Dein Dienstplan Catering: So erstellst du ihn perfekt

Meta Description: Du willst den perfekten Dienstplan für dein Catering erstellen? Ich zeige dir mit praktischen Beispielen, wie du Personalbedarf planst und flexibel auf Änderungen reagierst.

Ein guter Dienstplan im Catering ist das Fundament für jedes gelungene Event. Er sorgt dafür, dass genug Personal mit den richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist und alles wie am Schnürchen läuft. Ohne eine clever durchdachte Planung drohen schnell Hektik, überforderte Mitarbeitende und am Ende enttäuschte Gäste.

Warum ein guter dienstplan im catering alles entscheidet

Stell dir eine grosse Hochzeitsfeier vor. Plötzlich bestellen die Gäste viel mehr Cocktails als erwartet, gleichzeitig muss das Buffet dringend nachgefüllt werden und ein Gast braucht sofort medizinische Hilfe. Ohne einen flexiblen Dienstplan Catering bricht in solchen Momenten schnell das Chaos aus. Es geht also um weit mehr, als nur ein paar Namen in eine Tabelle zu kritzeln.

Eine strategische Personalplanung ist genau dafür da, solche Situationen souverän zu meistern. Du stellst damit sicher, dass dein Team nicht nur gross genug ist, sondern auch die passenden Qualifikationen für jede einzelne Aufgabe mitbringt – vom erfahrenen Barkeeper bis zur flinken Servicekraft, die auch in stressigen Momenten den Überblick behält.

Die typischen herausforderungen im catering

Im Catering-Alltag lauern ständig unvorhersehbare Hürden. Wer hier vorausschauend plant, ist klar im Vorteil und kann auf alles reagieren.

• Schwankende Gästezahlen: Der Kunde ruft an und meldet kurzfristig 30 zusätzliche Personen an. Dein Plan muss es hergeben, schnell zwei weitere Servicekräfte zu aktivieren.
• Ungeplante Aufgaben: Vor Ort stellt sich heraus, dass der Auf- oder Abbau viel aufwendiger ist als gedacht, weil der Lastenaufzug defekt ist.
• Krankheitsbedingte Ausfälle: Deine Schichtleiterin meldet sich am Morgen des Events krank.

Genau diese Szenarien zeigen, warum starre Pläne mit Excel oder auf Papier schnell an ihre Grenzen stossen. Sie sind einfach zu unflexibel, die Kommunikation ist langsam und Fehler sind praktisch vorprogrammiert.

Ein digitaler Dienstplan ist dein zentrales Werkzeug, um flexibel zu bleiben. Du reagierst auf Änderungen in Echtzeit, vermeidest teure Überstunden durch Leerlauf und sorgst für eine konstant hohe Servicequalität, die deine Kunden begeistert.

Vergleich zwischen manueller und digitaler dienstplanung

Die Gegenüberstellung macht deutlich, wo die entscheidenden Unterschiede liegen. Was früher mit Stift und Papier mühsam organisiert wurde, lässt sich heute mit einer smarten Softwarelösung viel besser steuern.

Die Tabelle zeigt: Digitale Tools sparen nicht nur Zeit, sondern minimieren auch die typischen Fehlerquellen, die bei manueller Planung an der Tagesordnung sind.

Die Personaleinsatzplanung ist ein entscheidender Faktor für den wirtschaftlichen Erfolg und die Servicequalität in der Schweiz. Moderne Software hilft dabei, Dienstpläne transparent und fair zu gestalten, da Mitarbeitende ihre Pläne online einsehen und sofort über Änderungen informiert werden. Das reduziert den Kommunikationsaufwand und beugt Missverständnissen vor. Um mehr über die branchenüblichen Löhne und die Wichtigkeit effizienter Planung zu erfahren, lohnt sich ein Blick auf die Daten von lohnanalyse.de.

Am Ende legst du mit einer soliden, digitalen Planung den Grundstein für den guten Ruf deines Unternehmens. Zufriedene Mitarbeitende, die sich fair eingeplant fühlen, liefern einen besseren Service. Und das führt wiederum zu glücklichen Gästen und wichtigen Folgeaufträgen.

