Event Staffing: Dein Praxisleitfaden für die Personalplanung

Event Staffing ist der Dreh- und Angelpunkt, der eine gute Veranstaltung von einem unvergesslichen Erlebnis unterscheidet. Es geht um viel mehr als nur darum, Leute zu buchen. Es geht darum, das richtige Team zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben – nur so läuft deine Veranstaltung rund und begeistert die Gäste.

Ein professionelles Team ist das Aushängeschild deines Events und prägt den ersten und letzten Eindruck, den deine Besucher mit nach Hause nehmen.

Dein Personal ist das Gesicht deiner Veranstaltung

Du steckst mitten in der Planung deines nächsten grossen Dings und fragst dich, was am Ende über Erfolg oder Misserfolg entscheidet? Ganz oft ist es das Personal. Gutes Event Staffing ist keine Nebensache, die du mal eben nebenbei erledigst. Es ist eine strategische Aufgabe, die das Besuchererlebnis direkt formt – von der freundlichen Hostess am Empfang bis zum hochkonzentrierten Techniker hinter der Bühne.

Stell dir eine internationale Konferenz vor, bei der unvorbereitetes Personal ankommende Gäste im Regen stehen lässt, weil niemand an Regenschirme gedacht hat. Was passiert? Frustrierte Teilnehmer und ein ramponiertes Markenimage, bevor die Veranstaltung überhaupt richtig losgegangen ist.

Und jetzt das gleiche Szenario, aber mit einem Team, das mitdenkt. Die Crew erkennt die Situation, verteilt blitzschnell Schirme und leitet die Gäste mit einem Lächeln ins Trockene. Dieser kleine, aber feine Unterschied verwandelt ein mögliches Ärgernis in einen positiven Wow-Moment.

Jeder einzelne Mitarbeitende wird so zum Markenbotschafter. Ihre Professionalität, Freundlichkeit und Problemlösungskompetenz spiegeln die Werte deiner Marke wider und schaffen eine Atmosphäre, in der sich jeder wohlfühlt.

Die typischen Fehler bei der Personalplanung – und wie du sie vermeidest

Viele Veranstalter unterschätzen, wie vielschichtig Event Staffing wirklich ist. Das führt zu Fehlern, die man leicht hätte vermeiden können und die den gesamten Erfolg gefährden. Wer die klassischen Fallstricke kennt, hat schon den ersten Schritt zur perfekten Planung gemacht.

Zu den häufigsten Problemen gehören:

• Zu knappe Personaldecke: Die Planung ist oft zu optimistisch. Kommt es zu unvorhergesehenen Spitzen oder Ausfällen, bricht schnell Chaos aus und das verbleibende Team ist komplett überfordert.
• Mangelnde Qualifikation: Man übersieht gerne, dass bestimmte Rollen – wie technischer Support oder ein mehrsprachiger Empfang – ganz spezielle Fähigkeiten erfordern. Hier einfach irgendwen hinzustellen, geht schief.
• Fehlendes oder zu kurzes Briefing: Wenn das Personal nicht glasklar weiss, was von ihm erwartet wird – vom Dresscode bis zu den Notfallprozeduren –, sind Fehler und Unsicherheit vorprogrammiert.
• Unklare Kommunikationswege: Ohne einen festen Ansprechpartner vor Ort wissen die Mitarbeitenden bei Problemen nicht, an wen sie sich wenden sollen. Das kostet wertvolle Zeit und Nerven.

Indem du diese typischen Fehler von vornherein aus dem Weg räumst, legst du den Grundstein für eine Veranstaltung, bei der sich deine Gäste wertgeschätzt und rundum gut betreut fühlen. Eine durchdachte Personalstrategie ist kein Kostenfaktor, sondern eine direkte Investition in den Erfolg deines Events.

Deine Personalplanung von A bis Z entwickeln

Jede Veranstaltung ist anders, und genau so individuell muss auch deine Personalplanung sein. Eine Top-Veranstaltung startet nicht erst mit dem Aufbau vor Ort, sondern mit einer messerscharfen Bedarfsanalyse. Hier legst du das Fundament für ein Team, das wie ein Massanzug auf dein Event passt.

