Event Staffing Software für eine reibungslose Personalplanung

Event Staffing Software ist dein digitales Gehirn für die gesamte Personalplanung. Sie ist das zentrale Cockpit, das dir hilft, dein Team für jede Veranstaltung zu planen, zu steuern und zu informieren. Schluss mit unzähligen Excel-Listen, E-Mail-Ketten und dem ständigen Hinterhertelefonieren – alles, was du wissen musst, findest du auf einer einzigen Plattform.

Was Event Staffing Software wirklich für dich leistet

Stell dir vor, du organisierst ein grosses Musikfestival. Du brauchst hunderte Leute für die Security, die Einlasskontrolle, den Barbetrieb und die Technik. Früher hiess das: endlose Tabellen wälzen, panische Anrufe tätigen und in einer Flut von E-Mails ertrinken, nur um herauszufinden, wer wann kann und wer überhaupt die richtigen Fähigkeiten mitbringt.

Eine Event Staffing Software macht aus diesem Albtraum einen sauberen, steuerbaren Ablauf. Sie ist quasi der digitale Dirigent für dein gesamtes Event-Team. Statt mit passiven Listen zu hantieren, hast du ein aktives Werkzeug, das dich bei jeder Entscheidung intelligent unterstützt.

Vom Chaos zur Klarheit in der Personalplanung

Der entscheidende Unterschied zu manuellen Methoden? Automatisierung und Zentralisierung. Du legst nicht einfach nur eine digitale Personalakte an, sondern benutzt eine Plattform, die aktiv mitdenkt und für dich arbeitet.

• Eine zentrale Datenbank: Alle Mitarbeiterprofile sind an einem Ort gebündelt – inklusive Kontaktdaten, Verträgen und wichtigen Qualifikationen wie „Ersthelfer-Zertifikat“ oder „Fliessend Französisch“.
• Automatisierte Kommunikation: Du verschickst Jobangebote mit einem Klick gezielt an die passenden Leute. Zusagen und Absagen landen automatisch im System, ohne dass du jede Antwort manuell eintragen musst.
• Glasklare Planung: Jeder im Team sieht seine gebuchten Schichten direkt in einer mobilen App. Alle Infos wie Einsatzort, Ansprechpartner oder spezifische Aufgaben sind sofort griffbereit.

Einer der grössten Vorteile ist die massive Fehlerreduktion. Die Software verhindert Doppelbuchungen oder dass du versehentlich jemanden ohne die nötige Qualifikation einplanst – Pannen, die bei der manuellen Planung an der Tagesordnung sind.

Schon auf den ersten Blick wird klar, wie eine saubere Struktur dabei hilft, Lücken im Plan sofort zu erkennen und Personal effizient zuzuweisen.

Mehr als nur ein digitaler Kalender

Eine spezialisierte Software ist weit mehr als eine aufgebohrte Excel-Tabelle. Sie wird zu deinem strategischen Partner, der dir hilft, deine Leute optimal einzusetzen. Du kannst zum Beispiel mit wenigen Klicks herausfinden, welche Barkeeper bereits Erfahrung mit Grossevents haben und an den Festivaltagen noch verfügbar sind.

Am Ende sparst du nicht nur unglaublich viel Zeit bei der Administration, sondern auch Nerven und bares Geld. Falsch besetzte Positionen oder Lücken im Personalplan gehören damit der Vergangenheit an. Tiefergehende Informationen zu den Vorteilen findest du auch in unserem Leitfaden über Einsatzplanungssoftware für Schweizer KMU. So stellst du sicher, dass dein Event nicht nur gut geplant ist, sondern auch absolut reibungslos über die Bühne geht – weil immer die richtige Person zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.

Die zentralen Funktionen im Praxistest

Gute Event-Staffing-Software ist weit mehr als eine digitale Namensliste. Sie ist das Nervenzentrum deiner Personalplanung, das aktiv mitdenkt. Schauen wir uns mal an, welche Funktionen wirklich den Unterschied machen und deinen Arbeitsalltag auf den Kopf stellen.

