Promotionplanungssoftware für deine Agentur

Bei einer Promotionplanungssoftware geht es um viel mehr als nur einen digitalen Kalender. Sie ist das zentrale Nervensystem für Agenturen, das die gesamte Koordination von Personal für Aktionen und Events digitalisiert und endlich übersichtlich macht. Statt in einem Sumpf aus unzähligen Excel-Listen, E-Mail-Ketten und unkoordinierten Messenger-Gruppen zu versinken, bündelt eine solche Software den kompletten Ablauf – von der ersten Anfrage über die Einsatzplanung bis zur finalen Abrechnung.

Was manuelle Planung wirklich kostet

Stell dir eine ganz klassische Situation in deiner Agentur vor: Eine riesige, landesweite Sampling-Aktion für einen neuen Energydrink steht an. Du brauchst 50 Promoter an 10 Standorten über zwei Wochenenden. Dein Team stürzt sich voller Elan in die Arbeit.

Der alte Weg ohne eine dedizierte Promotionplanungssoftware sieht meist so aus: Zuerst wird die riesige Excel-Tabelle geöffnet, die den Personalpool enthält. Dann beginnt die endlose, manuelle Abfrage per E-Mail oder WhatsApp: "Wer hat an den Wochenenden Zeit?". Die Antworten tröpfeln langsam ein, eine nach der anderen, und müssen mühsam und fehleranfällig in die Liste übertragen werden.

Der Kampf mit veralteten Daten

Hier fangen die Probleme meist schon an. Ein Promoter meldet sich für beide Wochenenden, aber du übersiehst, dass er am zweiten Samstag bereits für eine andere Aktion eingetragen ist. Eine Doppelbuchung ist quasi vorprogrammiert. Ein anderer Mitarbeiter teilt nebenbei mit, dass sein Führerschein abgelaufen ist – eine entscheidende Info, da er für ein Promotion-Fahrzeug eingeplant war. Diese wichtige Notiz geht im E-Mail-Chaos komplett unter.

Die Planung zieht sich über Tage. Kurz vor dem Event springen zwei Leute ab. Und jetzt beginnt die Hektik: Wer kann kurzfristig einspringen? Das Team telefoniert die ganze Liste durch, was puren Stress und einen enormen Zeitaufwand bedeutet.

Der neue Weg mit einem digitalen Werkzeug

Und jetzt stell dir denselben Ablauf mit einer spezialisierten Promotionplanungssoftware vor. Statt endloser manueller Abfragen erstellst du den Einsatz mit wenigen Klicks im System und veröffentlichst die offenen Schichten für deinen Personalpool.

Ein zentrales System löst das Grundproblem des Informationssilos. Alle Daten sind an einem Ort aktuell verfügbar – von der Verfügbarkeit über Qualifikationen bis zu wichtigen Dokumenten wie dem Führerschein.

Dein Personal erhält eine Push-Benachrichtigung direkt auf die Smartphone-App und bewirbt sich mit einem einzigen Tippen auf die Schichten, die für sie passen. Das System prüft dabei automatisch, ob die Person bereits an diesem Tag verplant ist. So werden Doppelbuchungen von vornherein ausgeschlossen.

• Automatische Verfügbarkeitsprüfung: Du siehst sofort, wer an den gewünschten Tagen wirklich Zeit hat, ohne auch nur eine einzige Person persönlich fragen zu müssen.
• Gezielte Personalsuche: Du brauchst jemanden mit einer Sanitätsausbildung? Ein Klick, und die Software filtert dir die passenden Leute aus deinem Pool heraus.
• Transparente Kommunikation: Alle Einsatzdetails, Briefings und Adressen sind direkt in der App verfügbar. Missverständnisse durch veraltete Informationen gehören der Vergangenheit an.