Stell dir ein Firmenjubiläum mit 500 Gästen in einer schicken Location vor. Der Erfolg des Abends steht und fällt damit, wie reibungslos jeder einzelne Moment für die Gäste abläuft. Genau hier trennt eine detaillierte Planung die Spreu vom Weizen.

Bedarfsanalyse: Rollen und Anzahl definieren

Als Allererstes müssen wir die benötigten Rollen glasklar benennen. Der Trick dabei: Geh den gesamten Ablauf aus der Perspektive eines Gastes durch, von der Ankunft bis zur Verabschiedung.

Für unser Firmenjubiläum mit 500 Gästen könnte das Ganze so aussehen:

• Empfang & Garderobe: Hier brauchen wir mindestens 4 Leute, um die typischen Staus beim Ankommen und Gehen zu verhindern.
• Service & Catering: Eine bewährte Faustregel ist eine Servicekraft pro 20 Gäste im Bankettbereich – macht also 25 Personen. Dazu kommen noch 3 Barkeeper und 2 Logistiker, die das Buffet im Griff haben.
• Technik: Ein leitender Techniker und ein Assistent für Licht, Ton und die Präsentationen sind das Minimum.
• Sicherheit: Je nach Location und Stimmung des Events sollten 2 bis 4 Sicherheitskräfte die Ein- und Ausgänge im Blick behalten.
• Projektleitung vor Ort: Ein Eventmanager als zentraler Ansprechpartner, bei dem alle Fäden zusammenlaufen.

Diese grobe Schätzung ist unsere Basis. Im nächsten Schritt geht es darum, für jede dieser Positionen ein klares Anforderungsprofil zu schnitzen. Was muss eine Person können, und welche Ausstrahlung braucht sie für die jeweilige Rolle?

Ein Anforderungsprofil ist weit mehr als eine simple Aufgabenliste. Es beschreibt den Wunschkandidaten, inklusive der Soft Skills, die am Ende über die Stimmung entscheiden. Ein ehrliches Lächeln am Empfang ist genauso wertvoll wie das Fachwissen des Tontechnikers.

Anforderungsprofile mit Tiefgang erstellen

Ein durchdachtes Anforderungsprofil ist die beste Versicherung gegen Fehlbesetzungen. Frag dich nicht nur, was die Person tun soll, sondern vor allem, wie sie es tun soll.

• Für den Empfang: Du suchst nicht jemanden, der nur Namen auf einer Liste abhakt. Du brauchst eine kommunikative, souveräne Persönlichkeit, die auch im grössten Trubel einen kühlen Kopf bewahrt und vielleicht sogar zweisprachig ist.
• Für den Service: Hier sind Belastbarkeit und ein scharfes Auge für Details gefragt. Die Person muss proaktiv erkennen, wo etwas fehlt, und auch in hektischen Phasen die Ruhe selbst sein. Erfahrung in der gehobenen Gastronomie ist hier ein klares Plus.

Ein Punkt in deiner Planung ist die kontinuierliche Weiterbildung des Personals. Aspekte wie Sicherheit und Professionalität lassen sich durch professionellen Schulungen für Eventpersonal massiv steigern, die rechtliche Grundlagen und praktische Handgriffe vermitteln.

Die folgende Infografik bringt den Prozess auf den Punkt – von der Planung über das Team bis zum Erfolg.

Man sieht sofort: Ein grossartiges Event-Erlebnis steht immer auf zwei starken Beinen: einer soliden Planung und einem Team, das perfekt harmoniert.

Budgetplanung ohne böse Überraschungen

Die Personalkosten sind oft der grösste Brocken im Eventbudget, daher ist eine realistische Kalkulation Pflicht. Denk nicht nur an den reinen Stundenlohn. Auch Nebenkosten wie Sozialabgaben, Verpflegung, mögliche Anfahrtskosten und Agenturgebühren müssen mit rein.

