Zeiterfassung Promotion clever und rechtssicher lösen

Eine funktionierende Zeiterfassung für deine Promotion-Teams ist das A und O – nicht nur für eine faire Abrechnung, sondern auch für deine rechtliche Absicherung. Ohne ein sauberes System für Arbeits-, Pausen- und Reisezeiten sind Unklarheiten vorprogrammiert. Das führt schnell zu Frust im Team und zu einem riesigen Chaos bei der Lohnabrechnung.

Warum eine saubere zeiterfassung für promotion-teams kein luxus ist

Stell dir das mal vor: Du jonglierst eine grosse Roadshow, mit Promotern in zehn verschiedenen Städten. Dein Team ist an unterschiedlichen Tagen im Einsatz, zu komplett verschiedenen Uhrzeiten und die Locations wechseln ständig. Wie willst du da den Überblick über die geleisteten Stunden behalten?

Die klassische Zettelwirtschaft oder unübersichtliche Excel-Listen sind hier mehr als nur unpraktisch. Sie sind eine tickende Zeitbombe für Fehler und Misstrauen.

Eine digitale Zeiterfassung für Promotion-Aktionen packt dieses Problem an der Wurzel. Sie schafft endlich nachvollziehbare Arbeitsnachweise, von denen alle profitieren. Dein Team kann sich darauf verlassen, dass jede geleistete Minute korrekt erfasst und am Ende auch bezahlt wird. Das ist nicht nur fair, sondern steigert auch die Motivation und das Gefühl der Wertschätzung.

Für dich als Agentur oder Veranstalter bedeutet das vor allem eines: Klarheit und Kontrolle.

Rechtliche sicherheit und fairness als fundament

Ganz ehrlich: Du willst dich nicht mit rechtlichen Streitereien über unbezahlte Überstunden oder falsch abgerechnete Pausen herumschlagen. In der Schweiz ist die Sache klar: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist durch Artikel 46 des Arbeitsgesetzes (ArG) und Artikel 73 der Verordnung 1 (ArGV 1) seit dem 1. Januar 2016 fest verankert.

Jeder Arbeitgeber muss die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit seiner Mitarbeitenden lückenlos dokumentieren – dazu gehören Beginn, Ende, Pausen und Überstunden. Das System hilft nicht nur, Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten zu überwachen, sondern schützt dich auch, wenn es mal zu Diskussionen kommt. Zum Beispiel, wenn ein Promoter nach Monaten behauptet, Überstunden geleistet zu haben, die nie genehmigt waren. Mit einem sauberen Protokoll bist du auf der sicheren Seite.

Ein digitales System ist kein Kontrollinstrument, sondern ein Werkzeug für Fairness. Es sorgt dafür, dass dein Unternehmen und deine Mitarbeitenden auf einer soliden, datengestützten Grundlage zusammenarbeiten.

Mehr als nur gestempelte zeit

Eine moderne Lösung liefert dir obendrein wertvolle Daten für deine Projektkalkulation. Du siehst auf einen Blick, wie viele Stunden wirklich in eine Kampagne geflossen sind, und kannst die Rentabilität viel genauer bewerten. Stell dir vor, du planst für eine Kampagne 100 Promoter-Stunden. Nach Abschluss siehst du im System, dass es tatsächlich 130 waren. Diese Information ist Gold wert für die Planung der nächsten Aktion.

• Präzise Lohnabrechnung: Schluss mit Fehlern, die beim Übertragen von handschriftlichen Stundenzetteln entstehen.
• Transparenz für das Team: Jeder Promoter kann seine erfassten Zeiten jederzeit einsehen – das schafft Vertrauen.
• Weniger Verwaltungsaufwand: Du sparst dir massiv administrativen Aufwand und hast endlich mehr Zeit für deine eigentlichen Aufgaben.