Der Unterschied ist glasklar: Während die manuelle Planung reaktiv, chaotisch und fehleranfällig ist, erlaubt dir die Software, proaktiv und präzise zu agieren. Du sparst nicht nur Stunden an administrativem Aufwand, sondern steigerst auch die Qualität und Zuverlässigkeit deiner Events. Dein Team kann sich endlich auf das Wesentliche konzentrieren: die perfekte Durchführung der Promotion. Für Event- und Promotionagenturen liegt hier oft der grösste Hebel, um ihre Abläufe zu verbessern und sich einen echten Wettbewerbsvorteil zu sichern.

Manuelle Planung gegen Promotionplanungssoftware

Ein direkter Vergleich der täglichen Planungsaufgaben zeigt die Unterschiede zwischen herkömmlichen Methoden und einer spezialisierten Software glasklar auf.

Wie die Tabelle zeigt, geht es nicht nur um Zeitersparnis. Es geht um Präzision, Zuverlässigkeit und die Professionalität, die deine Agentur ausstrahlt.

Diese Kernfunktionen brauchst du wirklich

Nicht jede Software auf dem Markt versteht die Hektik und die besonderen Anforderungen einer Promotionagentur. Damit du nicht ins Leere investierst, müssen wir über die Funktionen sprechen, die dir im Agenturalltag tatsächlich den Rücken freihalten. Ohne sie kaufst du am Ende nur einen sehr teuren Online-Kalender.

Eine starke Promotionplanungssoftware ist wie ein Schweizer Taschenmesser für deine Disponenten. Jedes Werkzeug hat eine glasklare Aufgabe und macht dir das Leben leichter. Lass uns die wichtigsten Funktionen mal mit echten Beispielen aus der Praxis durchgehen.

Intuitive Schichtplanung per Drag-and-Drop

Stell dir eine grosse Roadshow vor, die durch zehn Städte tourt. Du musst Dutzende Promoter auf unzählige Schichten und Standorte verteilen. Wer das schon mal mit einer Excel-Liste versucht hat, kennt den Albtraum aus Kopieren, Einfügen und der ständigen Angst, jemanden doppelt einzuplanen oder komplett zu vergessen.

Eine visuelle Planung per Drag-and-Drop räumt dieses Chaos auf. Auf der einen Seite siehst du alle offenen Schichten in einer sauberen Kalenderansicht, auf der anderen Seite eine Liste deiner verfügbaren Promoter. Du ziehst einfach den passenden Mitarbeiter auf die Schicht – und fertig.

Das System meldet sich sofort, wenn eine Person schon verplant ist oder eine Qualifikation fehlt. Was früher Stunden an Nerven gekostet hat, ist jetzt in wenigen Minuten erledigt. Diese Übersichtlichkeit senkt nicht nur den Aufwand, sondern drückt die Fehlerquote bei der Planung gegen null.

Automatisierte Verfügbarkeitsabfrage

Erinnerst du dich an die endlosen Telefonketten und E-Mail-Stürme, nur um herauszufinden, wer nächstes Wochenende Zeit hat? Dieser Ablauf ist nicht nur zäh, sondern auch brutal ineffizient. Eine moderne Promotionplanungssoftware dreht das Spiel komplett um.

Du jagst den Verfügbarkeiten nicht mehr hinterher – dein Personal meldet sie dir aktiv. Das ist der grosse Umschwung: der Wechsel von einem reaktiven zu einem proaktiven Planungsmodell.

Du stellst eine offene Schicht für eine anstehende Verkostung online. Alle Promoter im Pool, die dafür infrage kommen, bekommen sofort eine Push-Nachricht aufs Handy. Mit einem Klick bewerben sie sich. Du siehst dann eine übersichtliche Liste mit allen Interessenten und musst nur noch die beste Person für den Job bestätigen.

Gezielte Suche mit Qualifikationsfiltern

Nehmen wir an, du suchst für eine Messe in Zürich einen Promoter, der nicht nur Vertriebserfahrung hat, sondern auch fliessend Französisch spricht und einen Führerschein besitzt. In deiner alten Excel-Liste beginnt jetzt die grosse Sucherei. Du scrollst durch Hunderte Zeilen und hoffst, dass die eingetragenen Daten überhaupt noch stimmen.