Um die Kosten im Griff zu behalten, ohne bei der Qualität Abstriche zu machen, gibt es ein paar smarte Hebel. Setze auf ein Kernteam aus erfahrenen Profis und fülle es mit gut gebrieften Aushilfskräften für die einfacheren Aufgaben auf. Plane die Einsatzzeiten so, dass Leerlauf vermieden wird, aber immer genug Puffer für Unvorhergesehenes bleibt.

Eine präzise Planung der Rollen und der dafür nötigen Qualifikationen ist der Schlüssel für jedes gelungene Event Staffing. So stellst du sicher, dass du nicht nur genügend, sondern vor allem die richtigen Leute an Bord hast.

Die richtigen Leute für dein Event finden

Gutes Personal zu finden, ist eine der grössten Hürden im Event Staffing. Du hast deine Bedarfsanalyse abgeschlossen und weisst genau, wen du brauchst. Jetzt kommt die entscheidende Frage: Wo findest du diese Leute?

Die Suche nach den passenden Talenten braucht eine klare Strategie. Schliesslich hängt der Erfolg deines Events von der Zuverlässigkeit und Kompetenz deines Teams ab. Es geht darum, die richtigen Kanäle zu nutzen und Bewerber so anzusprechen, dass sie sich sofort mit deiner Veranstaltung identifizieren.

Die besten Kanäle für die Personalrekrutierung

Den einen, perfekten Kanal für das Event Staffing gibt es nicht. Fast immer führt eine geschickte Kombination aus verschiedenen Wegen zum Ziel. Jede Plattform hat ihre eigenen Stärken und spricht völlig unterschiedliche Zielgruppen an.

• Spezialisierte Event-Personalagenturen: Der grosse Vorteil hier ist der direkte Zugriff auf einen geprüften Pool an erfahrenen Mitarbeitenden. Die Agenturen nehmen dir den gesamten Rekrutierungsprozess ab, prüfen Qualifikationen und kümmern sich um den administrativen Papierkram. Das spart dir enorm viel Zeit, hat aber seinen Preis.
• Klassische Online-Jobportale: Portale wie Indeed oder Jobs.ch sind eine solide Wahl, um ein breites Publikum zu erreichen. Sie eignen sich gut, wenn du Personal für längerfristige Projekte oder spezifische Fachkräfte wie Eventtechniker suchst.
• Soziale Medien: Plattformen wie LinkedIn, aber auch Instagram oder Facebook-Gruppen, sind wertvoll, um eine jüngere Zielgruppe zu erreichen. Hier kannst du die Kultur deines Events zeigen und Leute ansprechen, die wirklich für die Sache brennen. Ein gut formulierter Post in einer lokalen Event-Community kann manchmal Wunder wirken.
• Dein eigener Personalpool: Unterschätze niemals die Macht deines Netzwerks. Mitarbeitende, die schon einmal für dich gearbeitet haben und zufrieden waren, kommen gerne wieder. Eine Plattform wie job.rocks hilft dir, diesen Pool aktiv zu managen, Verfügbarkeiten abzufragen und mit wenigen Klicks dein bewährtes Team zu reaktivieren.

Die aktuelle Lage auf dem Arbeitsmarkt macht die Suche nicht gerade einfacher. Der Schweizer Arbeitsmarkt steht vor Herausforderungen, trotz einer weiterhin niedrigen Arbeitslosenquote von 2,8%. Gerade bei den offenen Stellen zeigt sich eine Verschiebung: Während die Zahl im ersten Quartal zum Vorquartal zwar um 2% stieg, liegt sie dennoch 9% unter dem Vorjahresniveau. Für dich als Veranstalter bedeutet das: Der Pool an verfügbaren Fachkräften wird kleiner, was die Rekrutierung erschwert.

Die perfekte Stellenanzeige formulieren

Deine Stellenanzeige ist der erste Händedruck. Dein erster Kontaktpunkt mit potenziellen Kandidaten. Sie muss mehr sein als eine trockene Liste von Aufgaben – sie muss begeistern und genau die Leute anziehen, die du suchst.

