Dienstplan Eventgastronomie: So erstellst du effiziente Schichtpläne und senkst Kosten

Ein gut durchdachter Dienstplan in der Eventgastronomie ist weit mehr als nur eine Liste mit Namen und Zeiten. Er ist das strategische Rückgrat, das über einen reibungslosen Ablauf entscheidet. Im Kern sorgt er dafür, dass du die richtigen Leute mit den passenden Fähigkeiten genau dann am Start hast, wenn du sie am dringendsten brauchst.

Warum dein Dienstplan über Erfolg oder Chaos entscheidet

Stell dir ein grosses Sommerfestival vor. Tausende Gäste strömen gleichzeitig zu den Essens- und Getränkeständen. Ohne einen präzisen Dienstplan für die Eventgastronomie bricht hier schnell pures Chaos aus. Lange Schlangen verärgern die Besucher, das Personal ist völlig überfordert und die Einnahmen brechen ein. Ein smarter Plan verhindert genau das.

Es geht nicht bloss darum, irgendwelche Schichten zu füllen. Es geht darum, vorausschauend zu agieren. Du musst die Spitzenzeiten kennen und sicherstellen, dass dann genug erfahrene Barkeeper hinter der Theke stehen, während in ruhigeren Phasen vielleicht eine kleinere Crew ausreicht.

Ein reaktionsfähiger Dienstplan ist dein wichtigstes Werkzeug, um auf die unvorhersehbare Dynamik von Events vorbereitet zu sein. Er verwandelt potenzielle Probleme in kontrollierbare Aufgaben.

Die typischen Stolpersteine im Event-Alltag

In der Eventgastronomie ist das Unerwartete die Norm. Deine Planung muss das widerspiegeln. Zu den grössten Herausforderungen, die jeder aus der Praxis kennt, gehören:

• Unvorhersehbare Gästezahlen: Das Wetter schlägt um, ein Act ist beliebter als gedacht – und plötzlich stehen doppelt so viele Menschen vor deinem Stand.
• Kurzfristige Änderungen: Der Zeitplan des Events verschiebt sich oder ein Künstler sagt ab. Dein Personalbedarf ändert sich auf der Stelle.
• Krankheitsbedingte Ausfälle: Ein wichtiger Mitarbeiter meldet sich kurz vor Schichtbeginn krank. Jetzt brauchst du schnell qualifizierten Ersatz.

Ein statischer Plan aus einer Excel-Tabelle kann hier einfach nicht mithalten. Du benötigst ein flexibles System, das es dir erlaubt, schnell zu reagieren, Personal umzudisponieren und Lücken zu schliessen – und zwar ohne dass die Servicequalität darunter leidet.

Mehr als nur zufriedene Gäste

Eine durchdachte Personalplanung hat Effekte, die weit über den reinen Service hinausgehen. Ein gut besetztes Team ist weniger gestresst, macht weniger Fehler und ist spürbar motivierter. Das merken nicht nur die Gäste, es wirkt sich auch direkt auf deinen Umsatz aus. Zufriedene Mitarbeiter bleiben dir zudem länger treu, was dir auf lange Sicht Rekrutierungskosten spart.

Gleichzeitig behältst du die Personalkosten fest im Griff. Die Eventgastronomie in der Schweiz ist ein wichtiger Wirtschaftsfaktor, und Studien zeigen, dass oft bis zu 20 % der Personaleinsatzzeiten flexibel geplant werden müssen, um auf Schwankungen reagieren zu können. Digitale Planungstools helfen dir dabei, den Bedarf präzise zu steuern und teure Über- oder Unterbesetzungen zu vermeiden. Mehr Einblicke zur Gastronomie in der Schweiz liefert Statista.

Letztlich ist dein Dienstplan das Fundament, auf dem der Erfolg deines Events ruht. Er sorgt für glückliche Gäste, ein motiviertes Team und eine gesunde Bilanz.

Das Fundament für deinen Dienstplan giessen

Bevor auch nur eine einzige Schicht im Kalender landet, brauchst du ein solides Fundament. Ein wirklich guter Dienstplan in der Eventgastronomie fällt nicht vom Himmel – er ist das Ergebnis klar definierter Anforderungen und verlässlicher Daten. Alles andere ist reines Bauchgefühl und endet meistens im Chaos.

