Mangel Eventpersonal lösen: So rettest du dein nächstes Event blitzschnell

meta_description: Du kämpfst ständig mit Personalmangel bei deinen Events? Entdecke, wie du mit einem strategischen Personalpool und cleverer Planung jeden Engpass meisterst.

Personalengpässe bei Events zu meistern heisst, das Spiel umzudrehen: Statt kurz vor knapp in Panik zu verfallen, weil Leute abspringen, gehst du die Sache proaktiv statt reaktiv an. Der Schlüssel liegt darin, sich systematisch einen flexiblen und verlässlichen Mitarbeiterpool aufzubauen. Nur so lassen sich Engpässe nicht nur überbrücken, sondern langfristig ganz vermeiden.

Warum der mangel an eventpersonal dich direkt betrifft

Wieder einmal kurz vor einem grossen Event, und die Personaldecke wird dünner und dünner? Das kennst du bestimmt. Doch dieses Problem ist weit mehr als nur ein Ärgernis – es bedroht den Erfolg deiner Veranstaltung und kratzt empfindlich an deinem Ruf. Jede unbesetzte Position bedeutet puren Stress für das restliche Team, drohende Serviceeinbussen und, im schlimmsten Fall, unzufriedene Kunden und Gäste.

Die Gründe dafür sind vielschichtiger als der oft zitierte Fachkräftemangel. Die Erwartungen der Mitarbeitenden haben sich einfach verändert. Sie suchen Flexibilität, eine bessere Work-Life-Balance und eine Kommunikation auf Augenhöhe. Das sind Anforderungen, denen traditionelle Planungsmethoden mit ihren starren Strukturen einfach nicht mehr gewachsen sind.

Die grenzen alter methoden

Jahrelang haben wir uns mit endlosen Telefonketten und unübersichtlichen Excel-Listen durchgeschlagen. Doch diese reaktiven Notfallpläne reichen heute schlicht nicht mehr aus. Sie kosten Unmengen an Zeit, sind extrem fehleranfällig und führen am Ende nur zu Frust auf beiden Seiten. Wenn du merkst, dass du mehr Zeit mit der Jagd nach Personal verbringst als mit der eigentlichen Eventplanung, dann ist es höchste Zeit, umzudenken. Es gibt heute deutlich bessere Wege, wie du die Verfügbarkeit von Eventpersonal effizient prüfen und den ganzen Prozess massiv beschleunigen kannst.

Ein proaktiver, strategischer Ansatz, der auf einem zentral verwalteten Mitarbeiterpool basiert, ist keine Option mehr – er ist eine Notwendigkeit. Du handelst damit vorausschauend, anstatt nur auf Notfälle zu reagieren.

Um zu verdeutlichen, warum ein Umdenken so entscheidend ist, werfen wir einen Blick auf die konkreten Unterschiede zwischen den alten und neuen Methoden.

Vergleich der personalplanung früher und heute

Die folgende Tabelle zeigt, warum ein moderner, proaktiver Ansatz traditionellen Methoden bei der Lösung von Personalengpässen weit überlegen ist. Es geht nicht nur um Schnelligkeit, sondern auch um die Qualität der Zusammenarbeit und die Zufriedenheit deines Personals.

Dieser Vergleich macht deutlich: Wer heute noch auf alte Methoden setzt, kämpft nicht nur gegen den Personalmangel, sondern auch gegen die Zeit und die Erwartungen der eigenen Leute. Ein moderner Ansatz hingegen schafft eine Win-Win-Situation.

Ein blick auf die aktuelle lage in der Schweiz

Trotz einer allgemeinen Entspannung auf dem Arbeitsmarkt kämpfen Schweizer Event- und Hospitality-Unternehmen weiterhin mit Engpässen. Besonders in saisonalen Spitzenzeiten wird der Mangel an flexiblen Kräften akut. Der Fachkräftemangel-Index 2025 zeigt zwar, dass andere Sektoren stärker betroffen sind, doch schon 2021/2022 gaben 66 Prozent der KMU an, Schwierigkeiten bei der Personalsuche zu haben. Eine Herausforderung, die für qualifiziertes Eventpersonal nach wie vor besteht. Mehr Einblicke dazu liefert die Studie zum Schweizer Arbeitsmarkt auf srf.ch.

Ein moderner Ansatz zur Lösung dieser Engpässe verschafft dir ganz konkrete Vorteile:

• Schnelligkeit: Du findest in Minuten Ersatz, nicht erst nach Stunden.
• Qualität: Du greifst auf einen Pool von bekannten und qualifizierten Mitarbeitenden zurück.
• Aufwand: Du reduzierst den administrativen Aufwand auf ein Minimum.
• Mitarbeiterbindung: Du bietest deinem Personal genau die Flexibilität und Transparenz, die es sich wünscht.

Dieser Wandel schafft eine solide Basis, um kurzfristige Ausfälle mühelos abzufedern und langfristig zuverlässige Teams zu bilden. Es ist der entscheidende erste Schritt, um den Personalmangel bei Events systematisch in den Griff zu bekommen und deine Veranstaltungen wieder planbar und erfolgreich zu machen.