Eine gute Stellenanzeige verkauft nicht nur einen Job, sondern ein Erlebnis. Sie beantwortet die Frage des Bewerbers: „Warum sollte ich genau bei diesem Event dabei sein wollen?“

Nehmen wir ein praktisches Beispiel: Du suchst mehrsprachige Hosts für eine internationale Technologiemesse. Deine Anzeige muss glasklar kommunizieren, was du bietest und was du im Gegenzug erwartest.

Was muss rein?

1. Ein packender Titel: Statt „Host/Hostess gesucht“ versuch es doch mal mit „Werde das Gesicht unserer internationalen Tech-Messe in Zürich! (DE/EN)“. Klingt gleich viel besser, oder?
2. Wer du bist: Beschreibe kurz das Event und die Atmosphäre. Ist es ein exklusiver Kongress oder ein lockeres Start-up-Festival? Gib den Leuten ein Gefühl dafür.
3. Was die Rolle ausmacht: Beschreibe die Aufgaben konkret. Statt „Gästebetreuung“ schreib lieber: „Du empfängst internationale CEOs, beantwortest Fragen zu unserem Programm und sorgst dafür, dass sich jeder Gast willkommen fühlt.“
4. Was du erwartest: Liste die Must-haves klar auf (etwa fliessend Deutsch und Englisch) und die Nice-to-haves (etwa weitere Fremdsprachen, Erfahrung mit Registrierungssystemen).
5. Was du bietest: Sei transparent beim Lohn, nenne die genauen Einsatzdaten und vergiss nicht die kleinen Vorteile wie Verpflegung, ein cooles Team oder exklusive Einblicke in eine spannende Branche.

Der Auswahlprozess, der überzeugt

Sobald die Bewerbungen eintrudeln, beginnt die Auswahl. Bei Event-Jobs zählt vor allem eines: Schnelligkeit. Lange, aufgeblähte Bewerbungsverfahren kann sich hier niemand leisten.

Ein kurzes, 15-minütiges Video-Interview ist oft gut, um einen ersten Eindruck zu gewinnen. Hier merkst du schnell, ob die Chemie stimmt und ob die Person die nötige Ausstrahlung mitbringt.

Stell situative Fragen, die zeigen, wie jemand unter Druck reagiert:

• „Ein wichtiger Gast ist unzufrieden, weil sein Name nicht auf der Liste steht. Was tust du?“
• „Du siehst, dass sich am Eingang eine lange Schlange bildet. Wie reagierst du?“

Die Antworten auf solche Fragen verraten dir mehr über die Problemlösungskompetenz und die Serviceorientierung einer Person als jeder Lebenslauf. Achte auf eine positive Grundeinstellung und die spürbare Motivation, wirklich Teil des Teams sein zu wollen.

Ein diverses Team bereichert übrigens jede Veranstaltung. Unterschiedliche Hintergründe und Perspektiven helfen, auf die vielfältigen Bedürfnisse deiner Gäste einzugehen und eine inklusive Atmosphäre zu schaffen. Letztlich repräsentiert dein Personal deine Marke. Um einen professionellen und einheitlichen Auftritt zu gewährleisten, ist es auch wichtig, die passende Kleidung für das Personal zu bedenken. Informiere dich über Veredelungstechniken für Event-Textilien und Werbemittel, um dein Team perfekt auszustatten.

Einsatzplanung und Briefing für einen reibungslosen Ablauf

Du hast die besten Leute für dein Event gefunden – super! Aber selbst das talentierteste Team bringt wenig, wenn die interne Organisation nicht stimmt. Eine präzise Einsatzplanung und ein glasklares Briefing sind das Fundament, auf dem ein reibungsloser Ablauf überhaupt erst möglich wird.

Ohne eine durchdachte Struktur riskierst du überlastete Mitarbeitende, unklare Zuständigkeiten und letztlich ein chaotisches Erlebnis für deine Gäste. Es geht darum, jedem Teammitglied genau die Informationen und Werkzeuge an die Hand zu geben, die es braucht, um seine Aufgabe selbstbewusst und professionell auszuführen.