Stell dir eine exklusive Hochzeit in einer Top-Location vor. Das Brautpaar erwartet Perfektion, keine Kompromisse. Deine Mission ist es, sicherzustellen, dass dein Team genau das liefert. Und das klappt nur, wenn du von Anfang an glasklar weisst, welche personellen Puzzleteile du zusammensetzen musst.

Welche Rollen brauchst du wirklich für dieses Event?

Als Allererstes: Definiere die Rollen, die für dieses eine Event gebraucht werden. Es geht nicht um allgemeine Jobtitel aus einer Liste, sondern um die konkreten Aufgaben vor Ort. Für die besagte Hochzeit könnte das so aussehen:

• 1x Einsatzleitung: Hält vor Ort alle Fäden in der Hand, ist der direkte Ansprechpartner für das Brautpaar und löscht kleine Feuer, bevor sie zu einem Brand werden.
• 4x Servicekräfte (gehobener Service): Kümmern sich um das Servieren der Gänge, das Nachschenken und die Betreuung der Tische – mit dem nötigen Fingerspitzengefühl.
• 2x Barkeeper (mit Cocktail-Erfahrung): Mixen die Drinks an der Hauptbar, inklusive der vorher abgesprochenen Signature-Cocktails. Hier braucht es mehr als nur Bier zapfen.
• 1x Logistiker/Runner: Der unsichtbare Held, der für Nachschub an den Bars sorgt, leere Gläser abräumt und der Küche den Rücken freihält.
• 1x Garderobenkraft: Begrüsst die Gäste mit einem Lächeln, nimmt die Mäntel entgegen und sorgt am Ende für einen reibungslosen Ablauf.

Diese Detailliebhaberei ist kein Selbstzweck. Sie hilft dir, den Personalbedarf messerscharf zu kalkulieren und keine entscheidende Funktion zu übersehen. Jedes Event tickt anders: Ein Festival braucht vielleicht zehn Barkeeper, dafür kaum gehobenen Service. Eine Firmen-Gala hingegen verlangt eventuell nach einem ausgebildeten Sommelier.

Qualifikationen: Wer kann was wirklich?

Stehen die Rollen, bekommt jede Position ein klares Anforderungsprofil. Das ist dein Schutzschild gegen spätere Enttäuschungen und teure Fehlbesetzungen, die nicht nur Geld kosten, sondern auch deinem Ruf schaden.

Für den Barkeeper der Hochzeit könnte das Profil so aussehen:

• Muss-Kriterien: Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Mixen klassischer Cocktails, souveräner Umgang mit anspruchsvollen Gästen, fliessend Deutsch.
• Soll-Kriterien: Hat schon auf Hochzeiten gearbeitet, kennt sich mit alkoholfreien Signature-Drinks aus, hat ein gepflegtes Auftreten.

Ein präzises Qualifikationsprofil ist dein bester Filter. Du bekommst nur noch Anfragen von Leuten, die den Job auch wirklich draufhaben. Das spart dir unfassbar viel Zeit bei der Auswahl.

Wie du Verfügbarkeiten abfragst, ohne den Verstand zu verlieren

Das manuelle Jonglieren von Verfügbarkeiten per E-Mail, WhatsApp-Gruppe oder Excel-Listen ist ein Albtraum. Wer hat geantwortet? Wer hat die Nachricht ignoriert? Das ist pures Chaosmanagement.

Moderne Tools nehmen dir diese Sisyphusarbeit ab. Du schickst Schichtanfragen gezielt nur an Mitarbeitende raus, die auf dein definiertes Qualifikationsprofil passen. Die bekommen eine Push-Nachricht aufs Handy, klicken auf "Zusagen" oder "Absagen", und fertig. Du siehst in Echtzeit, wer verfügbar ist, und besetzt offene Lücken im Handumdrehen. Der ganze Prozess wird für alle Seiten spürbar einfacher und transparenter.

Gesetzliche Spielregeln in der Schweiz: Was du wissen musst

Bei aller nötigen Flexibilität darfst du die rechtlichen Rahmenbedingungen nie aus den Augen verlieren. In der Schweiz ist das Arbeitsgesetz (ArG) nicht verhandelbar. Es gibt klare Vorschriften zu maximalen Arbeitszeiten und vor allem zu den zwingenden Ruhezeiten.