Stell dir das klassische Horrorszenario vor: Es ist Freitagnachmittag, und der wichtigste Teamleiter für das grosse Catering-Event am Samstag meldet sich krank. Statt jetzt in Hektik zu verfallen und Dutzende von Leuten abzutelefonieren, atmest du tief durch und öffnest deine Software.

Genau hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Die richtigen Werkzeuge machen aus einer potenziellen Krise eine lösbare Aufgabe.

Schichtplanung, die mitdenkt

Das Herzstück jeder guten Software ist eine intelligente Schichtplanung. Sie ist dein erster Schutzwall gegen die typischen Planungsfehler wie Doppelbuchungen oder jemanden versehentlich für zwei Events gleichzeitig einzuplanen.

Ein ganz konkretes Beispiel: Du planst dein Team für ein dreitägiges Festival. Die Software warnt dich sofort, wenn du jemanden für eine Spät- und eine darauffolgende Frühschicht einteilst und damit die gesetzlichen Ruhezeiten verletzt. Statt dich ins Fettnäpfchen treten zu lassen, schlägt das System dir direkt verfügbare Alternativen vor. Das erspart dir rechtliche Scherereien und sorgt für ausgeschlafenes, motiviertes Personal.

Qualifikationsfilter für die perfekte Besetzung

Jetzt kommen wir zurück zu deinem kranken Teamleiter. Um ihn gleichwertig zu ersetzen, brauchst du mehr als nur eine Liste mit verfügbaren Leuten. Hier kommt der Qualifikationsfilter ins Spiel. In deiner Software hast du für jeden Mitarbeitenden die Fähigkeiten hinterlegt.

Du filterst also nicht nur nach „verfügbar“, sondern nach ganz konkreten Kriterien wie „Führungserfahrung“, „Hygieneschulung Stufe 2“ et „Führerschein Klasse B“.

Innerhalb von Sekunden spuckt dir das System eine kurze Liste mit drei perfekt passenden Kandidaten aus. Mit einem Klick geht das Jobangebot raus – direkt auf deren Smartphones. Der Erste, der zusagt, wird automatisch in den Schichtplan eingetragen. Problem gelöst.

Eine durchdachte Event Staffing Software wandelt unvorhersehbare Krisen in beherrschbare Aufgaben um. Du reagierst nicht mehr nur, sondern agierst vorausschauend und datengestützt.

Dieser Übergang von manuellen Excel-Listen zu einem sauberen, softwaregestützten Ablauf ist entscheidend. Die Software wird zum Dirigenten, der aus vielen Einzelinformationen einen fehlerfreien Einsatzplan erstellt.

Mobile App und Verfügbarkeitsabfrage

Dein Team ist nicht im Büro, es ist auf der Achse. Eine mobile App ist daher keine nette Spielerei, sondern absolut notwendig. Darüber pflegen deine Leute ihre Verfügbarkeiten selbst – in Echtzeit. Statt mühsamer E-Mail-Ketten tragen sie ihre freien Tage einfach direkt in ihren App-Kalender ein.

Wenn du also das Sicherheitsteam für einen Marathon zusammenstellst, fischst du nicht mehr im Trüben. Du siehst auf einen Blick, wer an diesem Wochenende arbeiten kann und will. Dieser simple Schritt spart dir und deinem Team unzählige Stunden an unnötiger Kommunikation.

Digitale Zeiterfassung für faire Abrechnung

Nach dem Event beginnt der Papierkram – oder eben nicht. Eine digitale Zeiterfassung per App macht Schluss mit unleserlichen Stundenzetteln und endlosen Diskussionen über Pausenzeiten.