Personalbedarf und Qualifikationen richtig einschätzen

Bevor du auch nur eine einzige Schicht in deinen Dienstplan fürs Catering einträgst, stellt sich die Gretchenfrage: Wen und wie viele Leute brauchst du überhaupt für das anstehende Event? Ein Firmenanlass mit 300 Gästen hat nun mal ganz andere Anforderungen als eine intime Hochzeit im Freien. Der erste Schritt ist deshalb immer eine ehrliche und genaue Analyse des Bedarfs. Nur so vermeidest du, dass dein Team heillos unterbesetzt ist oder sich die Leute gelangweilt auf die Füsse treten.

Stell dir vor, du planst das Catering für eine grosse Gala. Du brauchst nicht einfach nur «Personal», sondern ein Team mit ganz unterschiedlichen Talenten. Eine pauschale Anzahl an Mitarbeitenden reicht da bei Weitem nicht aus.

Qualifikationen als Grundlage für den Erfolg

Ein Dienstplan, der im Catering wirklich funktioniert, baut auf den spezifischen Kompetenzen deines Teams auf. Definiere glasklar, welche Rollen besetzt werden müssen und welche Fähigkeiten dafür unerlässlich sind.

• Servicekräfte: Wie viele erfahrene Kräfte brauchst du, damit am Tisch oder Buffet alles rundläuft? Kennen sie sich mit einem bestimmten Service-Stil aus, wie einem gesetzten Dinner im Gegensatz zu einem Flying Buffet?
• Barkeeper: Reicht dir ein Allrounder oder muss es ein spezialisierter Cocktail-Mixer mit fundierten Kenntnissen sein? Ein Beispiel: Für eine Gin-Verkostung brauchst du jemanden, der mehr als nur Gin Tonic kennt.
• Küchenhilfen: Wer hält den Köchen den Rücken frei, wenn es beim Vorbereiten und Anrichten heiss hergeht?
• Logistik-Team: Wie viele helfende Hände sind für den Auf- und Abbau von Mobiliar, Technik und Deko wirklich notwendig?

Ein gut durchdachter Dienstplan ist so viel mehr als eine blosse Liste von Namen und Zeiten. Er ist dein strategisches Werkzeug, das sicherstellt, dass jede Aufgabe von der Person erledigt wird, die es am besten kann.

Gezielt nach den richtigen Leuten suchen

Sobald du die Rollen und Fähigkeiten auf dem Papier hast, beginnt die eigentliche Zuteilung. Statt dich jetzt durch endlose Excel-Listen zu quälen, kannst du in einer Software wie job.rocks gezielt filtern. Suche einfach nach Mitarbeitenden, die als «Barkeeper» oder «Serviceleitung» qualifiziert sind oder über spezielle Zertifikate verfügen.

So siehst du auf einen Blick, wer für welche Position überhaupt infrage kommt. Du kannst sogar nach Erfahrungslevel filtern, um sicherzugehen, dass dein Team die richtige Mischung aus alten Hasen und motivierten Unterstützungskräften hat. Ein präzise erstelltes Anforderungsprofil hilft dir dabei, von Anfang an Struktur in deine Suche zu bringen. Mehr dazu findest du in unserem Leitfaden, wie du ein perfektes Anforderungsprofil erstellst.

Man darf nicht vergessen: Das Gastgewerbe, und damit auch das Catering, ist ein Schwergewicht in der Schweizer Wirtschaft. Im Jahr 2018 lag die Bruttowertschöpfung bei rund 12,8 Milliarden Schweizer Franken. Ungefähr 331'000 Beschäftigte sind in dieser Branche tätig – eine Zahl, die eindrücklich zeigt, wie wichtig eine professionelle Personalplanung ist. Wer tiefer in die Zahlen eintauchen will, kann das in dieser Studie von GastroSuisse nachlesen.