Gerade in der Eventbranche, wo die Einsätze oft abends oder am Wochenende stattfinden, ist das ein heisses Eisen. Du bist in der Pflicht sicherzustellen, dass dein Personal zwischen zwei Schichten genug Zeit zur Erholung hat. Eine gute Dienstplanungs-Software ist hier Gold wert: Sie warnt dich automatisch, wenn du Gefahr läufst, eine gesetzliche Regel zu verletzen. So schützt du dein Team vor Ausbeutung und dein Unternehmen vor saftigen Bussen.

Mit dieser sorgfältigen Vorbereitung schaffst du eine verlässliche Basis. Dein Dienstplan für die Eventgastronomie ist damit nicht nur leichter zu erstellen, sondern vor allem robust genug für die typischen Überraschungen, die die Branche so mit sich bringt.

Intelligente Schichtplanung in die Praxis umsetzen

Okay, die Vorbereitung ist abgeschlossen. Jetzt wird’s konkret: Du erstellst den Dienstplan. In diesem Moment verwandeln sich all die gesammelten Daten, Wünsche und Anforderungen in einen handfesten Plan, der dein Event trägt und gleichzeitig für gute Stimmung im Team sorgt.

Ein smarter Plan lebt von Daten. Wirf einen genauen Blick auf vergangene, vergleichbare Events. Wie viele Gäste waren wirklich da? Wann kochte die Stimmung – und damit der Betrieb – am höchsten? Wo hattest du zu viele oder zu wenige Leute eingeplant? Diese Erfahrungswerte sind Gold wert, denn sie helfen dir, den Personalbedarf für die nächste Veranstaltung viel präziser zu kalkulieren.

Mit Erfahrungswerten bedarfsgerecht planen

Stellen wir uns ein dreitägiges Street-Food-Festival am See vor. Du hast die Zahlen vom letzten Jahr parat:

• Freitagabend: Grosser Ansturm direkt nach Feierabend, besonders an den Getränkeständen.
• Samstagnachmittag: Familien und Touristen strömen herein, der Fokus liegt klar auf den Essensständen und der Glacé-Theke.
• Sonntag: Alles läuft entspannter aus, du brauchst deutlich weniger Personal.

Mit diesem Wissen planst du nicht einfach drei Tage lang dieselbe Mannschaft ein. Du gestaltest die Schichten dynamisch. Am Freitagabend braucht die Hauptbar vier Leute, am Samstagnachmittag reichen dort zwei. Dafür besetzt du den Crêpes-Stand doppelt. So investierst du dein Budget genau dort, wo es die grösste Wirkung entfaltet.

Das Team fair und transparent einteilen

Ein Dienstplan ist mehr als nur eine Excel-Tabelle; er ist ein soziales Gefüge. Eine faire Verteilung der Schichten ist das A und O für ein motiviertes Team. Niemand will ständig die unbeliebte Spätschicht am Samstagabend abbekommen.

Achte also auf eine ausgewogene Rotation. Versuche auch, die Wünsche deiner Mitarbeitenden zu berücksichtigen, wo immer es möglich ist. Hat jemand einen weiten Arbeitsweg und bevorzugt deshalb längere Schichten an weniger Tagen? Oder hast du Studierende im Team, die nur am Wochenende arbeiten können?

Transparenz ist hier dein stärkster Verbündeter. Kommuniziere offen, nach welchen Kriterien du den Plan erstellst. Wenn jeder im Team nachvollziehen kann, warum der Plan so aussieht, wie er aussieht, steigt die Akzeptanz enorm.

Gerade in der Eventgastronomie spielen saisonale Schwankungen eine riesige Rolle. Die durchschnittliche Arbeitszeit im Schweizer Gastgewerbe lag 2023 bei rund 42 Stunden pro Woche, doch bei Events kann dieser Bedarf förmlich explodieren. Saisonale Spitzen erfordern oft bis zu 30 % mehr Personal als im Jahresdurchschnitt. Mit einem Teilzeitanteil von circa 40 % wird die Planung noch komplexer. Ausführliche Daten zur wirtschaftlichen Bedeutung des Gastgewerbes findest du bei GastroSuisse.