Das Ziel ist doch ein System, das einfach im Hintergrund mitläuft und für dein Team kinderleicht zu bedienen ist, oder? Eine gute Software für die Zeiterfassung bei Promotion-Events nimmt dir die Komplexität ab, damit du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst: den Erfolg deiner Kampagnen.

Noch mehr Details dazu findest du in unserem umfassenden Leitfaden zur Zeiterfassung für mobile Teams.

Manuelle vs. digitale zeiterfassung für promotion-teams im vergleich

Um die Unterschiede greifbarer zu machen, schauen wir uns die beiden Welten mal direkt nebeneinander an. Diese Tabelle zeigt die direkten Unterschiede zwischen der klassischen Zettelwirtschaft und einer modernen, digitalen Lösung im Promotion-Alltag.

Die Gegenüberstellung macht es deutlich: Während die manuelle Erfassung auf den ersten Blick vielleicht unkompliziert wirkt, entpuppt sie sich schnell als Zeit- und Kostenfalle. Eine digitale Lösung hingegen ist eine Investition in klare Prozesse, Fairness und rechtliche Sicherheit, die sich für jede Promotion-Agentur lohnt.

Welche Anforderungen dein System wirklich erfüllen muss

Eine sorgfältige Vorbereitung erspart dir später eine Menge Kopfzerbrechen. Bevor du dich auf ein System für die Zeiterfassung deiner Promotion festlegst, musst du deine eigenen Abläufe genau unter die Lupe nehmen. Fang am besten mit den grundlegenden Fragen an, die den Arbeitsalltag deines Teams bestimmen.

Sind deine Promoter hauptsächlich an einem festen Standort oder ständig an wechselnden Orten im Einsatz? Das ist entscheidend, denn für mobile Teams ist eine zuverlässige App ein absolutes Muss. Überleg dir auch, ob du eine Standorterfassung beim Ein- und Ausstempeln brauchst. Das kann Sicherheit geben, dass die Arbeitszeit tatsächlich am Einsatzort beginnt und endet.

Ein ganz klassisches Beispiel: Dein Team betreut eine Roadshow durch mehrere Städte. Ohne GPS-Verifizierung könntest du nie sicher sein, ob die Zeit schon auf dem Weg zum Event-Standort oder erst vor Ort erfasst wird. Das schafft klare Verhältnisse für beide Seiten.

Funktionalitäten definieren: Was du brauchst und was nicht

Als Nächstes geht es um die Details deiner Prozesse. Wie regelst du Pausenzeiten? Sind diese gesetzlich vorgeschrieben und fix, oder können deine Teammitglieder sie flexibel nehmen? Ein gutes System sollte beide Szenarien abbilden können, damit die Abrechnung am Ende stimmt.

Setz dich einfach mal hin und erstelle eine Liste. Teile sie in zwei Spalten:

• Unverzichtbare Funktionen: Das sind die Dinge, ohne die dein Arbeitsablauf nicht funktioniert. Eine mobile App, eine simple Start-Stopp-Funktion und ein Export für die Lohnabrechnung gehören meistens dazu.
• «Nett zu haben»-Funktionen: Hier kommen Extras rein, die den Alltag erleichtern würden, aber nicht zwingend notwendig sind. Eine Funktion, mit der Promoter direkt Fotos vom Event-Aufbau in die App laden können, wäre so ein Bonus.

Diese einfache Übung hilft dir, den Fokus zu behalten und dich nicht von unzähligen Features blenden zu lassen, die du am Ende eh nie nutzen wirst.

Der folgende Prozess zeigt den einfachen Weg von der Zeiterfassung zur fairen Abrechnung für Promotion-Teams.

Die Grafik verdeutlicht, dass ein reibungsloser Ablauf aus drei Kernschritten besteht: der präzisen Erfassung der Arbeitszeit, einer anschliessenden Kontrolle und schliesslich der korrekten Lohnabrechnung.

