Durchschnitt Arbeitstage pro Monat verstehen und korrekt berechnen

Wie viele Tage arbeitest du eigentlich pro Monat? Wenn du in der Schweiz arbeitest, liegt die Antwort im Schnitt bei 21,75 Tagen. Diese Zahl ist weit mehr als nur eine Statistik – sie ist das Fundament für eine faire Lohnabrechnung, eine verlässliche Urlaubsplanung und letztlich eine reibungslose Personalorganisation in deinem Unternehmen.

Die Basis deiner Planung schnell erklärt

Vielleicht fragst du dich, wie man ausgerechnet auf diesen krummen Wert kommt. Das ist kein Zufall, sondern das Ergebnis einer einfachen, aber entscheidenden Berechnung, die jeder Personaler im Kopf hat. Die Formel dahinter schafft einen stabilen Mittelwert für das ganze Jahr, auch wenn die Monate mal länger oder kürzer ausfallen.

Die Logik ist ziemlich direkt: Du nimmst alle Tage eines Jahres und ziehst das ab, was von vornherein frei ist – die Wochenenden.

• Ausgangspunkt: Ein normales Jahr hat 365 Tage.
• Wochenenden abziehen: Jedes Jahr hat 52 Wochen, also 104 Wochenendtage (Samstage und Sonntage), an denen im klassischen 5-Tage-Modell nicht gearbeitet wird.
• Ergebnis: Ziehst du die Wochenenden ab, bleiben 261 potenzielle Arbeitstage übrig.

Teilst du diese 261 Tage nun durch die 12 Monate des Jahres, landest du genau bei den bekannten 21,75. Dieser Wert ist so etabliert, dass er in der Schweiz sogar vom Bundesamt für Statistik und von Gerichten als Berechnungsgrundlage genutzt wird. Wenn du dich tiefer mit den rechtlichen Grundlagen zur Lohnberechnung beschäftigst, wirst du schnell feststellen, wie fest diese Methode verankert ist.

Der Durchschnittswert von 21,75 Tagen pro Monat sorgt für Planbarkeit. Er dient als verlässliche Basis, um Tagessätze zu kalkulieren oder Personalressourcen zu steuern – ganz egal, ob der Februar mal wieder kurz ist oder der Mai besonders viele Arbeitstage hat.

Übersicht zur Berechnung der durchschnittlichen Arbeitstage

Die folgende Tabelle fasst die einzelnen Schritte noch einmal übersichtlich zusammen. Sie zeigt dir die grundlegenden Komponenten zur Ermittlung der durchschnittlichen monatlichen Arbeitstage in der Schweiz bei einer 5-Tage-Woche.

Mit diesem Grundwissen im Gepäck hast du jetzt ein klares Bild davon, wie dieser so wichtige Wert für die gesamte Personalplanung überhaupt zustande kommt.

Die Formel Schritt für Schritt aufgeschlüsselt

Wenn du die durchschnittlichen Arbeitstage pro Monat ermitteln willst, solltest du dich nicht nur mit dem Endergebnis zufriedengeben. Das wahre Verständnis – und damit die Fähigkeit, die Berechnung flexibel anzupassen – steckt in den einzelnen Bausteinen der Formel. Lass uns die Standardberechnung gemeinsam zerlegen, damit du sie für jede Situation selbst anwenden kannst.

Die grundlegende Formel sieht erstmal ganz einfach aus:

(Gesamttage pro Jahr - Wochenendtage - Feiertage) / 12 Monate

Jeder dieser Teile spielt aber eine wichtige Rolle für ein präzises Ergebnis. Sieh diese Berechnung als dein wichtigstes Werkzeug für eine faire Lohnabrechnung und eine verlässliche Personalplanung.

Die Komponenten der Berechnung

Alles startet mit der Gesamtzahl der Tage im Jahr. In einem normalen Jahr sind das 365 Tage. Davon ziehen wir als Erstes die Tage ab, an denen üblicherweise nicht gearbeitet wird.

Der grösste Block sind hier ganz klar die Wochenenden. Bei einer klassischen 5-Tage-Woche und 52 Wochen im Jahr ergibt das konstant 104 Wochenendtage (52 Wochen × 2 Tage). Diese Zahl ist die Basis für fast alle Standardberechnungen in der Schweiz. Arbeitet dein Team auch samstags, musst du diesen Wert natürlich anpassen und nur 52 Tage abziehen.

Diese Infografik zeigt dir den ersten, ganz grundlegenden Schritt, um die jährlichen Arbeitstage zu bestimmen.