Mit dem Unerwarteten umgehen lernen

Jeder Event-Profi weiss: Kein Plan überlebt den ersten Kontakt mit der Realität. Ein Mitarbeiter wird krank, ein anderer steckt im Stau fest. Was nun? Der Schlüssel liegt darin, sich auf genau solche Szenarien vorzubereiten.

Puffer und Springer einplanen:
Für das Street-Food-Festival planst du nicht auf Kante genäht. Du definierst von Anfang an einen "Springer". Das ist eine erfahrene Allround-Kraft ohne fest zugewiesene Station. Diese Person springt flexibel dort ein, wo es gerade brennt: an einer überrannten Kasse, beim Auffüllen von Getränken oder wenn ein Kollege eine kurze Pause braucht.

Klare Prozesse für den Schichttausch:
Wenn jemand ausfällt oder eine Schicht tauschen möchte, brauchst du einen simplen, klaren Prozess. Statt Dutzender Anrufe und Nachrichten etablierst du einen festen Weg.

1. Eigenverantwortung fördern: Der Mitarbeitende ist zuerst selbst dafür verantwortlich, einen qualifizierten Ersatz aus dem Team zu finden.
2. Genehmigung durch dich: Der Tausch wird erst gültig, wenn du ihn offiziell bestätigst. So behältst du die Kontrolle und stellst sicher, dass die Qualifikationen für die Schicht passen.

Die folgende Grafik fasst die drei Säulen zusammen, auf denen ein stabiler und fairer Dienstplan stehen muss.

Diese drei Elemente – klar definierte Rollen, aktuelle Verfügbarkeiten und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben – bilden das Fundament für jeden funktionierenden Dienstplan.

Moderne Tools können dir hier eine riesige Hilfe sein. Sie erlauben es den Mitarbeitenden, Tauschanfragen direkt in einer App zu stellen, und du musst sie nur noch freigeben. Eine detailliertere Anleitung zum Thema Schichtplanung und wie du sie meisterst, findest du auch in unserem weiterführenden Artikel.

Durch diese Mischung aus datengestützter Prognose, fairer Personaleinteilung und einem soliden Notfallplan baust du einen Dienstplan für die Eventgastronomie, der nicht nur funktioniert, sondern die Grundlage für ein erfolgreiches Event und ein zufriedenes Team schafft.

Smarte Werkzeuge, die dir die Arbeit erleichtern

Du musst nicht jede Woche das Rad neu erfinden, um einen funktionierenden Dienstplan für die Eventgastronomie zu erstellen. Clevere Werkzeuge nehmen dir einen Grossteil der repetitiven Arbeit ab, minimieren Fehler und geben dir mehr Zeit für das Wesentliche: dein Event und dein Team.

Der einfachste Einstieg sind durchdachte Vorlagen und Checklisten. Sie helfen dir, nichts Wichtiges zu vergessen und deine Planung zu standardisieren. Gerade wenn du anfängst oder nur kleine Events betreust, kann eine gut aufgebaute Excel-Vorlage bereits Wunder wirken. Sie sorgt für eine grundlegende Struktur und Übersicht.

Jenseits von Excel: Die nächste Stufe zünden

Doch sobald deine Events komplexer werden und dein Mitarbeiterpool wächst, stossen manuelle Listen schnell an ihre Grenzen. Hier kommen digitale Dienstplan-Tools ins Spiel. Sie sind weit mehr als nur ein digitaler Kalender. Sie sind deine Kommandozentrale für die gesamte Personalplanung.

Eine gute Softwarelösung für die Eventgastronomie sollte dir folgende Aufgaben abnehmen:

• Automatische Schichtvorschläge: Das System schlägt dir basierend auf Verfügbarkeiten und Qualifikationen passende Mitarbeitende für offene Schichten vor.
• Integrierte Zeiterfassung: Dein Team stempelt sich per App ein und aus. Die Zeiten werden automatisch erfasst, was die Lohnabrechnung massiv vereinfacht.
• Direkte Kommunikation: Alle Infos zum Einsatz, inklusive Briefings und Änderungen, landen direkt per App bei den Mitarbeitenden.
• Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung: Die erfassten Stunden lassen sich mit wenigen Klicks exportieren und an dein Lohnprogramm übergeben.