Denk an die Abrechnung und die Daten

Ein oft übersehener, aber extrem wichtiger Punkt: die Anbindung an deine Lohnbuchhaltung. Wie bekommst du die erfassten Daten aus dem System wieder heraus? Im besten Fall gibt es eine direkte Schnittstelle zu deiner Lohnsoftware oder zumindest eine saubere Export-Möglichkeit als CSV-Datei.

Je genauer du deine Anforderungen im Vorfeld definierst, desto treffsicherer wird deine Entscheidung. Du sparst nicht nur Geld, indem du eine teure Fehlinvestition vermeidest, sondern vor allem Zeit und Nerven in der täglichen Arbeit.

Überlege auch, ob dein System spezielle Lohnarten automatisch berechnen soll. Einsätze am Wochenende oder in der Nacht sind in der Promotion-Branche keine Seltenheit. Wenn das System Zuschläge selbstständig erkennt und berechnet, nimmt es deiner Verwaltung eine enorme Last von den Schultern.

Stell dir ein konkretes Szenario vor: Ein Promoter arbeitet an einem Samstagabend von 18 bis 2 Uhr nachts. Ein gutes System sollte die Stunden vor und nach Mitternacht korrekt den jeweiligen Zuschlägen zuordnen können, ohne dass du manuell eingreifen musst. Je klarer dein Anforderungskatalog ist, desto einfacher findest du ein Tool, das wirklich zu deiner Agentur und deinem Team passt.

Die passende Software für mobile Teams finden

Der Markt für Zeiterfassungssoftware ist riesig. Das Problem: Nicht jedes Tool ist für dich und dein Promotion-Team wirklich geeignet. Konzentrier dich bei deiner Suche am besten auf Anbieter, die sich auf die Bedürfnisse mobiler und flexibler Teams spezialisiert haben. Eine gute App für die Zeiterfassung bei Promotion-Einsätzen muss nämlich vor allem eines sein: extrem einfach in der Handhabung.

Deine Promoter haben vor Ort keine Zeit, sich durch komplizierte Menüs zu klicken. Oft ist ein grosser, klar sichtbarer «Start»- und «Stop»-Knopf schon die beste Lösung. Diese Einfachheit entscheidet darüber, ob dein Team das Werkzeug annimmt oder es als lästige Pflicht empfindet.

Kernfunktionen, die für Promotion-Agenturen wirklich zählen

Achte unbedingt darauf, dass die Software auch ohne aktive Internetverbindung funktioniert. Die erfassten Daten sollten einfach später automatisch synchronisiert werden. Das ist bei Events in Messehallen oder an abgelegenen Orten mit schlechtem Empfang ein unschätzbarer Vorteil. Nichts ist ärgerlicher als verlorene Zeitdaten wegen eines Funklochs.

Prüfe ausserdem die Funktionen zur Einsatzplanung. Kannst du Schichten direkt im Tool erstellen und deinem Personal zuweisen? Im Idealfall erhalten sie eine Benachrichtigung direkt aufs Smartphone und können den Einsatz mit einem Klick bestätigen.

Ein weiterer entscheidender Punkt ist die Nachvollziehbarkeit. Wenn ein Teammitglied vergisst, sich auszustempeln, musst du die Zeit unkompliziert und schnell korrigieren können. Ein gutes System protokolliert jede einzelne Änderung, sodass immer klar ist, wer wann was angepasst hat.

Wähle eine Software, die für den Einsatz im Feld gebaut wurde, nicht für das Büro. Die Bedienung muss so intuitiv sein, dass sie auch in stressigen Situationen – wie kurz vor einem Event-Start – ohne Nachdenken funktioniert.

Die riesige Auswahl an Apps im Google Play Store zeigt, wie viele verschiedene Lösungen es gibt.

Was hier sofort auffällt: Viele Apps haben hohe Bewertungen, unterscheiden sich aber in ihrem Funktionsumfang und ihrer Zielgruppe massiv. Einige sind für Freelancer gedacht, andere für grosse Konzerne.