Die Visualisierung macht deutlich, wie aus den reinen Kalendertagen die potenziellen Arbeitstage werden – und das noch bevor wir überhaupt einen einzigen Feiertag berücksichtigt haben.

Ein praktisches Rechenbeispiel

Spielen wir die Formel doch einfach mal mit den Zahlen für ein normales Jahr durch. Die Feiertage lassen wir bewusst erst einmal weg, um die grundlegende Mechanik zu verstehen.

1. Startwert: 365 Kalendertage
2. Wochenenden abziehen: 365 – 104 = 261 potenzielle Arbeitstage
3. Monatsdurchschnitt berechnen: 261 / 12 = 21,75 Arbeitstage pro Monat

Dieser Wert von 21,75 ist der schweizweit anerkannte Durchschnitt für eine 5-Tage-Woche. Er dient als absolut verlässlicher Richtwert für die Lohnbuchhaltung und die grobe Kapazitätsplanung.

Wichtig zu verstehen ist: Das ist ein Mittelwert. Er gleicht die unterschiedliche Länge der Monate elegant aus. Der Februar hat natürlich weniger Arbeitstage, der August oft mehr – im Jahresdurchschnitt ergibt sich aber dieser stabile Wert für deine Kalkulationen.

Um die Berechnung noch präziser zu machen, musst du im nächsten Schritt die kantonalen Feiertage abziehen. Diese variieren stark und haben einen direkten Einfluss auf die tatsächliche Anzahl der Arbeitstage. Wenn du diese Berechnungen in Tabellenkalkulationen durchführst, hilft dir unser Leitfaden zur Personalplanung mit Excel weiter, um typische Fehler zu vermeiden.

Wie Schaltjahre und Feiertage deine Berechnung verändern

Die einfache Formel liefert eine solide Basis, doch die Realität im Personalmanagement ist selten so geradlinig. Kein Jahr gleicht dem anderen, und zwei entscheidende Faktoren können die durchschnittlichen Arbeitstage pro Monat spürbar durcheinanderbringen: Schaltjahre und die kantonal höchst unterschiedlichen Feiertage in der Schweiz.

Wenn du diese Sonderfälle im Griff hast, machst du deine Personalplanung nicht nur genauer, sondern auch gerechter. Schauen wir uns also an, wie du diese Variablen sauber in deine Kalkulation einbeziehst.

Der Einfluss des Schaltjahres

Alle vier Jahre beschert uns der Kalender ein Schaltjahr mit 366 statt 365 Tagen. Dieser zusätzliche Tag, der 29. Februar, fällt statistisch gesehen meist auf einen Wochentag und wird damit zu einem potenziellen Arbeitstag. Auch wenn es nur ein einziger Tag mehr ist, verschiebt er den Jahresdurchschnitt spürbar.

Rechnen wir das einmal konkret durch. Wenn der 29. Februar auf einen Tag von Montag bis Freitag fällt, erhöht sich die Zahl der möglichen Arbeitstage im Jahr.

• Arbeitstage in einem normalen Jahr: 365 Tage – 104 Wochenendtage = 261 Arbeitstage
• Arbeitstage in einem Schaltjahr: 366 Tage – 104 Wochenendtage = 262 Arbeitstage

Dieser eine Tag hebt den monatlichen Durchschnittswert leicht an.

262 Arbeitstage / 12 Monate = 21,83 Arbeitstage pro Monat

Für eine grobe Langfristplanung mag dieser kleine Unterschied vernachlässigbar wirken. Sobald es aber um exakte Lohnabrechnungen oder die Berechnung von Tagessätzen geht, ist genau diese Präzision entscheidend.

Vergleich der Arbeitstage in Schaltjahren und Nicht-Schaltjahren

Diese Tabelle zeigt dir den Unterschied in der Berechnung der jährlichen und monatlichen Durchschnittsarbeitstage zwischen einem normalen Jahr und einem Schaltjahr.

Der Unterschied scheint minimal, kann sich aber über das Jahr und bei vielen Mitarbeitenden zu einer relevanten Grösse summieren.

Feiertage: die grosse Variable in der Schweiz

Die wohl grösste Hürde bei der exakten Berechnung der Arbeitstage in der Schweiz ist die komplexe Feiertagsregelung. Nur eine Handvoll Feiertage gelten landesweit. Die meisten sind kantonal oder sogar nur regional gültig, was bedeutet, dass die Anzahl der freien Tage je nach Unternehmensstandort massiv schwankt.