Mit Qualifikationsfiltern ist das eine Sache von Sekunden. Du klickst einfach die Kriterien an, die du brauchst:

• Sprache: Französisch
• Fähigkeit: Verkaufserfahrung
• Zertifikat: Führerausweis Kategorie B

Das System spuckt dir sofort eine Liste mit allen Leuten aus, die alle drei Kriterien erfüllen. Du kannst sogar nach der Postleitzahl filtern, um Reisekosten zu sparen. Diese Funktion garantiert, dass du für jeden Job schnell das bestmögliche Personal findest und damit die Qualität deiner Aktionen sicherst.

DSGVO-konforme Datenverwaltung

Die Verwaltung von Personaldaten ist kein Kinderspiel. Adressen, Bankverbindungen, Vertragsdetails – all diese Infos müssen absolut sicher und nach den strengen Regeln der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gespeichert werden. Eine ungeschützte Excel-Tabelle auf einem lokalen Laufwerk ist da eine tickende, rechtliche Zeitbombe.

Eine professionelle Promotionplanungssoftware schafft hier Abhilfe. Sie bietet eine zentrale, verschlüsselte Datenbank für alle Personaldaten. Der Zugriff ist klar über Rollen und Rechte gesteuert, sodass nur autorisierte Disponenten sensible Informationen einsehen können.

Das System hilft dir ausserdem, Löschfristen sauber einzuhalten. Verlässt ein Promoter die Agentur, kannst du sicher sein, dass seine Daten nach Ablauf der gesetzlichen Fristen automatisch und nachweisbar aus dem System entfernt werden. Das schützt nicht nur die Daten deines Personals, sondern vor allem deine Agentur vor empfindlichen Bussgeldern.

Warum eine App für dein Team entscheidend ist

Dein Promotion-Personal arbeitet nicht vom Schreibtisch aus. Sie sind draussen, an vorderster Front, ständig unterwegs zwischen verschiedenen Einsatzorten. In diesem Umfeld ist der schnelle und unkomplizierte Zugriff auf alle wichtigen Informationen nicht nur ein nettes Feature, sondern eine absolute Notwendigkeit. Eine mobile App ist hier kein Luxus, sondern das zentrale Werkzeug, das alles zusammenhält.

Stell dir eine schweizweite Sampling-Aktion vor. Dein Team ist auf Bahnhöfe in Zürich, Bern und Genf verteilt. Ohne eine zentrale App wird jede kleine Planänderung – eine verspätete Warenlieferung, ein kurzfristiger Standortwechsel – zu einer unübersichtlichen Kette von Anrufen, SMS und WhatsApp-Nachrichten. Infos gehen verloren, Frust macht sich breit.

Eine gut gemachte Promotionplanungssoftware liefert deshalb immer eine native App für dein Team mit. Sie wird zur einzigen, verlässlichen Informationsquelle, die jeder Promoter direkt in der Hosentasche dabeihat.

Direkte Kommunikation und Pläne, die immer stimmen

Eine mobile Anwendung bündelt die gesamte Kommunikation an einem zentralen Ort. Für dein Personal bedeutet das ganz konkret:

• Einsatzpläne immer griffbereit: Dein Team sieht jederzeit seine kommenden Schichten, inklusive genauer Adressen, Ansprechpartner vor Ort und detaillierter Briefings.
• Verfügbarkeiten einfach melden: Statt umständlicher E-Mails tragen deine Promoter ihre freien Zeiten direkt in der App ein. Das macht deine Planung um ein Vielfaches einfacher und vor allem schneller.
• Push-Benachrichtigungen bei Änderungen: Fällt ein Mitarbeiter kurzfristig aus? Du veröffentlichst die Schicht neu und alle qualifizierten Leute bekommen sofort eine Benachrichtigung und können sich direkt darauf bewerben.