Der digitale Einsatzplan als Kommandozentrale

Vergiss unübersichtliche Excel-Tabellen oder die Zettelwirtschaft von früher. Die moderne Einsatzplanung für dein Event-Personal findet digital statt. Tools wie job.rocks helfen dir, den Überblick zu behalten und auf spontane Änderungen blitzschnell zu reagieren.

Ein digitaler Plan ist deine Kommandozentrale. Hier definierst du Schichten, teilst Zonen zu und legst Pausenzeiten fest. Der grosse Vorteil: Jeder im Team hat über eine mobile App jederzeit Zugriff auf seinen aktuellen Plan. Fällt jemand kurzfristig aus, kannst du sofort reagieren, Ersatz finden und den Plan für alle in Echtzeit aktualisieren.

Worauf es bei deiner Einsatzplanung wirklich ankommt:

• Klare Schichtzeiten: Definiere exakte Start- und Endzeiten für jede Position und plane genügend Puffer für Übergaben ein. Nichts ist schlimmer als ein unbesetzter Posten zur heissen Phase.
• Zuständigkeiten und Zonen: Wer ist für welchen Bereich verantwortlich? Ein Plan, der visuell klar zeigt, wer den VIP-Bereich betreut und wer am Eingang steht, verhindert Missverständnisse von Anfang an.
• Smarte Pausenregelung: Gesetzlich vorgeschriebene Pausen müssen sein. Sorge für eine gestaffelte Planung, damit wichtige Positionen nie verwaist sind.
• Zentrale Ansprechpartner: Bestimme für jedes Team oder jede Zone einen Teamleiter. Er oder sie ist die erste Anlaufstelle für Fragen und entlastet dich als Hauptverantwortlichen enorm.

Ein guter Einsatzplan ist mehr als nur eine Liste von Namen und Zeiten. Er ist ein dynamisches Werkzeug, das deinem Team Sicherheit gibt und dir die Kontrolle über das Geschehen vor Ort sichert.

Le site aktuelle Entwicklung des Event-Marktes in der Schweiz wurde schon vor Jahren positiv eingeschätzt. Obwohl der Markt grundsätzlich weiter wächst, ist er sehr dynamisch. Aktuelle Statistiken zeigen eine gewisse Abkühlung, beeinflusst durch weltwirtschaftliche Faktoren. So ist die Zahl der Feststellenvermittlungen im Temporärsegment um 28,9 % gefallen, was die Verfügbarkeit von qualifiziertem Personal für das Event Staffing direkt beeinflusst. Hier gewinnen neue Ansätze wie Crowd Recruiting an Bedeutung.

Das Briefing als Schlüssel zur Motivation

Ein gründliches Briefing ist deine wichtigste Investition direkt vor dem Event. Hier geht es nicht nur darum, Fakten runterzubeten. Es geht darum, das gesamte Team auf ein gemeinsames Ziel einzuschwören und alle nötigen Informationen zu vermitteln. Ein gutes Briefing motiviert, schafft Klarheit und bereitet das Personal auf mögliche Herausforderungen vor.

Stell dir ein grosses Musikfestival vor. Das Personal an den Eingängen muss mehr können als nur Tickets scannen. Es muss wissen, welche Gegenstände verboten sind, wo die Erste-Hilfe-Station ist und wie im Notfall die Fluchtwege kommuniziert werden.

Ein effektives Briefing deckt all diese Punkte ab. Es ist der Moment, in dem du aus Einzelkämpfern ein echtes Team formst.

Die folgende Tabelle zeigt dir, wie du ein umfassendes Briefing strukturieren kannst, um dein Personal optimal vorzubereiten.

Aufbau eines effektiven Personal-Briefings

Diese Tabelle zeigt die zentralen Bestandteile eines umfassenden Briefings, um dein Event-Personal optimal vorzubereiten.