Worauf du bei der Software-Auswahl achten solltest

Nicht jedes Tool passt zu jedem Betrieb. Bei der Auswahl einer Software für deinen Dienstplan in der Eventgastronomie solltest du auf ein paar Schlüsselfunktionen achten. Entscheidend ist eine mobile App für deine Mitarbeitenden, über die sie Verfügbarkeiten melden, Schichten annehmen und ihre Arbeitszeiten erfassen können. Ein intelligenter Qualifikationsfilter ist ebenfalls unerlässlich, damit du bei einer Anfrage für einen Cocktail-Barkeeper nicht deinen gesamten Personalpool anschreiben musst.

Die Professionalisierung in der Dienstplanung hat sich in der Schweiz deutlich beschleunigt. Softwaregestützte Systeme ermöglichen es heute, Dienstpläne im Schnitt um 25–30 % schneller zu erstellen. Gleichzeitig konnte die Personalkostenquote durch den gezielteren Einsatz von Personal um durchschnittlich 5–7 % gesenkt werden. Die digitalen Helfer unterstützen dich auch bei der Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften. Mehr Hintergründe zu diesem Wandel in der Branche findest du übrigens bei G-wie-Gastro.

Ein Caterer, der von Excel auf eine Software umgestiegen ist, berichtete, dass er allein durch die automatisierte Verfügbarkeitsabfrage pro Event rund vier Stunden an reiner Administrationszeit einspart. Das ist Zeit, die er nun in die Betreuung seiner Kunden investiert.

Der Sprung zur Automatisierung zahlt sich aus

Stell dir vor, ein Kunde bucht kurzfristig ein zusätzliches Event für das kommende Wochenende. Früher hätte das bedeutet: unzählige Anrufe, E-Mails und ein riesiges Durcheinander in deiner Excel-Liste.

Mit einem digitalen Werkzeug legst du das Event an, definierst die benötigten Rollen und schickst die Anfrage mit einem Klick an alle verfügbaren und qualifizierten Mitarbeitenden. Innerhalb weniger Stunden sind deine Schichten besetzt – ohne ein einziges Telefonat. Diese gewonnene Agilität ist in der schnelllebigen Eventbranche ein unschätzbarer Vorteil. Du wirst nicht nur effizienter, sondern auch deutlich stressresistenter.

Die richtige Technologie ist kein Kostenfaktor, sondern eine Investition in die Skalierbarkeit und Professionalität deines Betriebs. Wenn du tiefer in die Materie einsteigen möchtest, findest du in unserem Guide zur passenden Einsatzplanungssoftware weitere wertvolle Tipps.

Dienstpläne optimieren und rechtliche Fallstricke vermeiden

Einen Dienstplan zu erstellen, ist die eine Sache. Ihn aber so zu gestalten, dass er nach jedem Event ein bisschen besser, effizienter und rechtssicherer wird – das ist die wahre Kunst in der Eventgastronomie. Hier geht es jetzt ans Eingemachte: Du schaust dir an, wie du deine Planung analysierst, nachhaltig verbesserst und dich dabei vor teuren rechtlichen Fehlern schützt.

Dein Bauchgefühl ist ein wertvoller Ratgeber, keine Frage. Aber um deine Planung wirklich auf das nächste Level zu heben, brauchst du harte Zahlen. Nur wenn du misst, was funktioniert und was nicht, triffst du Entscheidungen auf der Basis von Fakten – nicht nur aus vagen Vermutungen heraus.

Die wichtigsten Kennzahlen, die du kennen musst

Gewöhne dir an, nach jedem Event ein paar einfache, aber extrem aussagekräftige Kennzahlen (KPIs) zu erheben. Sie sind dein Kompass und zeigen dir schwarz auf weiss, wie gut deine Planung wirklich war. Konzentriere dich am Anfang auf diese drei Werte:

• Personalkostenquote (PKQ): Wie hoch waren deine Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz des Events? In der Gastronomie ist eine PKQ von 25–35 % ein gängiger Richtwert, aber bei Events kann das natürlich stark schwanken.
• Produktivität pro Mitarbeiter: Welchen Umsatz hat jeder einzelne Mitarbeiter pro Stunde erwirtschaftet? Dieser Wert entlarvt sofort, ob deine Besetzung auf den Punkt war oder ob du zu viele Leute bezahlt hast, die sich gelangweilt haben.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Wie hat das Team den Einsatz empfunden? Eine simple, anonyme Umfrage nach dem Event kann hier Wunder wirken. Du bekommst unbezahlbares Feedback zur Planungsqualität direkt von der Front.