Diese direkte Verbindung sorgt dafür, dass alle immer auf dem gleichen Stand sind. Missverständnisse durch veraltete Infos gehören damit der Vergangenheit an. Mehr Details dazu, wie eine solche App die Planungsprozesse verändert, findest du in unserem umfassenden Artikel zur Mitarbeiter App für die Einsatzplanung.

Digitale Zeiterfassung mit GPS-Nachweis

Eines der grössten Ärgernisse im Agenturalltag ist doch die manuelle Erfassung und Kontrolle von Arbeitszeiten. Fehlerhafte oder unleserliche Stundenzettel kosten nicht nur wertvolle Zeit, sondern führen auch ständig zu Diskussionen bei der Lohnabrechnung. Eine mobile App löst dieses Problem elegant und absolut zuverlässig.

Die digitale Zeiterfassung per App schafft eine unbestreitbare Transparenz für beide Seiten. Sie ist die Grundlage für eine faire und fehlerfreie Abrechnung und stärkt das Vertrauen zwischen deiner Agentur und deinem Personal.

Der Ablauf ist denkbar einfach: Dein Promoter kommt am Einsatzort an und stempelt sich mit einem Klick in der App ein. Das System erfasst dabei die genaue Uhrzeit und den Standort per GPS-Koordinate als Nachweis. Nach Schichtende stempelt sich die Person wieder aus. Selbstverständlich können auch Pausenzeiten erfasst werden.

Diese Daten fliessen direkt in die zentrale Promotionplanungssoftware. Für dich bedeutet das:

1. Kein manuelles Abtippen mehr: Die erfassten Stunden werden automatisch für die Lohnvorbereitung aufbereitet. Schluss mit dem Zahlensalat.
2. Volle Kontrolle in Echtzeit: Du siehst sofort, wer pünktlich am Einsatzort ist und wer seine Schicht beendet hat.
3. Rechtliche Sicherheit: Die lückenlose Dokumentation der Arbeitszeiten hilft dir, gesetzliche Vorgaben wie das Arbeitsgesetz (ArG) spielend einzuhalten.

Am Ende des Monats exportierst du die geprüften Arbeitszeiten mit wenigen Klicks für deine Buchhaltung. Der administrative Aufwand wird drastisch reduziert, und dein Team kann sich darauf verlassen, dass jede geleistete Minute korrekt erfasst und vergütet wird.

Wie du die passende Software für dich findest

Der Markt für Planungstools ist riesig. Und auf den ersten Blick ehrlich gesagt ziemlich unübersichtlich. Wie findest du also das eine Werkzeug, das wirklich zu deiner Agentur, deinen Abläufen und vor allem zu deinem Team passt? Die richtige Promotionplanungssoftware auszuwählen, ist eine strategische Entscheidung, die deinen Arbeitsalltag auf Jahre hinaus prägen wird.

Hier geht es darum, einen echten Partner zu finden, nicht nur einen Anbieter. Nimm dir also ausreichend Zeit für diesen Ablauf. Eine überstürzte Entscheidung kann dich später unglaublich viel Zeit und Nerven kosten – etwa wenn du mitten im Projekt merkst, dass entscheidende Funktionen fehlen oder das System für dein Team einfach zu kompliziert ist.

Deine Checkliste für den Software-Vergleich

Um die verschiedenen Anbieter systematisch zu vergleichen, brauchst du eine klare Struktur. Die folgende Checkliste hilft dir dabei, die Spreu vom Weizen zu trennen und vor allem die richtigen Fragen zu stellen.