• Check-in per GPS: Die Crew stempelt sich direkt am Einsatzort über ihr Smartphone ein und aus. Das schafft Klarheit für alle.
• Automatische Berechnung: Das System erfasst die exakten Arbeits- und Pausenzeiten. Zuschläge für Nacht- oder Feiertagsarbeit? Werden automatisch und fehlerfrei berechnet.
• Transparente Lohnabrechnung: Die geprüften Daten fliessen direkt in die Lohnbuchhaltung. Das minimiert Fehler und beschleunigt den gesamten Ablauf erheblich.

Diese Tabelle zeigt den direkten Vergleich zwischen der traditionellen, manuellen Personalplanung und der Nutzung einer spezialisierten Event Staffing Software für typische Aufgaben.

Vergleich der Kernfunktionen Manuell vs. Software

Der Unterschied ist mehr als nur eine Steigerung der Produktivität; es ist ein fundamental anderer, professionellerer Ansatz.

Der Trend zur Digitalisierung ist in der Eventbranche nicht mehr aufzuhalten. Der Markt für Event-Management-Software wächst auch in der Schweiz stark. Laut aktuellen Zahlen nutzen bereits rund 85 % der Planer solche Softwarelösungen. Davon setzen zwischen 50 % und 70 % auch auf KI-gestützte Werkzeuge, um ihre Planung zu verbessern. Der grösste Hebel: Diese Technologien sparen im Schnitt rund 200 Arbeitsstunden pro Jahr – ein entscheidender Faktor angesichts des Fachkräftemangels. Mehr dazu findest du in den aktuellen Statistiken im Event-Marketing.

Zusammengefasst sind es genau diese Kernfunktionen, die den Unterschied machen. Sie verwandeln die Personalplanung von einer reaktiven Feuerwehraktion in eine proaktive, strategische Disziplin.

DSGVO und Schweizer Arbeitsrecht sicher meistern

Personaldaten sind ein heisses Eisen. Sobald du Daten von Mitarbeitenden verwaltest – egal ob Freelancer oder Festangestellte – betrittst du ein rechtliches Minenfeld. Eine professionelle Event Staffing Software ist hier weit mehr als nur ein praktisches Planungswerkzeug; sie ist dein Schutzschild gegen teure rechtliche Konsequenzen.

In der Schweiz spielen gleich zwei Gesetze eine Rolle: das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Letztere greift, sobald du Personendaten von EU-Bürgern verarbeitest – was bei internationalen Events fast immer der Fall ist. Beide Gesetze stellen strenge Anforderungen an die Speicherung, Verarbeitung und den Schutz von Personendaten.

Datensicherheit im Personalpool – Schluss mit dem Excel-Chaos

Stell dir ein typisches Szenario vor: Dein Personalpool umfasst 50 Freelancer. Für die Einsatzplanung und die Lohnabrechnung sammelst du höchst sensible Informationen wie AHV-Nummern, Bankverbindungen, Ausweiskopien und Verträge.

Ohne die richtige Software landen diese Daten oft ungeschützt in Excel-Listen, die munter per E-Mail durch die Gegend geschickt werden. Aus Datenschutzsicht ist das ein absoluter Albtraum. Eine gute Software entschärft diese tickende Zeitbombe auf mehreren Ebenen:

• Zentrale, verschlüsselte Speicherung: Alle Dokumente liegen an einem einzigen, abgesicherten Ort, statt auf unzähligen lokalen Rechnern und in Posteingängen zu verweilen.
• Geregelte Zugriffsrechte: Du steuerst ganz genau, wer was sehen darf. Ein Projektleiter muss die Qualifikationen eines Mitarbeiters kennen, aber ganz sicher nicht seine Bankdaten.
• Lückenlose Protokollierung: Jeder Zugriff auf sensible Daten wird aufgezeichnet. So kannst du jederzeit nachweisen, wer wann welche Information eingesehen hat.

Eine Datenschutzverletzung ist längst kein Kavaliersdelikt mehr. Die Bussgelder können empfindlich hoch ausfallen und deinem Ruf nachhaltig schaden. Eine Software hilft dir, diese Risiken proaktiv zu managen, anstatt nur zu reagieren.