Wie du die richtige Wahl triffst

Um die Spreu vom Weizen zu trennen, solltest du dir gezielt Bewertungen von anderen Agenturen ansehen. Oft geben Erfahrungsberichte aus der gleichen Branche den besten Einblick, ob ein Werkzeug im Alltag wirklich etwas taugt. Die digitale Zeiterfassung bei Promotion-Teams wird in der Schweiz schliesslich immer mehr zum Standard.

Statistische Daten aus der Schweiz belegen eine wachsende Akzeptanz. Im Kanton Zürich etwa gaben 74 % der befragten Arbeitgeber im Rahmen des Schweizer HR-Barometers 2020 an, neue Technologien positiv einzusetzen, um Arbeitszeiten besser zu überwachen. Diese Entwicklung hat sich seither noch verstärkt. Mehr dazu findest du in diesem Artikel über betriebliche Regelungen zur Zeiterfassung in der Schweiz.

Fordere immer eine kostenlose und unverbindliche Testphase an. Nichts ist aufschlussreicher, als die Software mit einem kleinen, ausgewählten Team bei einem echten Einsatz auszuprobieren. Nur so findest du wirklich heraus, ob die App zu deinen Abläufen passt.

Stelle während des Tests die folgenden Fragen:

• Wie schnell ist die App startklar? Muss man sich durch endlose Einstellungen kämpfen oder ist alles selbsterklärend?
• Wie reagiert der Support? Teste den Kundendienst mit einer einfachen Frage. So prüfst du die Reaktionszeit und die Qualität der Antwort.
• Ist der Datenexport einfach? Schau dir an, ob du die erfassten Zeiten problemlos für deine Lohnbuchhaltung exportieren kannst.

Die Kombination aus einfacher Bedienung, Offline-Fähigkeit und solider Einsatzplanung ist das, was eine gute Zeiterfassung für Promotion-Teams ausmacht. Wenn du tiefer in die Personaleinsatzplanung speziell für Promotionsagenturen einsteigen willst, schau dir unsere Tipps für eine effiziente PEP an.

Wie du dein Team erfolgreich an Bord holst

Die beste Software nützt dir nichts, wenn dein Team sie nicht nutzt. Ganz einfach. Der Moment, in dem du eine neue Lösung für die Zeiterfassung deiner Promotion-Aktionen einführst, entscheidet über Erfolg oder Scheitern. Ein gut geplanter Start sorgt für Akzeptanz und erspart dir später unzählige Stunden für Korrekturen und frustrierte Nachfragen.

Der grösste Fehler? Alles auf einmal zu wollen. Widerstehe dem Drang, das neue System sofort für alle Mitarbeitenden freizuschalten. Das endet fast immer in Verwirrung, Widerstand und einer Flut von Support-Anfragen, die du unmöglich allein bewältigen kannst. Geh es lieber Schritt für Schritt an – das ist der sichere Weg zum Ziel.

Starte mit einem Pilotprojekt

Such dir für den Anfang ein kleines, überschauberes Projekt aus. Ein einzelnes Event oder eine kurze Promotion-Woche ist perfekt dafür. Schnapp dir ein oder zwei deiner erfahrensten Promoter, die technikaffin und offen für Neues sind. Diese «Testpiloten» sind in der Einführungsphase Gold wert.

Erkläre ihnen das Ziel und bitte sie, das System unter realen Bedingungen auf Herz und Nieren zu prüfen. Sie sollen nicht nur ihre Zeiten stempeln, sondern aktiv nach Haken und Ösen suchen. Sammle ihr ehrliches, ungefiltertes Feedback.

• Was war sofort klar und einfach?
• Wo gab es Hürden oder Unklarheiten?
• Läuft die App im Einsatz flüssig oder ruckelt es?
• Gibt es konkrete Vorschläge, um den Ablauf zu verbessern?