Indem du deinen Personalbedarf sorgfältig analysierst und die Qualifikationen gezielt abgleichst, legst du das Fundament für ein erfolgreiches Event. Am Ende besetzt du nicht nur Schichten, sondern stellst ein Team zusammen, das jeder Herausforderung gewachsen ist.

Flexible Schichtmodelle für Events managen

Im Catering ist kein Tag wie der andere.Ein starres Neun-bis-Fünf-Korsett passt hier einfach nicht. Was du brauchst, ist ein System für deinen Dienstplan Catering, das genauso flexibel ist wie dein Geschäft selbst. Die Wahl des richtigen Schichtmodells entscheidet am Ende darüber, ob dein Team bei einem Event Höchstleistungen bringt oder im Chaos versinkt.

Die wahre Kunst liegt darin, das Modell an die jeweilige Veranstaltung anzupassen. Eine grosse Messe erfordert komplett andere Schichtstrukturen als ein exklusives Dinner für eine kleine Gesellschaft. Flexibilität ist hier nicht nur ein nettes Extra, sondern schlicht die Grundvoraussetzung für einen reibungslosen Ablauf.

Die richtigen Schichtmodelle für jeden Anlass

Je nach Art und Grösse des Events kommen ganz unterschiedliche Modelle infrage. Es gibt nicht die eine Lösung, die immer passt. Vielmehr solltest du die gängigsten Modelle im Repertoire haben und sie gezielt einsetzen.

• Blockschichten: Diese sind ideal für lange, durchgehende Einsätze wie bei Messen, Festivals oder grossen Hochzeiten. Ein Beispiel: Dein Team arbeitet von 10:00 bis 20:00 Uhr am Messestand, was Übergaben minimiert und für wichtige Kontinuität sorgt.
• Geteilte Dienste: Perfekt für Veranstaltungen mit langen Pausen dazwischen, wie bei einer Hochzeit mit Empfang am Mittag und grosser Feier am Abend. Mitarbeitende arbeiten von 11:00 bis 14:00 Uhr und kommen dann für die Abendschicht von 18:00 bis 01:00 Uhr zurück.
• Abrufschichten: Dieses Modell ist dein Sicherheitsnetz, wenn du einen Puffer für unvorhergesehene Spitzen benötigst. Ein oder zwei Mitarbeitende halten sich bereit und springen ein, wenn die Gästezahl unerwartet steigt oder kurzfristig zusätzlicher Bedarf entsteht.

Die eigentliche Herausforderung ist, diese verschiedenen Modelle fair und transparent zu managen. Ein gutes Planungstool hilft dir, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass die Arbeitszeiten jederzeit den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

Verfügbarkeiten intelligent und zeitsparend abfragen

Wer kennt es nicht? Die endlose Jagd nach Verfügbarkeiten per Telefon, E-Mail oder unzähligen Chat-Nachrichten. Das kostet nicht nur Nerven, sondern ist auch extrem ineffizient und fehleranfällig. Ein moderner Dienstplan fürs Catering löst dieses Problem auf eine ziemlich elegante Weise.

Stell dir vor, deine Mitarbeitenden tragen ihre Verfügbarkeiten und Abwesenheiten einfach selbstständig in einer App ein. Du erstellst eine Schicht für ein kommendes Event, und das System zeigt dir sofort, wer aus deinem Personalpool an diesem Tag Zeit hat und die nötigen Qualifikationen mitbringt.

Du hörst auf, Leuten hinterherzulaufen, und beginnst, gezielt zu planen. Das spart dir Stunden an administrativer Arbeit und gibt deinem Team das Gefühl, dass ihre Wünsche und privaten Termine ernst genommen werden.

Diese Automatisierung ist ein riesiger Vorteil. Du besetzt offene Schichten viel schneller und minimierst das Risiko von Doppelbuchungen oder peinlichen Lücken im Plan. Es entsteht ein Kreislauf aus Transparenz, Wertschätzung und Effizienz, der sich direkt auf die Stimmung im Team und die Qualität deiner Dienstleistung auswirkt. Wenn du die Grundlagen der digitalen Schichtplanung vertiefen möchtest, findest du in unserem umfassenden Guide wertvolle Tipps zur optimalen Planung.