Arbeitszeiterfassung, die vor dem Gesetz standhält

Ein weiterer Knackpunkt ist die korrekte Erfassung der Arbeitszeiten. Das Schweizer Arbeitsgesetz (ArG) verlangt eine lückenlose Dokumentation – inklusive aller Pausen und Ruhezeiten. Manuelle Stundenzettel auf Papier sind nicht nur fehleranfällig, sondern oft auch rechtlich angreifbar.

Eine Event Staffing Software mit integrierter digitaler Zeiterfassung per App schafft hier endlich Rechtssicherheit. Die Mitarbeitenden stempeln sich direkt am Einsatzort ein und aus, Pausen werden exakt erfasst, und das System prüft im Hintergrund automatisch, ob die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Das schützt nicht nur dich als Arbeitgeber, sondern sorgt auch für eine faire und transparente Abrechnung, was dein Team zu schätzen wissen wird.

Um eine rechtskonforme Planung zu gewährleisten, ist die Kenntnis der Gesetze unerlässlich. Einen guten Überblick über allgemeine arbeitsrechtliche Bestimmungen für den Dienstplan zu haben, kann hier als erste Orientierung dienen.

Die richtigen Fragen an den Softwareanbieter

Bevor du dich für eine Lösung entscheidest, musst du sicherstellen, dass sie die rechtlichen Anforderungen wirklich erfüllt. Bohre beim Anbieter mit den folgenden Fragen nach:

1. Wo werden die Daten gehostet? Für Schweizer Unternehmen ist ein Serverstandort in der Schweiz oder zumindest in der EU ein massiver Vorteil und oft ein K.O.-Kriterium.
2. Wie detailliert ist das Berechtigungskonzept? Kannst du fein granular steuern, welche Nutzerrollen welche Daten sehen und bearbeiten dürfen? Je genauer, desto besser.
3. Werden Daten an Dritte weitergegeben? Frag nach, ob und welche Subunternehmer (z. B. für das Server-Hosting) im Spiel sind und ob diese ebenfalls DSGVO-konform arbeiten.

Diese Fragen helfen dir, die Spreu vom Weizen zu trennen und eine fundierte Entscheidung zu treffen. Weitere wertvolle Anhaltspunkte findest du auch in unserem umfassenden Personaleinsatzplanung Software Vergleich für Schweizer KMU.

Wie die Software den ROI deiner Events steigert

Eine Investition in Software muss sich lohnen. Klar. Aber wie misst du den Erfolg von Event-Staffing-Software in barer Münze? Der Return on Investment (ROI) ist weit mehr als nur ein bisschen Zeitersparnis – es geht um handfeste finanzielle Vorteile. Darum, Kosten zu senken, Einnahmen zu steigern und versteckte Geldfresser zu eliminieren.

Stellen wir uns das Ganze mal praktisch vor: eine mittelgrosse Eventagentur in Zürich. Sie schmeisst pro Jahr 20 grosse Events und jongliert dabei einen Pool von 100 Freelancern. Früher hat ein Projektleiter für jeden einzelnen Event rund 20 Stunden damit verbracht, alles manuell in Excel und per E-Mail zu koordinieren. Ein echter Albtraum.

Direkte Kostensenkung durch smarte Planung

Der offensichtlichste Gewinn liegt auf der Hand: weniger administrativer Aufwand. Mit einer guten Software schrumpft die Planungszeit pro Event von 20 auf vielleicht 4 Stunden. Bei einem Stundensatz von 80 CHF für den Projektleiter sparst du dir direkt mal 1.280 CHF pro Event. Hochgerechnet aufs Jahr sind das satte 25.600 CHF.