Ein paar praktische Beispiele machen die enormen Unterschiede deutlich:

• Im Kanton Zürich hast du 9 gesetzliche Feiertage.
• Im Kanton Bern sind es je nach Region 9 bis 10 Feiertage.
• Der Kanton Tessin kommt auf ganze 15 gesetzliche Feiertage.

Diese Differenz von bis zu sechs Arbeitstagen hat einen direkten Einfluss auf deine Jahresplanung. Du musst also immer die spezifischen Feiertage des Kantons berücksichtigen, in dem deine Mitarbeitenden angestellt sind. Falls du tiefer in die jährliche Berechnung einsteigen willst, findest du in unserem Artikel über Arbeitstage pro Jahr weitere Details und Tabellen.

Für eine korrekte Berechnung ziehst du einfach die Anzahl der kantonalen Feiertage, die auf einen Werktag fallen, von der Gesamtzahl der Arbeitstage ab.

Beispielrechnung für Zürich (normales Jahr):

1. Potenzielle Arbeitstage: 261
2. Feiertage auf Werktagen (Annahme): 7 von 9 Feiertagen fallen auf einen Wochentag.
3. Tatsächliche Arbeitstage: 261 – 7 = 254
4. Durchschnitt pro Monat: 254 / 12 = 21,17 Arbeitstage

Du siehst sofort, wie stark die regionalen Regelungen den Durchschnitt nach unten korrigieren. Eine genaue Kenntnis der lokalen Gegebenheiten ist deshalb unerlässlich für eine fehlerfreie Personal- und Lohnverwaltung.

Warum diese Zahl für dein Unternehmen so wichtig ist

Die durchschnittliche Anzahl der Arbeitstage pro Monat ist weit mehr als nur eine statistische Kennzahl. Stell sie dir nicht als trockene Theorie vor, sondern als ein zentrales Steuerungsinstrument, das dir hilft, dein Unternehmen auf Kurs zu halten. Ob du ein kleines Team oder eine grosse Belegschaft managst – diese Zahl beeinflusst direkt deine Planung und Rentabilität.

Sie ist die Grundlage für eine realistische und vorausschauende Planung in drei Kernbereichen deines Betriebs:

• Personaleinsatzplanung: Du kannst den Personalbedarf präzise kalkulieren.
• Zeiterfassung: Die Abrechnung von Tagessätzen und Überstunden wird fehlerfrei.
• Lohnvorbereitung: Du schaffst eine faire und nachvollziehbare Basis für alle Gehälter.

Ohne einen verlässlichen Durchschnittswert planst du im Grunde genommen im Blindflug. Du riskierst, entweder zu viele Mitarbeitende einzuplanen, was unnötige Kosten verursacht, oder zu wenige, was zu Überlastung, schlechter Servicequalität und unzufriedenen Kunden führt.

Präzise Planung für mehr Rentabilität

Die durchschnittlichen Arbeitstage pro Monat sind der Schlüssel zu einer rentablen Projekt- und Ressourcenplanung. Jeder einzelne Tag, den du bei der Kalkulation danebenliegst, wirkt sich direkt auf dein Budget und deine Gewinnmargen aus.

Stell dir vor, du betreibst eine Event-Logistikfirma und planst den Personalbedarf für einen grossen Messeaufbau im nächsten Quartal. Du brauchst für drei Monate täglich 15 Crewmitglieder. Wenn du mit einem zu hohen Durchschnitt rechnest, budgetierst du zu wenig Personal für Monate mit vielen Feiertagen und musst kurzfristig teure Freelancer buchen. Umgekehrt führt ein zu niedrig angesetzter Wert zu Leerlauf und unnötigen Lohnkosten.

Eine präzise Kalkulation auf Basis der korrekten Arbeitstage ist kein administratives Detail, sondern eine direkte Stellschraube für den Projekterfolg. Sie entscheidet darüber, ob ein Auftrag rentabel ist oder nicht.

Personalressourcen intelligent steuern

Die Kenntnis der genauen Arbeitstage erlaubt es dir, die Kapazitäten deines Teams optimal auszuschöpfen. Du siehst auf einen Blick, wie viele Personentage dir in einem Monat wirklich zur Verfügung stehen, und kannst Aufgaben, Projekte und auch Urlaubszeiten realistisch verteilen.