Die digitale Abfrage von Verfügbarkeiten stellt sicher, dass du immer auf dem neuesten Stand bist. Ein Mitarbeiter muss seine Pläne kurzfristig ändern? Kein Problem – die Aktualisierung erscheint sofort im System, und du kannst entsprechend reagieren, ohne dass wichtige Informationen untergehen.

Den Dienstplan erstellen und klar kommunizieren

Okay, die Bedarfsanalyse steht und die Schichtmodelle sind definiert – jetzt geht's ans Eingemachte. Wir bauen den Dienstplan fürs Catering von Grund auf und sorgen dafür, dass die Kommunikation mit dem Team nicht nur ankommt, sondern auch sitzt.

Der erste und wichtigste Tipp aus der Praxis: Das Rad nicht bei jedem Event neu erfinden. Ob Hochzeit, Firmenfeier oder Messe – viele Abläufe und Personalstrukturen wiederholen sich. Genau das machen wir uns zunutze.

Mit Vorlagen Zeit sparen, die du nicht hast

Für wiederkehrende Events sind Templates dein bester Freund. Du erstellst einmal ein grundsolides Schichtgerüst für einen bestimmten Anlass-Typ und kannst es dann immer wieder aus der Schublade ziehen.

• Hochzeits-Vorlage: Hier definierst du feste Schichten für den Aufbau, den Sektempfang, den Service während des Dinners, den Barbetrieb und natürlich den Abbau.
• Messe-Vorlage: Plane klare Blockschichten für die Standbetreuung, das Flying Buffet und die Logistik im Hintergrund.
• Firmenanlass-Vorlage: Lege Schichten für das Empfangspersonal, die Garderobe und den abendlichen Service fest.

Diese Vorlagen ziehst du bei der nächsten Anfrage einfach in den Kalender. Dann musst du nur noch die passenden Leute zuweisen, statt jedes Mal bei null anzufangen. Das spart dir locker Stunden an mühsamer Kleinarbeit.

Der Prozess ist denkbar einfach: Verfügbarkeit abfragen, Plan füllen, Schichten bestätigen lassen. Fertig.

Genau dieser simple, digitale Ablauf bringt Struktur in die Planung – von der ersten Anfrage bis zur finalen Zusage deines Teams.

Kommunikation, die ankommt – und rechtssicher ist

Sobald der Plan steht, muss er raus ans Team. Und genau hier lauern die grössten Stolpersteine und rechtlichen Fallstricke. Ja, WhatsApp-Gruppen sind schnell und unkompliziert, aber für die berufliche Kommunikation aus Datenschutzsicht (DSGVO) ein absolutes No-Go.

Eine zentrale Plattform für die Kommunikation ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Sie garantiert, dass alle Informationen sicher und nachvollziehbar ankommen und schützt dich vor rechtlichen Konsequenzen.

Setze stattdessen auf eine saubere, zentrale Lösung. Über eine Plattform wie job.rocks informierst du dein Team nicht nur datenschutzkonform, sondern auch absolut verlässlich.

Jeder Mitarbeiter sieht sofort, welcher Schicht er zugewiesen ist, inklusive aller wichtigen Details wie Ort, Zeit und Ansprechpartner. Keine Ausreden mehr.

Sobald du den Dienstplan veröffentlichst, bekommt jeder eingeplante Mitarbeiter automatisch eine Push-Benachrichtigung direkt aufs Smartphone. Mit einem Klick können sie ihre neuen Schichten in der App einsehen und bestätigen.

Das gibt dir sofortiges Feedback und die Gewissheit, dass die Info auch wirklich angekommen ist. Kurzfristige Änderungen, wichtige Briefing-Dokumente oder ein Update zum Dresscode? Alles läuft über diesen einen, sicheren Kanal. So vermeidest du zeitraubende Missverständnisse und stellst sicher, dass dein gesamtes Team immer auf dem exakt gleichen Stand ist – die unverzichtbare Grundlage für jedes erfolgreiche Catering-Event.