Aber das ist nur die Spitze des Eisbergs. Schauen wir uns an, wo du noch direkt Geld sparst:

• Keine teuren Überstunden mehr: Die Software sorgt für eine faire, verbesserte Schichtverteilung. Statt in letzter Minute panisch teure Überstunden anzuordnen, weil jemand fehlt oder falsch eingeteilt wurde, besetzt du offene Schichten blitzschnell und kostengünstig aus deinem Pool.
• Weniger Planungsfehler: Eine Doppelbuchung oder jemand ohne die richtige Qualifikation am falschen Ort? Das kann richtig teuer werden, vor allem, wenn du kurzfristig Ersatz über eine externe Agentur buchen musst. Solche Pannen verhindert die Software von Anfang an.
• Blitzschnelle Besetzung: Jede unbesetzte Schicht bedeutet potenziell verlorenen Umsatz – denk nur an eine leere Bar. Mit der Software schickst du Jobangebote in Minuten an hunderte passende Leute und füllst Lücken fast in Echtzeit.

Eine gut durchdachte Event-Staffing-Software ist kein reines Verwaltungswerkzeug. Sie ist eine Investition, die sich durch die Vermeidung teurer Fehler und das Streichen unproduktiver Arbeitszeit sofort bezahlt macht.

Indirekte Gewinne durch höhere Qualität

Neben den direkten Einsparungen gibt es noch die finanziellen Vorteile, die man erst auf den zweiten Blick sieht. Ein top informiertes und passend eingesetztes Team arbeitet einfach besser. Wenn jeder Mitarbeiter über die mobile App genau weiss, was zu tun ist und wer der Ansprechpartner ist, steigt die Servicequalität spürbar.

Zufriedenere Gäste und glücklichere Kunden führen direkt zu mehr Folgeaufträgen und positiven Weiterempfehlungen. Dieser Effekt ist zwar schwerer in Zahlen zu fassen, hat aber langfristig den grössten Hebel auf deinen Umsatz. Ein perfekt organisiertes Team ist dein bestes Marketinginstrument.

Die verborgenen Kosten der manuellen Planung

Was kostet es dich wirklich, an Excel-Listen und E-Mail-Verteilern festzuhalten? Neben der offensichtlichen Zeitverschwendung lauern da noch ganz andere Kostenfresser:

• Demotivierte Teams: Ständige Anrufe wegen Verfügbarkeiten und unklare Infos frustrieren deine Leute. Die Folge? Eine hohe Fluktuation im Personalpool, und die ist teuer.
• Begrenzte Skalierbarkeit: Mit manuellen Methoden kommst du schnell an deine Grenzen. Mehr Events zu stemmen, wird fast unmöglich, ohne gleich zusätzliches Personal für die Verwaltung einzustellen.
• Fehlende Datenbasis: Wer sind deine zuverlässigsten Leute? Wer bekommt das beste Feedback? Ohne Software fehlen dir diese Daten für kluge, strategische Entscheidungen.

Die Schweizer Eventbranche ist im Wandel, und digitale Werkzeuge spielen dabei die Hauptrolle. Während die Eventbudgets steigen, setzen bereits 85 % der Planer auf digitale Lösungen, um den Aufwand zu reduzieren. Studien zeigen, dass 50–61 % der Marketer durch digital unterstützte Events höhere Umsätze erzielen. Gerade in einem Hochlohnland wie der Schweiz wird eine Event Staffing Software zum entscheidenden Hebel für die Wettbewerbsfähigkeit. Mehr Einblicke zu digitalen Lösungen in der Schweizer Dienstleistungsbranche findest du auf statista.com.

Am Ende ist die Rechnung ganz einfach: Wenn du die monatlichen Lizenzkosten der Software gegen die massiven direkten und indirekten Kosten der manuellen Planung stellst, wird schnell klar, dass du es dir eigentlich nicht leisten kannst, auf diese Unterstützung zu verzichten.

Die passende Software für dich auswählen

Der Markt für Event-Staffing-Software ist riesig und, ehrlich gesagt, ziemlich unübersichtlich. Wie also findest du die eine Lösung, die wirklich zu deiner Agentur, deinem Restaurant oder deinem Sicherheitsdienst passt? Hier geht es um viel mehr als nur einen schnöden Funktionsvergleich. Eine Software muss sich in deinen Arbeitsalltag einfügen wie ein gutes Werkzeug und mit deinem Unternehmen wachsen können.