Dieser vorausschauende Ansatz minimiert Engpässe und sorgt für eine gleichmässige Auslastung. Die Arbeitsbelastung verteilt sich fair auf das Team, was die Mitarbeiterzufriedenheit spürbar verbessert. Eine interessante Entwicklung in diesem Kontext: Die Arbeitszeit in der Schweiz sinkt tendenziell. Zwischen 2018 und 2023 fiel die wöchentliche Arbeitszeit bei Vollzeitstellen um 46 Minuten. Erfahre mehr über die Trends bei den Arbeitsstunden in der Schweiz, um zu verstehen, wie sich dies langfristig auf deine Kapazitätsplanung auswirkt.

Diese Entwicklung zeigt, wie entscheidend eine exakte Berechnungsgrundlage ist, um die verfügbare Arbeitsleistung richtig einzuschätzen. Systeme, die diese Berechnungen automatisieren, sind daher keine Bequemlichkeit mehr, sondern eine Notwendigkeit. Sie helfen, administrative Fehler zu vermeiden und die Planung an die sich wandelnde Arbeitswelt anzupassen.

Wie Software Fehler vermeidet und Zeit spart

Die durchschnittlichen Arbeitstage pro Monat von Hand zu berechnen, ist nicht nur mühsam – es ist eine der grössten Fehlerquellen in der Personalplanung. Ein kleiner Zahlendreher in der Excel-Tabelle, ein übersehener kantonaler Feiertag, und schon gerät die gesamte Kapazitätsplanung oder die Lohnabrechnung ins Wanken. Das Ganze wird exponentiell komplizierter, sobald du ein flexibles Team mit unterschiedlichen Pensen und Arbeitszeiten steuerst.

Genau hier kommen moderne Softwaresysteme für das Workforce-Management ins Spiel. Sie sind darauf ausgelegt, dir diese Last abzunehmen, indem sie komplexe Berechnungen automatisieren und menschliche Fehlerquellen praktisch ausschliessen.

Du kannst dir so ein System wie das zentrale Gehirn der Personalplanung vorstellen. Du hinterlegst einmal alle relevanten Stammdaten, und die Software erledigt den Rest zuverlässig.

• Zentrale Datenpflege: Alle kantonalen Feiertage, betrieblichen Regeln und individuellen Vertragsdetails werden an einem einzigen Ort gespeichert.
• Automatische Anwendung: Bei jeder neuen Planung greift das System automatisch auf diese Daten zu und wendet sie korrekt an.
• Konsistente Ergebnisse: Jede Berechnung folgt derselben Logik. Das sorgt für nachvollziehbare und absolut einheitliche Resultate.

Diese Automatisierung schafft ein solides, verlässliches Fundament für all deine operativen Abläufe.

Vom Durchschnittswert zur präzisen Planung

Ein gutes System nutzt den berechneten Durchschnittswert als Ausgangspunkt, um die real verfügbaren Kapazitäten deines Teams zu ermitteln. Darauf aufbauend hilft es dir, punktgenaue Dienstpläne zu erstellen und die Lohnvorbereitung zu meistern. Die Software weiss exakt, wie viele Arbeitstage ein bestimmter Monat hat, und passt die Planung dynamisch an.

Stell dir eine Restaurantmanagerin vor, die den Personalbedarf für den kommenden August plant. Anstatt mühsam Kalendertage zu zählen und Feiertage abzugleichen, gibt sie ihren Bedarf pro Tag einfach in die Software ein.

Das System berechnet für jeden Mitarbeitenden automatisch die korrekte Anzahl an Arbeitstagen. Dabei berücksichtigt es das jeweilige Teilzeitpensum, bereits eingetragene Urlaube und die kantonalen Feiertage. Mit nur wenigen Klicks entsteht so ein optimierter Dienstplan, der weder zu Personalengpässen noch zu teurem Leerlauf führt.

Diese Art der intelligenten Planung spart nicht nur wertvolle administrative Zeit, sondern sichert auch die Rentabilität des Betriebs. Und die Lohnabrechnung am Monatsende? Die wird zum Kinderspiel, weil alle geleisteten Stunden, Abwesenheiten und Zuschläge bereits korrekt erfasst sind.

Digitale Helfer wie diese sind heute kein Luxus mehr, sondern ein entscheidender Faktor für eine effiziente und fehlerfreie Personalsteuerung. Sie geben dir die Sicherheit, dass deine Planung immer auf den richtigen Zahlen basiert. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie eine moderne Einsatzplanungssoftware deine Prozesse absichern kann, findest du hier weitere Informationen.

Häufig gestellte Fragen zur Berechnung der Arbeitstage

Die Berechnung der durchschnittlichen Arbeitstage pro Monat ist auf den ersten Blick simpel, wirft in der Praxis aber oft Fragen auf. Wir klären hier die häufigsten Stolpersteine, damit du im Umgang mit der Formel und den Prozessen in deinem Betrieb absolute Sicherheit gewinnst.