Souverän auf kurzfristige änderungen reagieren

Im Catering ist das Unerwartete die einzige Konstante. Das gehört zum Job. Ein wichtiger Mitarbeiter meldet sich morgens krank, der Kunde möchte spontan 50 weitere Gäste bewirtet haben oder ein plötzlicher Regenschauer wirft die gesamte Aussenplanung über den Haufen. Panik muss deswegen aber noch lange nicht ausbrechen.

Mit einem durchdachten System für deinen Dienstplan im Catering verwandelst du Stress in souveränes Handeln.

Die Lösung liegt nicht darin, hektisch das Telefonbuch durchzugehen und zu hoffen. Viel smarter ist es, auf unvorhergesehene Lücken im Plan mit gezielter Technologie zu reagieren.

Schneller ersatz durch offene schichten

Stellen wir uns ein klassisches Szenario vor: Eine Servicekraft fällt kurzfristig für ein wichtiges Abendevent aus. Anstatt jetzt manuell herumzutelefonieren, gibst du die offene Schicht mit einem Klick für einen vordefinierten Pool an qualifizierten Mitarbeitenden frei. Du kannst sogar festlegen, dass nur Personen mit der Qualifikation «Service-Erfahrung» oder «Barista» die Schicht überhaupt erst sehen.

Per Push-Benachrichtigung werden alle passenden Aushilfen und Festangestellten sofort informiert. Wer zuerst zusagt, bekommt den Job. Dieses «First come, first served»-Prinzip ist nicht nur fair und transparent, sondern vor allem unglaublich schnell.

Statt einer Stunde am Telefon verbringst du nur wenige Minuten mit der Neubesetzung. Die Lücke im Dienstplan schliesst sich fast von selbst, während du dich um die wirklich wichtigen Dinge kümmerst – deine Gäste.

Dieser automatisierte Prozess ist Gold wert, gerade wenn es um die kurzfristige Schichtbesetzung geht. Er spart dir wertvolle Zeit und Nerven. In unserem Artikel zeigen wir dir, wie du mit der richtigen Software schnell auf Personalengpässe reagierst.

Echtzeit-kommunikation hält alle auf dem laufenden

Genauso wichtig wie schnelles Handeln ist eine glasklare Kommunikation. Wenn sich der Ablauf eines Events ändert, muss diese Information sofort und verlässlich bei allen ankommen. Eine zentrale Plattform stellt sicher, dass das gesamte Team auf demselben Stand ist – keine Anrufkaskaden, keine Missverständnisse.

Nehmen wir an, der Veranstaltungsort ändert sich kurzfristig oder das Briefing für den Abend wird angepasst. Du sendest die neuen Informationen einfach über die App an alle Beteiligten. Jeder erhält eine Benachrichtigung und kann die Änderung direkt bestätigen. So schaffst du Verbindlichkeit und verhinderst das Chaos, das bei einer unübersichtlichen Kommunikation über verschiedene Kanäle wie WhatsApp, SMS und Anrufe schnell entsteht.

Damit wird dein Dienstplan fürs Catering zu einem lebendigen Werkzeug, das sich dynamisch an jede Situation anpasst und dein Team auch in den turbulentesten Momenten zusammenhält.

Fragen aus der Praxis: Deine Dienstplanung im Catering-Alltag

Im hektischen Catering-Alltag tauchen immer wieder die gleichen Fragen auf. Hier habe ich die häufigsten für dich gesammelt und beantworte sie mit Tipps direkt aus der Praxis. So kannst du die Konzepte aus diesem Guide noch besser in deiner täglichen Arbeit umsetzen.

Was mache ich mit Mitarbeitenden, die ständig Schichten absagen?

Diese Situation kennt wohl jeder, der im Catering plant. Es ist frustrierend, aber der erste Schritt sollte immer das persönliche Gespräch sein. Oft stecken private Gründe dahinter, die vielleicht nur eine vorübergehende Anpassung der Einsatzplanung erfordern. Offenheit hilft hier meist mehr als Druck.