Genau diese Rückmeldungen nutzt du, um deine internen Anleitungen und Schulungsunterlagen zu optimieren. Was für einen erfahrenen Promoter unklar ist, wird für den Rest des Teams erst recht eine Herausforderung sein.

Klare Kommunikation und zielgerichtete Schulung

Sobald das Pilotprojekt steht und das erste Feedback eingearbeitet ist, kannst du den Rollout für das gesamte Team vorbereiten. Aber wirf ihnen nicht einfach nur einen Login hin. Eine saubere Einführung braucht gute Vorbereitung.

Erstelle eine kurze und knackige Anleitung. Mal ehrlich: Lange PDFs liest niemand. Viel besser funktioniert ein kurzes Video-Tutorial – maximal fünf Minuten –, das die wichtigsten Funktionen der App in Aktion zeigt: einloggen, Einsatz starten, Pause stempeln, Tag beenden. Fertig.

Der grösste Fehler bei der Einführung neuer Software ist die Annahme, die Vorteile seien für alle offensichtlich. Du musst deinem Team aktiv zeigen, was sie davon haben – nicht nur, was das Unternehmen davon hat.

Plane eine kurze Online-Schulung. Eine halbe Stunde reicht oft schon aus. Stell das System vor, zeig das Tutorial und gib deinem Team die Chance, direkt Fragen zu stellen. Das schafft Vertrauen und nimmt vielen die anfängliche Scheu vor dem neuen Werkzeug.

Zeige die Vorteile für dein Team auf

Die Akzeptanz steht und fällt damit, ob deine Mitarbeitenden den persönlichen Nutzen erkennen. Die neue Zeiterfassung für die Promotion ist eben nicht nur ein Kontrollinstrument für dich, sondern bringt auch für sie handfeste Vorteile.

Kommuniziere diese Punkte klar und deutlich:

• Faire und pünktliche Bezahlung: Jede gearbeitete Minute wird exakt erfasst. Das sorgt für eine korrekte Lohnabrechnung, die jeder nachvollziehen kann.
• Keine verlorenen Stundenzettel mehr: Das mühsame Sammeln und Einreichen von Zetteln gehört der Vergangenheit an.
• Volle Transparenz: Jeder kann jederzeit die eigenen erfassten Stunden direkt in der App einsehen.
• Weniger Rückfragen und Stress: Unklarheiten bei der Abrechnung werden von vornherein minimiert.

Benenne ausserdem eine feste Ansprechperson für technische Fragen in den ersten Wochen. Das gibt deinem Team Sicherheit und stellt sicher, dass kleine Probleme schnell gelöst werden, bevor sie zu grossem Frust führen. Eine durchdachte Einführung ist eine Investition, die sich durch motivierte Mitarbeitende und reibungslose Abläufe schnell bezahlt macht.

Erfasste zeiten prüfen und für die lohnabrechnung vorbereiten

Die gestempelten Zeiten sind das Herzstück deiner fairen Abrechnung. Aber bevor diese Daten in die Lohnbuchhaltung wandern, ist ein prüfender Blick unerlässlich. Mach dir am besten einen festen, wiederkehrenden Prozess für diese Kontrolle zur Gewohnheit – das erspart dir später jede Menge Kopfzerbrechen und sorgt für saubere Daten.

Ein guter Rhythmus ist es, die Zeiten direkt nach jedem Event oder spätestens am Ende jeder Woche durchzugehen. Dann sind die Erinnerungen bei dir und deinem Team noch frisch. Wirf einen Blick auf die erfassten Stunden und frag dich: Wirkt das alles stimmig? Gibt es auffällig lange Schichten oder Einträge, bei denen ganz offensichtlich vergessen wurde, auszustempeln?

