Ist-Vergleich erforderlich: Sind die benötigten Kompetenzen bereits im Unternehmen vorhanden?

Viele Unternehmen nutzen Standard-HR-Systeme wie Teamhero, Personio oder spezialisierte Tools wie Staffcloud, um Mitarbeiterdaten, Urlaubsplanung und grobe Qualifikationsprofile zu verwalten. Diese Tools sind exzellent für die reine quantitative Bestandsverwaltung und die kurzfristige Schicht- und Einsatzplanung.

Doch wenn es um die dynamische, zukunftsorientierte Kompetenzentwicklung geht, sind diese Tools oft limitiert:

• Personio und Teamhero bieten zwar Dashboards für Qualifikationen, der Fokus liegt jedoch auf der dokumentierten (historischen) Qualifikation und der Verwaltung von Abwesenheiten und Schulungen.
• Staffcloud ist oft auf das Management von flexiblen Arbeitsteams und die schnelle Zuweisung von Rollen spezialisiert, bietet aber selten eine tiefgreifende, zukunftsgerichtete Kompetenzlücken-Analyse für strategische Personalentwicklung.
  
  Hier geht es zum direkten Vergleich von Staffcloud vs job.rocks: https://job.rocks/staff-cloud-alternative/

job.rocks geht über diese reine Verwaltung hinaus und fokussiert sich auf das strategische Kompetenzmodell der Qualitativen Personalplanung. Im Gegensatz zu den starren Strukturen der Wettbewerber bietet dir job.rocks eine intelligente Anforderungsmatrix, die den Abgleich zwischen dem Soll-Profil der Stelle und den zukünftigen Potenzialen deiner bestehenden Mitarbeiter vornimmt. Wir nutzen KI-gestützte Analysen, um:

1. Das Soll-Profil direkt mit den Kompetenzen der gesamten Belegschaft abzugleichen.
2. Automatisch die Kompetenzlücken zu identifizieren (Soll-Ist-Analyse).
3. Konkrete interne Entwicklungsmaßnahmen (Umschulung) vorzuschlagen, bevor du teure externe Rekrutierung startest.

Beispiel:

• Ergebnis in Teamhero/Personio/Staffcloud: «3 Mitarbeiter haben Kenntnisse in ‹Englisch›.»
• Ergebnis in job.rocks: «3 Mitarbeiter haben das Hard Skill ‹Englisch›. Aber nur 1 Mitarbeiter zeigt die personale Kompetenz ‹hohe Resilienz›, die für die schwierige Kundenbetreuung auf dem Schweizer-Markt im Soll-Profil gefordert wird. Wir schlagen eine gezielte Umschulung für Mitarbeiter X und Y vor, um die Resilienz zu stärken, da eine Neuanstellung 30 % teurer wäre.»

Med job.rocks verwandelst du das Anforderungsprofil von einem statischen Dokument in ein dynamisches Steuerungsinstrument für deine strategische Personalentwicklung.

5. Das Anforderungsprofil als dynamisches Werkzeug

Dein Anforderungsprofil ist kein starres Dokument, sondern muss dynamisch und zukunftsorientiert sein. Im Zuge der Qualitativen Personalplanung ist eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung erforderlich, insbesondere bei schnelllebigen Bereichen wie IT oder KI.

• Zukunftsorientierung: Stellst du ein Profil für eine Rolle von heute oder für die Rolle in drei Jahren auf? Achte darauf, dass du zukünftig benötigte Fähigkeiten (z. B. Umgang mit LLMs oder Datenanalyse) frühzeitig integrierst.
• Regelmäßige Bewertung: Nutze Feedbackgespräche und Leistungsevaluierungen, um zu überprüfen, ob die tatsächlich gezeigten Kompetenzen dem Profil entsprechen.

So stellst du sicher, dass dein Anforderungsprofil nicht nur eine Checkliste für die Einstellung ist, sondern ein strategisches Instrument, um die Expertise (E) deines gesamten Unternehmens langfristig zu sichern.

Weiterführende Lektüre: Das Anforderungsprofil ist ein zentraler Pfeiler der Qualitativen Personalplanung. Erfahre im nächsten Schritt, wie du diese Profile strategisch nutzt, um deinen gesamten Personalbedarf zukunftssicher zu planen:

Zum Blog Post zur Quantitativen Personalplanung