Welcher Wert ist nun der richtige: 21,67 oder 21,75 Arbeitstage pro Monat?

Du bist bestimmt schon über beide Zahlen gestolpert und hast dich gefragt, welche davon stimmt. Die kurze Antwort: Beide können richtig sein – es kommt auf die Berechnungsmethode an.

• Der Wert 21,75 ergibt sich aus der Formel (365 Tage – 104 Wochenendtage) / 12 Monate. Diese Methode wird häufig von Schweizer Gerichten und dem Bundesamt für Statistik bevorzugt.
• Der Wert 21,67 entsteht, wenn man vereinfacht von 52 Wochen pro Jahr ausgeht. Rechnet man 52 Wochen mal 5 Arbeitstage, kommt man auf 260 Arbeitstage, die dann durch 12 geteilt werden.

Für die Praxis in deinem Unternehmen zählt vor allem eines: Konsistenz. Entscheide dich intern für einen Standardwert und nutze diesen dann einheitlich für alle Berechnungen, von der Lohnbuchhaltung bis zur Personalplanung. Das schafft Klarheit und vermeidet Fehler.

Wie behandle ich Mitarbeitende in Teilzeit bei der Berechnung?

Bei Teilzeitkräften musst du die Formel natürlich an das individuelle Pensum anpassen. Du gehst nicht mehr von 5 Arbeitstagen pro Woche aus, sondern von den vertraglich vereinbarten Tagen.

Stell dir einen Mitarbeiter vor, der an drei Tagen pro Woche arbeitet, also mit einem 60 %-Pensum. Du hast zwei einfache Wege, den Durchschnittswert für ihn zu ermitteln:

1. Direkte Berechnung: (52 Wochen × 3 Tage) / 12 Monate = 13 Arbeitstage pro Monat.
2. Prozentuale Anpassung: 21,75 (Vollzeit-Durchschnitt) × 0,6 = 13,05 Arbeitstage pro Monat.

Wie du siehst, führen beide Wege zu einem fast identischen Ergebnis. Eine moderne Software für die Einsatzplanung nimmt dir diese Rechnerei ab – sie passt die Werte automatisch an, basierend auf den hinterlegten Vertragsdaten jedes Mitarbeitenden.

Muss ich Feiertage für jeden Monat einzeln berücksichtigen?

Hier kommt es darauf an, worauf du schaust: auf das grosse Ganze oder den konkreten Moment. Der Wert "durchschnittliche Arbeitstage" ist genau das – ein Mittelwert über das ganze Jahr. Er dient als Richtgrösse für deine grobe Kapazitätsplanung oder die Lohnvorbereitung.

Wenn du aber den Dienstplan für den Mai oder den Dezember erstellst, musst du die Feiertage berücksichtigen, die tatsächlich in diesen Monat fallen. Ein guter digitaler Dienstplan zeigt dir deshalb immer die realen Arbeitstage für den ausgewählten Monat an und nicht nur den abstrakten Jahresdurchschnitt.

Der Durchschnittswert hilft dir bei der Jahresstrategie. Für die tagesaktuelle Einsatzplanung zählst du die tatsächlichen Tage des jeweiligen Monats.

Was passiert, wenn ein Feiertag auf ein Wochenende fällt?

Fällt ein gesetzlicher Feiertag wie der 1. August auf einen Samstag oder Sonntag, gibt es in den meisten Schweizer Kantonen keinen Anspruch auf einen Ersatzruhetag. Für Arbeitnehmende mit einer klassischen Montag-bis-Freitag-Woche "verfällt" dieser Feiertag gewissermassen.

Für deine Berechnung bedeutet das: Du musst diesen Tag nicht extra von der Gesamtzahl der Arbeitstage abziehen. Er ist ja bereits als Wochenendtag erfasst und wird nicht doppelt gezählt. Du subtrahierst also immer nur die Feiertage, die tatsächlich auf einen regulären Arbeitstag fallen.

Mit der richtigen Software gehören manuelle Berechnungen und solche Unsicherheiten der Vergangenheit an. job.rocks automatisiert deine gesamte Personalplanung – von der Verfügbarkeitsabfrage bis zur Lohnabrechnung – und sorgt dafür, dass du immer auf Basis korrekter Daten planst. Erfahre hier mehr darüber, wie du deine Prozesse absichern und wertvolle Zeit sparen kannst: https://job.rocks.