Eine glasklare Kommunikation während der gesamten Veranstaltung ist entscheidend. Richte einen einfachen Kommunikationskanal ein, zum Beispiel eine WhatsApp-Gruppe oder eine Funkverbindung, damit dein Teamleiter dich oder andere Schlüsselpersonen jederzeit schnell erreichen kann. So stellst du sicher, dass kleine Probleme gelöst werden, bevor sie sich zu grossen Krisen auswachsen.

Rechtliche Aspekte in der Schweiz verstehen

Dein Event Staffing hat auch eine rechtliche Seite, die du auf keinen Fall ignorieren solltest. Sobald du Personal beschäftigst, bewegst du dich in einem Feld mit klaren Regeln. Wer hier den Durchblick hat, schützt sich und sein Team vor unangenehmen Überraschungen.

In der Schweiz ist die korrekte Handhabung von Arbeitsverträgen, Sozialversicherungen und Arbeitszeiten das A und O. Schon ein kleiner Fehler in der Administration kann schnell teuer werden. Aber keine Sorge, mit dem richtigen Wissen bleibst du auf der sicheren Seite.

Arbeitsverträge für temporäres Personal

Für kurzfristige Einsätze im Event Staffing gibt es hauptsächlich zwei Vertragsformen, die du kennen musst. Die Unterscheidung ist nicht nur eine Formsache, sondern hat direkte Auswirkungen auf Abgaben und Versicherungen.

• Befristeter Arbeitsvertrag: Das ist die gängigste und sicherste Form für Eventpersonal. Du stellst eine Person für einen klar definierten Zeitraum ein, zum Beispiel für die Dauer eines dreitägigen Festivals. In diesem Fall bist du der Arbeitgeber mit allen Pflichten, wie der Anmeldung bei der AHV/IV/EO und der Unfallversicherung.
• Arbeit auf Abruf: Diese Variante bietet sich an, wenn du regelmässig, aber unvorhersehbar Personal brauchst. Die Mitarbeitenden sind in deinem Personalpool und du fragst sie bei Bedarf an. Auch hier entsteht ein Arbeitsverhältnis, sobald ein Einsatz vereinbart und zugesagt wird.

Die saubere vertragliche Regelung ist deine Absicherung. Ein einfacher schriftlicher Vertrag, der Einsatzdauer, Lohn und die wichtigsten Aufgaben festhält, schafft für beide Seiten Klarheit und verhindert spätere Diskussionen.

Stell dir vor, du organisierst ein grosses Open-Air-Konzert am Wochenende. Du brauchst 20 Leute für den Getränkeausschank. Der sicherste Weg ist, mit jeder Person einen befristeten Einzelarbeitsvertrag für genau diese zwei Tage abzuschliessen. So sind die Bedingungen von Anfang an glasklar.

Sozialversicherungen und Arbeitszeitgesetz

Sobald du Löhne auszahlst, bist du verpflichtet, Sozialversicherungsbeiträge korrekt abzurechnen. Das ist in der Schweiz streng geregelt und gilt ohne Ausnahme auch für kurzfristige Einsätze.

Die wichtigsten Punkte auf deiner Checkliste:

1. AHV/IV/EO-Anmeldung: Jeder Mitarbeitende muss bei der Ausgleichskasse angemeldet werden. Die Beiträge werden direkt vom Lohn abgezogen.
2. Unfallversicherung (UVG): Du musst dein Personal obligatorisch gegen Berufs- und Nichtberufsunfälle (ab 8 Stunden pro Woche) versichern. Passiert etwas, ist dein Team abgesichert.
3. Arbeitszeiterfassung: Das Gesetz verlangt eine genaue Aufzeichnung der geleisteten Arbeits- und Pausenzeiten. Eine digitale Zeiterfassung, wie sie job.rocks bietet, macht diesen Prozess einfach und lückenlos nachvollziehbar.

Gerade im Eventbereich mit seinen langen Einsatztagen und der Nachtarbeit ist das Arbeitszeitgesetz ein heisses Eisen. Achte unbedingt auf die Einhaltung der maximalen Arbeitszeiten und der vorgeschriebenen Ruhepausen. Dies schützt nicht nur dein Personal vor Überlastung, sondern bewahrt auch dich vor rechtlichen Konsequenzen.