Stell dir vor, ein Promoter hat für einen Samstags-Einsatz eine Arbeitszeit von 14 Stunden erfasst, weil er schlicht vergessen hat, auf «Stop» zu drücken. Moderne Tools sind hier ein echter Segen, denn sie heben solche unrealistischen Einträge meist farblich hervor oder markieren sie als «offen». Das ist dein Signal, aktiv zu werden.

Der Schlüssel zu einer blitzsauberen Abrechnung liegt in der zeitnahen Kommunikation. Kläre Unklarheiten direkt mit dem Promoter, anstatt wochenlang darauf zu warten. Ein kurzer Anruf oder eine Nachricht genügt oft, um den korrekten Endzeitpunkt zu ermitteln und im System nachzutragen.

Von der kontrolle zum datenexport

Sobald alle Zeiten für einen Lohnzeitraum geprüft und als korrekt befunden sind, gibst du sie im System frei. Das ist ein wichtiger Schritt, denn er «friert» die Daten sozusagen ein und schützt sie vor nachträglichen Änderungen. Damit schaffst du eine verbindliche, unangreifbare Grundlage für die Lohnabrechnung.

Als Nächstes steht der Datenexport für die Buchhaltung an. Ein gutes System für die Zeiterfassung deiner Promotion-Aktionen bietet dir hier flexible Möglichkeiten. Standardmässig solltest du die Daten als CSV- oder Excel-Datei ziehen können. Diese Dateien enthalten in der Regel alle Infos, die die Lohnbuchhaltung braucht:

• Name des Mitarbeiters
• Datum des Einsatzes
• Geleistete Stunden (oft schon in der korrekten Dezimaldarstellung)
• Erfasste Pausenzeiten
• Zugeordnetes Projekt oder Kunde

Diese strukturierte Übergabe stellt sicher, dass deine Lohnbuchhaltung alle Daten schnell und ohne Rückfragen verarbeiten kann.

Die schnittstelle zur lohnbuchhaltung nutzen

Im Idealfall musst du aber nicht einmal mehr Dateien manuell exportieren und per E-Mail versenden. Viele moderne Systeme bieten direkte Schnittstellen zu gängigen Lohnprogrammen an. Das heisst: Die freigegebenen Zeitdaten werden auf Knopfdruck automatisch und fehlerfrei an die Lohnsoftware übermittelt. Das spart nicht nur enorm viel Zeit, sondern eliminiert auch das Risiko von Tippfehlern, die beim manuellen Übertragen von Zahlen nur allzu leicht passieren. Schau unbedingt nach, ob dein Zeiterfassungstool solche Integrationen und Schnittstellen zu Lohnsystemen anbietet.

Diese genaue Erfassung gewinnt übrigens immer mehr an Bedeutung. Die durchschnittliche Wochenarbeitszeit in der Schweiz lag 2023 in der Unternehmensberatung bei rund 41,4 Stunden. Fast die Hälfte der Arbeitnehmenden (47,7 %) nutzte dabei flexible Modelle wie Gleitzeit. Gerade in der projektgetriebenen Promotion-Branche ist eine minutiöse Erfassung entscheidend für die Planung und korrekte Abrechnung. Mehr über die gesetzlichen Grundlagen der Arbeitszeiterfassung in der Schweiz erfährst du direkt beim SECO.

Ein sauberer Übergabeprozess von der Zeiterfassung zur Abrechnung ist das letzte, aber entscheidende Puzzleteil. Er sorgt dafür, dass dein Team für seine grossartige Arbeit korrekt und pünktlich bezahlt wird – und das ist die beste Basis für eine langfristige und motivierte Zusammenarbeit.

Die brennendsten fragen zur zeiterfassung bei promotion-events

Im Agenturalltag tauchen immer wieder die gleichen Fragen auf, wenn es um die digitale Zeiterfassung für Promoter geht. Kein Wunder, denn die rechtlichen Rahmenbedingungen und die praktische Umsetzung haben ihre Tücken. Wir bringen Licht ins Dunkel und beantworten die häufigsten Fragen aus der Praxis.