Gleichzeitig brauchst du eine saubere Datengrundlage. Dokumentiere jede Absage systematisch in deinem Planungstool. Das hilft dir nicht nur, Muster zu erkennen, sondern gibt dir auch eine sachliche Basis für Mitarbeitergespräche, falls es doch ernster wird.

Für die kurzfristigen Lücken ist ein Springer-Pool Gold wert. Bau dir eine feste Gruppe von zuverlässigen Aushilfen auf, die du bei Bedarf schnell erreichen kannst. Noch besser ist es, wenn deine Software das für dich übernimmt: Eine offene Schicht wird automatisch an alle qualifizierten und verfügbaren Springer ausgeschrieben. Das erspart dir unzählige hektische Telefonate.

Wie frage ich am besten die Verfügbarkeiten meines Teams ab?

Der schlechteste Weg ist definitiv der, den viele immer noch gehen: ein chaotischer Mix aus Anrufen, E-Mails und WhatsApp-Gruppen. Das ist nicht nur unglaublich zeitaufwändig, sondern führt fast zwangsläufig zu Fehlern und Missverständnissen.

Die Lösung liegt in einem zentralen System. Nutze eine Mitarbeiter-App, in der dein Team seine Verfügbarkeiten und Abwesenheiten selbstständig eintragen kann. Das ist der moderne Weg.

Das Stichwort lautet Employee Self-Service. Statt hinterherzutelefonieren, siehst du auf einen Blick im System, wer für den Dienstplan Catering zur Verfügung steht. Du reagierst nur noch, anstatt mühsam zu agieren.

Die Mitarbeitenden lieben diese Methode übrigens auch. Sie gibt ihnen mehr Autonomie und das Gefühl, dass ihre privaten Termine respektiert werden. Das steigert die Zufriedenheit und die Verbindlichkeit enorm.

Wie stelle ich sicher, dass mein Dienstplan gesetzeskonform ist?

Ganz klar: Die Einhaltung der Arbeitsgesetze, allen voran das Arbeitszeitgesetz (ArG), ist keine Option, sondern Pflicht. Verstösse können schnell richtig teuer werden und zu Ärger mit den Behörden führen.

Behalte immer diese Punkte im Auge:

• Höchstarbeitszeiten: Die maximalen Arbeitsstunden pro Woche dürfen nicht überschritten werden.
• Ruhezeiten: Zwischen zwei Einsätzen muss die gesetzliche Mindestruhezeit liegen.
• Pausenregelungen: Pausen müssen korrekt eingeplant und auch dokumentiert werden.
• Nacht- und Sonntagsarbeit: Hier gelten besondere Vorschriften und Zuschläge, die du kennen musst.

Eine moderne Workforce-Management-Software ist hier dein bester Freund. Sie ist wie ein eingebauter Wachhund, der dich automatisch warnt, wenn du bei der Planung gegen eine Regel verstösst. Das System verhindert von vornherein, dass du jemanden in eine Schicht planst, die zum Beispiel die Ruhezeit verletzen würde.

Wie viel Pufferpersonal sollte ich für grosse Events einplanen?

Eine pauschale Zahl gibt es hier leider nicht, denn es kommt stark auf das Event an. Aber als Faustregel hat sich in meiner Erfahrung ein Puffer von 10–15 % bewährt. Bei einem Outdoor-Event mit unsicherer Wetterlage oder einem hochkarätigen VIP-Anlass würde ich eher grosszügiger planen.

Dieses Pufferpersonal muss aber nicht die ganze Zeit untätig herumstehen und Kosten verursachen. Eine clevere Strategie sind Abrufschichten. Ein Teil des Teams hält sich bereit und kann bei Bedarf kurzfristig aktiviert werden. So bleibst du maximal flexibel, ohne das Budget zu sprengen.

Wichtig ist nur, dass du das glasklar kommunizierst und die Bereitschaftszeit natürlich auch fair vergütest. Ein digitaler Dienstplan fürs Catering hilft dir dabei, solche speziellen Schichtmodelle übersichtlich zu managen und für alle transparent zu machen.

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