Die Rolle der Temporärbranche in der Schweiz

Das Event Staffing ist ein wichtiger Teil der Temporärbranche, die eine grosse Rolle für die Flexibilität des Schweizer Arbeitsmarktes spielt. Laut swissstaffing waren rund 180’000 Temporärarbeitende tätig, was etwa 4 % der Erwerbstätigen in der Schweiz entspricht. Diese Zahlen zeigen, wie entscheidend flexible Kräfte für projektbezogene Einsätze sind. Mehr dazu findest du in den Branchenstatistiken zur Temporärarbeit.

Wichtige Versicherungen für dich als Veranstalter

Neben den obligatorischen Personalversicherungen solltest du auch dein eigenes Risiko als Veranstalter absichern. Zwei Versicherungen sind dabei besonders wichtig.

Eine Betriebshaftpflichtversicherung deckt Schäden ab, die dein Personal oder deine Infrastruktur bei Dritten verursacht. Fällt zum Beispiel ein Scheinwerfer um und beschädigt das Eigentum eines Gastes, springt diese Versicherung ein.

Zusätzlich ist eine Veranstaltungsausfallversicherung eine Überlegung wert. Sie schützt dich vor finanziellen Verlusten, falls dein Event aufgrund unvorhergesehener Ereignisse wie extremem Wetter oder behördlichen Anordnungen abgesagt werden muss. So stehst du am Ende nicht mit leeren Händen da.

Die brennendsten Fragen zum Event Staffing

Im Trubel der Eventplanung tauchen immer wieder die gleichen Fragen rund ums Personal auf. Hier gibt’s klare Antworten auf das, was Eventplanern wirklich unter den Nägeln brennt – damit du die typischen Stolpersteine von Anfang an souverän umgehst.

Was kostet mich das Eventpersonal wirklich?

Die Kosten für gutes Personal sind mehr als nur der blosse Stundenlohn. Viele Veranstalter machen den Fehler, nur diesen Betrag einzuplanen und erleben dann beim Blick auf die Abrechnung eine böse Überraschung. Eine ehrliche Kalkulation ist hier der Schlüssel zum Erfolg.

Für eine wasserdichte Planung gehören diese Posten unbedingt in dein Budget:

• Der Grundlohn: Also der vereinbarte Stunden- oder Tagessatz.
• Die Sozialabgaben: Beiträge für AHV, IV, EO und die Arbeitslosenversicherung sind gesetzlich vorgeschrieben und nicht verhandelbar.
• Versicherungen: Die obligatorische Unfallversicherung (UVG) muss für jeden Mitarbeitenden abgedeckt sein.
• Mögliche Zuschläge: Wer nachts, am Sonntag oder an Feiertagen arbeitet, hat oft Anspruch auf einen Zuschlag.
• Spesen: Eventuell fallen Kosten für die Anfahrt, eine Verpflegungspauschale oder spezielle Ausrüstung an.
• Die Agenturgebühr: Wenn du mit einer Agentur zusammenarbeitest, kommt deren Marge für die Rekrutierung, Planung und Verwaltung noch obendrauf.

Ein kleines Beispiel: Ein Promoter kostet dich auf dem Papier vielleicht 35 CHF pro Stunde. Inklusive aller Nebenkosten solltest du aber eher mit 45 bis 50 CHF kalkulieren. Nur so bist du wirklich auf der sicheren Seite und vermeidest Nachkalkulationen.

Wie reagiere ich auf kurzfristige Personalausfälle?

Der Albtraum jedes Eventmanagers: Am Morgen des grossen Tages meldet sich eine Schlüsselperson krank. So ärgerlich das ist, kurzfristige Ausfälle gehören leider zum Geschäft. Panik ist aber der falsche Ratgeber – ein Plan B in der Schublade ist die Lösung.