Müssen pausen auch erfasst werden?

Ein klares Ja. In der Schweiz ist die Pausenerfassung nicht nur gute Praxis, sondern gesetzlich vorgeschrieben. Das Arbeitsgesetz ist da eindeutig: Ab einer gewissen Arbeitsdauer sind Pausen Pflicht – und das muss auch nachweisbar sein. Eine saubere Zeiterfassung für Promotion-Teams kommt daran nicht vorbei.

Stell dir vor, einer deiner Promoter ist acht Stunden im Einsatz. Ein smartes System kann so konfiguriert werden, dass es automatisch eine Pause von 30 Minuten bucht, falls dein Mitarbeiter vergisst, sich manuell auszustempeln. Das ist kein Misstrauen, sondern eine Absicherung – für dich und dein Team. So vermeidest du rechtliche Grauzonen und sorgst für faire Bedingungen.

Was ist mit der reisezeit zum eventort?

Ah, der Klassiker. Reisezeit ist oft ein heikler Punkt. Die Faustregel lautet: Ist der Weg zum Einsatzort deutlich länger als der alltägliche Arbeitsweg, kann er als Arbeitszeit gelten. Gerade bei Promotion-Einsätzen, die mal in Zürich, mal in Genf stattfinden, ist das ein zentrales Thema.

Unser Tipp aus der Praxis: Klärt die Regelung zur Reisezeit glasklar im Arbeitsvertrag. Eine transparente Vereinbarung von Anfang an schafft Vertrauen und verhindert spätere Diskussionen. So weiss jeder im Team, ob die Anfahrt zum Job gehört oder nicht.

Ein gutes digitales Tool macht hier den Unterschied. Es sollte deinem Team ermöglichen, zwischen verschiedenen Tätigkeiten zu stempeln, zum Beispiel „Reisezeit“ und „Einsatzzeit vor Ort“. Das sorgt für eine blitzsaubere Datengrundlage für die Abrechnung und gibt dir einen exakten Überblick, wer wann wo im Einsatz war.

Ist eine GPS-standorterfassung datenschutzkonform?

Die GPS-Standortabfrage beim Stempeln ist extrem nützlich, um sicherzustellen, dass die Arbeitszeit auch wirklich am Eventort erfasst wird. Und ja, sie ist absolut datenschutzkonform – wenn man ein paar Spielregeln beachtet.

• Seid transparent: Kommuniziert offen, dass beim Stempeln der Standort erfasst wird und erklärt, warum das für eine korrekte Abrechnung notwendig ist.
• Haltet euch an den Zweck: Die Ortung darf nur für den Moment des Ein- und Ausstempelns genutzt werden. Eine dauerhafte Überwachung oder Bewegungsprofile sind ein absolutes No-Go.
• Holt euch das Einverständnis: Am saubersten ist es, wenn ihr euch die Zustimmung eurer Mitarbeitenden schriftlich geben lasst.

Ein typisches Szenario: Deine Promoterin kommt am Messestand an und stempelt sich mit der App ein. Die App erfasst in diesem Moment den Standort und bestätigt: „Check-in erfolgreich am korrekten Ort.“ Nach dem Ausstempeln am Ende des Tages ist die Ortung wieder beendet. So bleibt die Privatsphäre gewahrt, und du hast die Sicherheit, die du für eine lückenlose Zeiterfassung bei der Promotion brauchst.

Du suchst nach einer Lösung, die all diese Anforderungen spielend meistert? job.rocks wurde genau für die Bedürfnisse von Promotion-Agenturen entwickelt: intuitive Einsatzplanung und eine präzise, DSGVO-konforme Zeiterfassung, die dir den Rücken freihält. Vereinfache deine Prozesse und schaffe endlich Transparenz für dein gesamtes Team.