Um dir die Entscheidung leichter zu machen, haben wir eine Checkliste zusammengestellt. Sie hilft dir, die verschiedenen Anbieter systematisch zu durchleuchten und die wirklich wichtigen Fragen zu stellen.

Die ultimative Checkliste für deine Softwareauswahl

Nimm diese Punkte als deinen persönlichen Leitfaden für jedes Verkaufsgespräch. Sie decken alles ab – von der grundlegenden Bedienbarkeit bis hin zu den gefürchteten versteckten Kosten.

1. Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz im Team

• Ist die mobile App wirklich intuitiv? Das ist ein K.O.-Kriterium. Frag nach einem Testzugang für dich und zwei deiner Mitarbeitenden. Wenn dein Team die App nicht mag oder kompliziert findet, wirst du sie niemals erfolgreich einführen.
• Wie schnell ist der Einstieg? Gibt es knackige Anleitungen oder kurze Video-Tutorials? Eine umständliche Einführung kostet dich und dein Team nur wertvolle Zeit und Nerven.

2. Skalierbarkeit und Flexibilität

• Was passiert, wenn mein Personalpool wächst? Frag ganz direkt: «Gibt es versteckte Kosten, wenn ich die Grenze von 100 Mitarbeitenden überschreite?» Lass dir das nicht nur mündlich zusichern.
• Kann die Software an meine Prozesse angepasst werden? Kläre ab, ob du eigene Felder für spezielle Qualifikationen oder besondere Vertragsarten anlegen kannst. Ein Werkzeug, das dich in ein starres Korsett zwingt, wird schnell zum Klotz am Bein.

Der wahre Test für eine gute Software zeigt sich immer erst in Stresssituationen. Frag den Anbieter knallhart: «Wie genau hilft mir euer Support, wenn ich am Samstagabend mitten in einem Event ein technisches Problem habe?» Eine schnelle, kompetente Antwort ist hier Gold wert. Alles andere ist ein Warnsignal.

3. Branchenspezifische Funktionen

• Für Gastronomie & Hospitality: Gibt es Features zur Verwaltung von Service-Rankings oder zum Hinterlegen von Zertifikaten wie Hygieneschulungen?
• Für Sicherheitsdienste: Ist es möglich, Lizenzen (z. B. für Waffenträger) zu hinterlegen und deren Ablaufdaten automatisch zu überwachen? Das ist kein Nice-to-have, sondern eine Notwendigkeit.
• Für Promotion-Agenturen: Kannst du Kunden separate Logins einrichten, damit sie die Profile der vorgeschlagenen Promoter selbst einsehen können? Das spart E-Mail-Ping-Pong und wirkt professionell.

Gerade Betreiber von Event Locations haben oft sehr spezifische Anforderungen an ihre Personalplanung. Mehr dazu findest du in unserem Artikel über die Personaleinsatzplanung speziell für Event Locations.

4. Kundenservice und Support

• Welche Support-Kanäle gibt es? Existiert nur ein anonymes E-Mail-Ticket-System oder auch eine Telefon-Hotline für Notfälle, die ihren Namen verdient?
• Wie schnell ist die garantierte Reaktionszeit? Lass dir das schriftlich geben, am besten in einem klaren Service-Level-Agreement (SLA). Versprechen sind gut, Garantien sind besser.

Gerade in der Schweiz treibt der Personalmangel die Digitalisierung in der Eventbranche massiv voran. Der richtige Einsatz von Event-Staffing-Software hilft, diesen Druck abzufedern. Durch saubere Abläufe sind bei der Personalbeschaffung Kostenersparnisse von bis zu 34 % drin. Das entlastet HR-Teams enorm, die in 62 % der Fälle sowieso schon mehr Stellen besetzen müssen als je zuvor. Zusätzliche Einblicke dazu liefert der Adecco Group Job Index zu den Auswirkungen des Personalmangels auf dem Schweizer Arbeitsmarkt.