• Funktionsumfang: Deckt die Software wirklich alle deine Kernabläufe ab? Denk an die Basics: Schichtplanung, Verfügbarkeitsabfragen, Qualifikationsfilter und eine saubere, digitale Zeiterfassung. Fehlt hier etwas Entscheidendes, ist das meist schon ein K.O.-Kriterium.
• Benutzerfreundlichkeit: Ist die Oberfläche sowohl für deine Disponenten im Büro als auch für dein Personal draussen vor Ort intuitiv? Eine komplizierte Software wird schlicht nicht genutzt. Fordere also unbedingt eine kostenlose Testversion an und klicke dich selbst durch.
• Mobile App: Bietet der Anbieter eine echte, native App für iOS und Android? Ein Blick auf die Bewertungen in den App Stores lohnt sich immer – sie sind oft ein ehrlicher und ungeschönter Indikator für die tatsächliche Qualität und Zuverlässigkeit.
• Support: Welchen Support bekommst du, wenn es mal brennt? Gibt es einen direkten Ansprechpartner, feste Servicezeiten oder landest du nur in einem anonymen Ticketsystem? Guter, schneller Support ist bei Problemen Gold wert.

Dieser simple Entscheidungsbaum zeigt, wie du eine grundlegende Anforderung – die Notwendigkeit einer mobilen App – schnell für dich klären kannst.
Die Grafik macht eines klar: Für Agenturen, deren Personal im Ausseneinsatz ist, ist eine mobile Lösung kein nettes Extra, sondern eine absolute Grundvoraussetzung für funktionierende Abläufe.

Fragen, die du im Gespräch stellen musst

Wenn du mit Anbietern sprichst, solltest du über die reinen Funktionen hinausgehen. Hake bei den folgenden Punkten gezielt nach, um ein Gefühl dafür zu bekommen, ob eine langfristige Partnerschaft überhaupt Sinn macht.

Skalierbarkeit: "Unsere Agentur wächst. Wie stellt ihr sicher, dass die Software auch mit doppelt so vielen Mitarbeitern und Projekten noch reibungslos läuft? Habt ihr Referenzkunden in unserer Grösse?"

Preis-Modell: "Können Sie das Preismodell bitte ganz genau aufschlüsseln? Gibt es versteckte Kosten für zusätzliche Nutzer, mehr Speicherplatz oder den Support, die man auf den ersten Blick nicht sieht?"

Sicherheit: "Wo genau werden unsere Daten gehostet? Wie stellt ihr sicher, dass alle Informationen jederzeit DSGVO-konform gespeichert und verarbeitet werden?"

Beziehe dein Team unbedingt in die Entscheidung mit ein. Deine Disponenten sind diejenigen, die täglich mit der Software arbeiten werden. Ihre Meinung ist entscheidend für die Akzeptanz und damit für den Erfolg der Einführung. Gib ihnen Zugang zu den Testversionen und höre dir ihr Feedback ganz genau an.

Die Bedeutung von Schnittstellen

Eine gute Promotionplanungssoftware steht niemals allein. Sie muss sich nahtlos in deine bestehende IT-Umgebung einfügen können. Die wichtigste Verbindung ist dabei oft die zur Lohnbuchhaltung. Prüfe ganz genau, ob die Software einen sauberen und unkomplizierten Datenexport für dein Buchhaltungsprogramm ermöglicht. Das allein erspart dir jeden Monat Stunden an mühsamer, manueller Datenübertragung. Erfahre mehr darüber, wie wichtig Integrationen und Schnittstellen für wirklich reibungslose Abläufe sind.

Die Prinzipien zur Auswahl der richtigen Software sind übrigens oft übertragbar. Wenn du dich fragst, wie du die passende Software für dein Unternehmen findest, kannst du ganz ähnliche Kriterien anwenden, wie bei der Suche nach der passende SEO Optimization Software. Der Kernablauf – Bedürfnisse definieren, Funktionen vergleichen und Anbieter auf Herz und Nieren prüfen – bleibt im Grunde immer derselbe.

Die ersten Schritte nach der Einführung

Der Vertrag für deine neue Promotionplanungssoftware ist unterschrieben – super! Aber ganz ehrlich: Die eigentliche Arbeit fängt jetzt erst an. Der grösste Fehler wäre zu glauben, die Software allein löst alle Probleme. Der Erfolg hängt zu 90 % davon ab, wie geschickt du den Übergang in deiner Agentur managst.