Stell dir vor, du vergleichst zwei ähnliche Firmenfeiern. Bei Event A hattest du eine PKQ von 28 %, bei Event B schoss sie auf 42 % hoch. Ein kurzer Blick in die Zahlen zeigt: Bei Event B hast du dein Team viel zu früh komplett antreten lassen. In der ersten Stunde standen viele nur herum. Das ist eine glasklare Erkenntnis, mit der du die Planung für das nächste Mal sofort schärfer machst.

Ein guter Dienstplan ist niemals wirklich "fertig". Sieh ihn als einen lebendigen Prozess, den du nach jedem Einsatz ein kleines Stück besser machst. Deine KPIs sind dabei dein Kompass.

Rechtssicherheit im Dienstplan – ein grosses Thema

Ein Punkt, der im Eifer des Gefechts oft untergeht, aber massive Konsequenzen haben kann, ist die Rechtssicherheit. Gerade im Umgang mit Mitarbeiterdaten lauern Fallstricke, die richtig teuer werden können. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) setzen hier ganz klare Spielregeln.

Du musst exakt wissen, welche Daten du von deinen Mitarbeitenden erhebst, speicherst und – ganz wichtig – im Dienstplan für andere sichtbar machen darfst. Gesundheitsdaten, private Notizen oder der Grund für eine Absenz haben dort absolut nichts verloren.

Dein Dienstplan und die DSGVO

Die DSGVO ist alles andere als ein Papiertiger. Verstösse können zu empfindlichen Bussen führen. Ein Klassiker des Grauens: der öffentlich aushängende Dienstplan im Pausenraum, vollgepackt mit vollen Namen, Telefonnummern und vielleicht sogar handschriftlichen Notizen zu Krankmeldungen. Ein absolutes No-Go.

Worauf du zwingend achten musst:

1. Datenminimierung: Zeige nur die Daten an, die für die Durchführung der Schicht unerlässlich sind. Oft reichen der Nachname und der erste Buchstabe des Vornamens völlig aus.
2. Zugriffsbeschränkung: Sorge dafür, dass nur die Personen den kompletten Dienstplan sehen können, die ihn für ihre Arbeit wirklich brauchen. Der Aushang im Pausenraum ist fast immer ein Datenschutzproblem.
3. Transparenz: Dein Team muss wissen, welche ihrer Daten du für die Planung nutzt und wo diese gespeichert werden.

Eine digitale Lösung nimmt dir hier enorm viel Arbeit und Risiko ab. Moderne Systeme sorgen dafür, dass jeder Mitarbeiter nur seine eigenen Schichten und vielleicht die seiner direkten Kollegen sieht. Private Daten wie Telefonnummern bleiben geschützt und sind nur für dich als Planer einsehbar. Wenn du tiefer einsteigen willst, wie eine professionelle Planification du personnel auch diese rechtlichen Hürden souverän meistert, findest du hier weiterführende Informationen.

Um deine aktuellen Abläufe schnell auf den Prüfstand zu stellen, nutze eine simple Checkliste. Sie hilft dir, die häufigsten Fehlerquellen zu finden und zu schliessen.

Diese systematische Vorgehensweise schützt nicht nur dein Unternehmen vor Bussen. Sie signalisiert deinem Team auch, dass du ihre Privatsphäre ernst nimmst – ein entscheidender Baustein für Vertrauen und eine gute Zusammenarbeit. So wird dein Dienstplan für die Eventgastronomie von einer reinen Orga-Liste zu einem robusten Werkzeug, das Leistung und Rechtssicherheit elegant verbindet.

Häufige Fragen zur Dienstplanung im Eventbereich

Auch der beste Plan ist nur so lange gut, bis die Realität dazwischenfunkt. Im hektischen Alltag der Eventgastronomie tauchen immer wieder dieselben Stolpersteine auf, die eine schnelle und klare Antwort brauchen. Hier findest du praxiserprobte Lösungen für die Themen, die dir unter den Nägeln brennen.

Wie gehst du fair mit Überstunden um?