Die beste Strategie gegen solche No-Shows ist, vorausschauend zu agieren. Bau dir von Anfang an einen kleinen Stand-by-Pool auf. Das sind 1-2 flexible Leute, die du im Notfall sofort aktivieren kannst. Bei grossen Veranstaltungen mit über 50 Mitarbeitenden ist das eigentlich schon Pflicht, nicht nur Kür.

Dein Backup-Plan ist keine Frage des „Ob“, sondern des „Wann“. Deine Fähigkeit, blitzschnell auf Ausfälle zu reagieren, entscheidet über einen reibungslosen Ablauf und die Stimmung im restlichen Team.

Moderne Tools sind hier eine enorme Hilfe. Über eine Plattform wie job.rocks kannst du eine Push-Benachrichtigung an deinen gesamten Personalpool senden und die entstandene Lücke oft innerhalb von Minuten schliessen. Genauso wichtig: Verschicke kurz vor dem Event nochmals Erinnerungen und lass dir die Anwesenheit aktiv bestätigen.

Wie stelle ich eine faire Bezahlung sicher?

Eine faire und pünktliche Bezahlung ist weit mehr als nur eine rechtliche Verpflichtung – sie ist ein klares Zeichen der Wertschätzung. Sie ist der entscheidende Hebel für die Motivation deines Teams und beeinflusst direkt deine Reputation als Auftraggeber. Zufriedene Mitarbeitende sind loyale Mitarbeitende, die gerne wieder für dich arbeiten.

Worauf du unbedingt achten solltest:

1. Transparenz von Anfang an: Kommuniziere den Lohn und die Zahlungsmodalitäten glasklar und halte alles schriftlich im Vertrag fest.
2. Absolute Pünktlichkeit: Halte die vereinbarten Zahlungsfristen penibel ein. Nichts ist demotivierender, als auf sein Geld warten zu müssen.
3. Korrekte Abrechnung: Sorge für eine lückenlose und gesetzeskonforme Lohnabrechnung inklusive aller Sozialabgaben. Tools für digitale Zeiterfassung und Lohnvorbereitung können dir hier enorm viel Arbeit abnehmen.

Die Investition in eine faire Bezahlung zahlt sich am Ende doppelt aus. Du baust dir einen Pool aus zuverlässigen Leuten auf, die auch bei deinem nächsten Event wieder mit vollem Einsatz dabei sind.

Wie bewerte ich die Leistung meines Teams nach dem Event?

Nach der Veranstaltung ist bekanntlich vor der Veranstaltung. Eine strukturierte und ehrliche Auswertung der Teamleistung ist wertvoll, um deine Personalplanung von Mal zu Mal zu schärfen. So findest du heraus, wer deine Top-Performer sind und wo es vielleicht noch etwas Schulungsbedarf gibt.

Sammle dafür Feedback aus verschiedenen Perspektiven. Frag deine Teamleiter nach ihrer Einschätzung: Wer hat besonders proaktiv gehandelt? Wer brauchte vielleicht etwas mehr Unterstützung? Auch direktes Feedback von Gästen oder Kunden kann wertvolle Hinweise liefern, die du sonst übersehen würdest.

Ein einfaches, aber klares Bewertungssystem hilft dir, die Leistung objektiv zu beurteilen. Kriterien könnten sein:

• Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit
• Freundlichkeit und Serviceorientierung
• Teamfähigkeit und Flexibilität im Einsatz
• Eigeninitiative und Kompetenz bei der Problemlösung

Diese Bewertungen pflegst du am besten direkt in deinem Personalpool-Management-System. So weisst du beim nächsten Mal auf einen Klick, wen du unbedingt wieder buchen solltest. Dieses Wissen ist im Event Staffing ein echter Wettbewerbsvorteil.

Bist du bereit, deine Einsatzplanung auf das nächste Level zu heben und dein Event Staffing mühelos zu managen? job.rocks bietet dir die passenden Werkzeuge, um dein Personal effizient zu planen, zu buchen und zu verwalten. Entdecke jetzt, wie du Zeit sparst und für reibungslose Abläufe sorgst: https://job.rocks