Stell es dir wie den Umzug in ein neues Büro vor: Die Möbel stehen zwar da, aber produktiv wird es erst, wenn jeder weiss, wo die Kaffeemaschine ist und die Abläufe sitzen. Ohne einen klaren Plan landest du im Chaos, dein Team ist frustriert und am Ende nutzt niemand das teure neue Tool so richtig.

Der 30-Tage-Plan für einen sauberen Start

Ein fester Plan für den ersten Monat ist dein Rettungsanker. Er sorgt dafür, dass du den Überblick behältst, schnell erste Erfolge siehst und dein Team von Anfang an mitnimmst, anstatt es vor vollendete Tatsachen zu stellen.

Woche 1: Das Fundament giessen

• Daten-Frühjahrsputz: Schnapp dir deine alten Excel-Listen und bring sie auf Vordermann. Sammle alle Personaldaten, schmeiss Duplikate raus und sorge für ein einheitliches Format. Ein sauberer Datenimport ist die halbe Miete und erspart dir später unendlich viel Ärger.
• Die Champions bestimmen: Benenne ein oder zwei Leute aus dem Team, die zu den Key-Usern werden. Das sind deine internen Experten und die ersten Ansprechpartner für alle Fragen. Sie werden die Software lieben lernen und ihre Kollegen mit ihrer Begeisterung anstecken.
• Kick-off-Meeting – aber ehrlich: Trommle alle zusammen und sei transparent. Erkläre nicht nur, dass ihr umstellt, sondern vor allem, warum. Welchen konkreten Vorteil hat jeder Einzelne davon? Geh auf Sorgen und Ängste direkt ein – so nimmst du dem Widerstand von vornherein den Wind aus den Segeln.

Woche 2: Das System mit Leben füllen

• Der grosse Daten-Upload: Jetzt kommen die vorbereiteten Daten ins neue System. Mach danach direkt Stichproben: Sind die Profile vollständig? Stimmen die Qualifikationen?
• Abläufe neu denken: Lege genau fest, wie ihr Qualifikationen, Verträge oder Verfügbarkeiten abbildet. Wer darf was sehen und bearbeiten? Richte jetzt die Benutzerrollen und Zugriffsrechte für deine Disponenten ein.
• Intensiv-Training für die Champions: Deine Key-User bekommen jetzt eine tiefgehende Schulung vom Anbieter. Ihr Job ist es, das System in- und auswendig zu kennen – jeden Klick, jeden Trick.

So kriegst du dein Team ins Boot

Widerstand gegen Neues ist menschlich. Gerade erfahrene Mitarbeitende, die seit Jahren mit ihren Excel-Tabellen jonglieren, werden skeptisch sein. Deine Aufgabe ist es nicht, sie zu überreden, sondern sie mit knallharten Vorteilen zu überzeugen.

Der Schlüssel ist, den persönlichen Nutzen greifbar zu machen. Rede nicht über abstrakte Effizienzsteigerung, sondern zeig konkret, wie die Software die täglichen, nervigen Aufgaben einfacher macht.

Zeig einem skeptischen Disponenten, wie er mit drei Klicks statt dreissig Telefonanrufen das perfekte Personal für eine Aktion findet. Erkläre dem Team, dass die Lohnabrechnung dank digitaler Zeiterfassung viel schneller und vor allem fehlerfrei über die Bühne geht. Sobald die Leute kapieren, dass dieses Werkzeug ihnen persönlich Zeit und Stress erspart, wollen sie es auch benutzen.

Woche 3: Alle an Bord holen

• Training von Kollege zu Kollege: Deine Key-User schulen jetzt den Rest des Teams. Das wirkt oft viel besser als ein trockener Vortrag von einem Externen, weil sie die Sprache der Agentur sprechen.
• Das erste Pilotprojekt: Such dir ein kleines, überschaubares Projekt aus – eine einzelne Promotion reicht schon. Dieses eine Projekt plant ihr von A bis Z komplett in der neuen Software. Das schafft ein erstes, handfestes Erfolgserlebnis.
• Die Feedback-Runde: Frag aktiv nach, wo es klemmt. Welche Funktion ist noch unklar? Wo gibt es Unsicherheiten? Ehrliches Feedback ist jetzt Gold wert.