Überstunden gehören in der Eventbranche fast schon zum guten Ton. Eine Veranstaltung dauert eben mal länger, der Abbau zieht sich, der Gast will einfach nicht gehen – das kennst du. Ein fairer Umgang damit ist aber kein nettes Extra, sondern absolut entscheidend für die Stimmung im Team.

Die goldene Regel ist hier ganz einfach: Transparenz von Anfang an. Kläre schon im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung glasklar, wie du Überstunden handhabst. Die gängigsten Modelle sind ja bekannt:

• Freizeitausgleich: Für jede geleistete Überstunde gibt’s eine Stunde Freizeit. Das ist meistens die beliebteste Variante, weil sie direkt auf die Work-Life-Balance einzahlt.
• Auszahlung: Jede Überstunde wird vergütet, idealerweise mit einem Zuschlag. Das ist oft auch gesetzlich vorgeschrieben, wenn ein Ausgleich nicht klappt.

Das A und O ist eine lückenlose und ehrliche Zeiterfassung. Nur so können du und dein Team jederzeit nachvollziehen, was Sache ist. Moderne digitale Tools, bei denen sich Mitarbeitende per App ein- und ausstempeln, schaffen hier eine unbestechliche und faire Grundlage für alle.

Ein transparenter und verlässlicher Prozess für Überstunden ist kein "Nice-to-have", sondern ein klares Zeichen von Respekt. Es zeigt deinem Team, dass du ihre Extrameile wirklich wertschätzt.

Wie bindest du neue Mitarbeitende am besten ein?

Neue Leute in einen laufenden Betrieb zu werfen, während der nächste Grossevent schon in den Startlöchern steht, ist eine echte Kunst. Ein sauberer Prozess hilft dabei, sie schnell startklar zu machen, ohne sie gleich am ersten Tag zu verbrennen.

Bitte tu dir und ihnen den Gefallen und schmeiss Neulinge nicht sofort in die komplexesten Schichten. Lass sie lieber mit einfacheren Aufgaben anfangen oder einem erfahrenen Kollegen als "Schatten" über die Schulter schauen. So lernen sie die Abläufe, die Location und die Erwartungen kennen, ohne direkt dem vollen Druck ausgesetzt zu sein.

Ein digitales Tool kann hier Gold wert sein. Wenn alle wichtigen Infos wie Briefings, Ansprechpartner und genaue Aufgabenbeschreibungen direkt in der App zur Schicht hinterlegt sind, finden sich neue Mitarbeitende viel schneller zurecht. Das gibt ihnen Sicherheit und nimmt dir als Planer eine riesige Last von den Schultern.

Welche Tools eignen sich für kleine Teams oder den Start?

Du musst nicht gleich mit Kanonen auf Spatzen schiessen. Wenn du gerade erst anfängst oder ein kleines, überschaubares Team hast, brauchst du nicht sofort die grosse Enterprise-Lösung.

Eine saubere Excel- oder Google-Sheets-Vorlage ist oft der erste, logische Schritt. Erstelle eine einfache Tabelle mit Spalten für Datum, Schichtzeit, Position, Name und Notizen. Ein paar Farbcodierungen helfen schon enorm, den Überblick zu behalten.

Der Punkt, an dem du umdenken solltest, kommt aber schnell. Sobald du merkst, dass das manuelle Pflegen, das Herumfragen nach Verfügbarkeiten per WhatsApp und das ständige Aktualisieren der Liste mehr Zeit frisst als die eigentliche Planung, ist es Zeit für den nächsten Schritt. Es gibt längst skalierbare Software, die auch für kleine Teams erschwinglich ist und mit deinem Business mitwächst.

Manche Anbieter haben sogar kostenlose Basisversionen, die dir schon digitale Verfügbarkeitsabfragen und eine simple Schichtplanung per App ermöglichen. Der Sprung von der manuellen Liste zu so einem Tool ist oft der grösste Effizienz-Booster, den du deiner Planung verpassen kannst.

Bist du bereit, das Chaos hinter dir zu lassen und deine Personalplanung aufs nächste Level zu heben? job.rocks bietet dir die Werkzeuge, um deinen Dienstplan für die Eventgastronomie präzise, fair und DSGVO-konform zu gestalten. Automatisiere deine Prozesse, spare wertvolle Zeit und sorge für ein motiviertes Team. Entdecke jetzt, wie einfach gute Planung sein kann: https://job.rocks