Mit dieser strukturierten Herangehensweise stellst du sicher, dass du nicht nur eine Software mit unzähligen Funktionen kaufst, sondern einen echten Partner an deine Seite holst, der dir dabei hilft, deine Events reibungsloser und am Ende auch profitabler zu machen.

Häufig gestellte Fragen zur Software

Du bist kurz davor, deine Personalplanung auf ein neues Level zu heben, hast aber noch ein paar Fragezeichen im Kopf? Kein Problem. Hier kommen die Antworten auf die brennendsten Fragen rund um Event-Staffing-Software – klar und ohne Fachchinesisch.

Für welche Eventgrössen lohnt sich eine solche Software?

Eine feste Regel gibt es nicht, aber die Praxis zeigt: Sobald du mehr als 15-20 Leute pro Event koordinierst oder regelmässig mehrere kleinere Anlässe parallel jonglierst, wird Excel zum Flaschenhals. Es geht dabei weniger um die reine Kopfzahl, sondern viel mehr um die Komplexität.

Musst du verschiedene Qualifikationen, feste Teams oder mehrere Locations gleichzeitig im Griff haben? Dann ist eine spezialisierte Software kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Stell dir ein Stadtfest mit drei Bühnen vor – ohne ein zentrales Werkzeug ist das Chaos vorprogrammiert und der Überblick schnell verloren.

Wie aufwendig ist die Schulung für meine Mitarbeiter?

Die Sorge ist absolut verständlich, aber meistens unbegründet. Moderne Software-Lösungen sind darauf ausgelegt, so einfach und intuitiv wie möglich zu sein. Die mobilen Apps fühlen sich oft genauso an wie die Apps, die dein Team privat ohnehin jeden Tag benutzt.

Die meisten Anbieter liefern kurze Video-Tutorials oder knackige Anleitungen mit. Ein Tipp aus der Praxis: Hol dir von Anfang an ein oder zwei technikaffine Leute aus deinem Team mit ins Boot. Sie können später als interne Champions agieren und ihren Kollegen bei den ersten Klicks helfen. Die Akzeptanz ist meistens riesig, denn die App macht ja allen das Leben leichter: Schichten easy annehmen, Verfügbarkeiten eintragen und alle Infos direkt auf dem Handy haben.

Was kostet eine Event Staffing Software?

Die Preismodelle können auf den ersten Blick unübersichtlich wirken, basieren aber meist auf denselben Faktoren. Wenn du die kennst, kannst du Angebote viel besser vergleichen.

• Pro-Kopf-Modell: Du zahlst einen monatlichen Betrag für jedes aktive Mitarbeiterprofil. Das ist ideal, wenn dein Personalpool stark schwankt. Rechne hier mit Preisen zwischen 3 und 10 CHF pro Kopf und Monat.
• Paket-Modelle: Hier kaufst du ein Kontingent für eine bestimmte Anzahl an Mitarbeitenden (z. B. bis 50 oder bis 200). Das gibt dir Planungssicherheit und ist oft günstiger, wenn du eine relativ stabile Teamgrösse hast.
• Event-basierte Abrechnung: Dieses Modell ist seltener, kann aber für manche Agenturen interessant sein. Hier zahlst du pro geplantem Event.

Ganz wichtig: Achte auf mögliche Zusatzkosten! Frag gezielt nach Gebühren für die Ersteinrichtung, den Support oder für spezielle Module wie eine erweiterte Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung. So schützt du dich vor unliebsamen Überraschungen auf der Rechnung.

Bist du bereit, deine Personalplanung endlich stressfrei zu gestalten und dabei noch Zeit und Geld zu sparen? job.rocks ist die intuitive Plattform, die exakt auf die Bedürfnisse der Eventbranche zugeschnitten ist.

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