Woche 4: Der Schalter wird umgelegt

• Vollgas im neuen System: Nach dem erfolgreichen Testlauf werden ab sofort alle neuen Projekte und Anfragen nur noch über die Promotionplanungssoftware abgewickelt. Konsequent.
• Die alten Zöpfe abschneiden: Archiviere die alten Excel-Listen. Es darf keine zwei parallel laufenden Systeme geben, das führt nur zu Verwirrung und Fehlern.
• Erfolge feiern, und zwar laut: Teile die ersten Siege mit dem Team. Ein einfaches "Hey Leute, die Planung für das X-Event haben wir in der halben Zeit geschafft!" wirkt Wunder für die Motivation und bestätigt allen, dass die Entscheidung richtig war.

Die brennendsten Fragen zur Software – kurz und bündig

Hier habe ich die Antworten auf die häufigsten Fragen zusammengetragen, die uns in Gesprächen mit Agenturen immer wieder begegnen. So kannst du letzte Unklarheiten aus dem Weg räumen und bekommst schnelle, praxisnahe Antworten.

Wie schnell ist eine Promotionplanungssoftware wirklich einsatzbereit?

Das hängt stark vom Anbieter ab, aber eine gute cloud-basierte Lösung ist oft schon innerhalb eines Tages startklar. Der eigentliche Aufwand liegt woanders: bei der Datenaufbereitung. Du musst deine bestehenden Personalstammdaten sauber aufbereiten und ins neue System importieren.

Je nachdem, wie gross dein Personalpool ist und wie gepflegt deine bisherigen Listen sind, solltest du dafür realistisch ein bis zwei Tage einplanen.

Kann die Software auch komplexe Arbeitszeitmodelle abbilden?

Ja, absolut. Das ist eine der Kernkompetenzen moderner Systeme. Du kannst problemlos verschiedene Lohnarten hinterlegen – vom einfachen Stundenlohn über Tagespauschalen bis hin zu speziellen Zuschlägen für Nacht- oder Wochenendeinsätze.

Ein ganz konkretes Beispiel aus dem Alltag: Für eine Sonntags-Promotion legst du einen automatischen Zuschlag von 25% auf den normalen Stundensatz fest. Das System berechnet das bei der digitalen Zeiterfassung ganz von allein. Das macht die Lohnabrechnung nicht nur viel einfacher, sondern vermeidet auch ärgerliche Fehler.

Was passiert, wenn Mitarbeitende kein Smartphone haben?

Das kommt in der Praxis zwar selten vor, ist aber überhaupt kein Hindernis. Für diese Fälle können deine Disponenten die Arbeitszeiten einfach manuell im System nachtragen. So stellst du sicher, dass wirklich alle geleisteten Stunden lückenlos dokumentiert werden, auch wenn die mobile Stempeluhr mal nicht genutzt werden kann.

Wie sicher sind meine Daten in so einer Software?

Ein sehr wichtiger Punkt. Professionelle Anbieter für Promotionplanungssoftware betreiben ihre Systeme in zertifizierten Rechenzentren, meistens in Europa, um die volle DSGVO-Konformität zu garantieren.

Achte ganz genau darauf, dass der Anbieter transparente Angaben zur Datensicherheit macht. Dinge wie Datenverschlüsselung, regelmässige Backups und klar definierte Zugriffsrechte sind das absolute Minimum. Deine Personal- und Kundendaten sind schliesslich dein grösstes Kapital.

Die Sicherheit, die du hier bekommst, geht weit über das hinaus, was eine lokal gespeicherte Excel-Liste jemals bieten könnte.

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