Dein fundament: Ein strategischer personalpool

Ein flexibler und gut gepflegter Personalpool ist deine strategische Versicherung gegen plötzliche Personalausfälle. Er ist das Rückgrat, das dir erlaubt, schnell und gezielt zu reagieren, wenn Not am Mann oder an der Frau ist. Anstatt bei jeder neuen Herausforderung bei null anzufangen, baust du auf einer soliden Basis auf, die dir Sicherheit und Kontrolle gibt.

Der erste Schritt klingt fast zu einfach: Bündle dein komplettes Netzwerk an einem zentralen, digitalen Ort. Das schliesst dein festes Stammpersonal, bewährte Freelancer, frühere Aushilfen und sogar vielversprechende Bewerber mit ein, die es beim letzten Mal knapp nicht geschafft haben. Damit verabschiedest du dich endgültig von isolierten Excel-Listen, Stapeln von Visitenkarten und veralteten Handy-Kontakten.

Qualifikationen und verfügbarkeiten digital erfassen

Das Herzstück deines Pools sind die Daten. Es ist absolut entscheidend, Qualifikationen, Zertifikate, Erfahrungen und vor allem Verfügbarkeiten digital festzuhalten – und diese Informationen immer aktuell zu halten. Nur so kannst du Personalengpässe lösen, bevor sie zu einem echten Problem werden.

Stell dir vor, du planst als Eventagentur ein grosses Sommerfestival. Du brauchst Leute für völlig unterschiedliche Aufgaben, vom Bühnenbau bis zur VIP-Betreuung. Mit einer digitalen Verwaltung kannst du deine Mitarbeiterprofile gezielt mit Tags versehen:

• Fähigkeiten: „Bühnenbau“, „Lichttechnik“, „Fahrausweis Kat. B“, „Zertifizierter Ersthelfer“.
• Eigenschaften: „Teamleitungserfahrung“, „Gästebetreuung VIP“, „Stressresistent“.
• Sprachen: „Englisch C1“, „Französisch fliessend“.
• Erfahrung: „Festival-erprobt“, „Gala-Service“, „Messe-Host“.

Diese Struktur ist Gold wert. Sie erlaubt dir später, blitzschnell die richtigen Leute für den richtigen Job zu finden. Fällt ein Bühnenhelfer mit Staplerschein aus, filterst du deinen Pool mit zwei Klicks und siehst sofort, wer als Ersatz infrage kommt. Die Zeiten, in denen du dein Adressbuch durchforsten musstest, sind damit endgültig vorbei. Eine durchdachte Mitarbeiter-Pooling-Software zur Einsatzplanung ist hierfür die Grundlage.

Dein Personalpool ist kein statisches Archiv, sondern ein lebendiges System. Regelmässige Pflege ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Behandle ihn wie einen Garten – er braucht konstante Aufmerksamkeit, um zu gedeihen.

Die kunst der pool-pflege und kommunikation

Ein strategischer Personalpool besteht nicht nur aus Daten, sondern aus Menschen. Diese Menschen bei Laune zu halten und an dich zu binden, ist genauso wichtig wie die technische Verwaltung. Ein Pool voller qualifizierter, aber unmotivierter oder schlecht informierter Mitarbeiter ist im Ernstfall wertlos.

Regelmässige Kommunikation ist hier der Schlüssel. Informiere dein Personal nicht nur, wenn du einen Job für sie hast. Sende ihnen gelegentlich einen Newsletter mit kommenden Event-Highlights, gratuliere zum Geburtstag oder teile Erfolgsgeschichten von vergangenen Veranstaltungen. Diese kleinen Gesten zeigen Wertschätzung und geben deinen Leuten das Gefühl, Teil des Teams zu sein – auch wenn sie gerade nicht im Einsatz sind.

Ein praktisches Beispiel:

Eine Catering-Firma managt einen Pool von 150 Servicekräften. Früher riefen sie bei Bedarf einfach die Liste durch. Heute nutzen sie eine App. Vor grossen Saisons, wie der Hochzeits- oder Weihnachtszeit, versenden sie eine allgemeine Vorankündigung per Push-Nachricht: „Hey Team, die heisse Phase steht bevor! Haltet eure Verfügbarkeiten aktuell, es gibt bald viele spannende Einsätze.“

Diese proaktive Kommunikation hat zwei riesige Vorteile:

1. Höheres Engagement: Die Mitarbeiter fühlen sich informiert und wertgeschätzt.
2. Aktuellere Daten: Sie werden daran erinnert, ihre Kalender zu pflegen, was dir eine realistischere Planungsgrundlage gibt.

Um einen flexiblen Personalpool aufzubauen und Engpässe schnell zu überbrücken, kann die Möglichkeit, qualifizierte Helfer buchen zu können, von grossem Vorteil sein. Es erweitert deinen Horizont über den eigenen Pool hinaus. Indem du deinen internen Pool hegst und pflegst und gleichzeitig externe Optionen kennst, schaffst du ein stabiles System. So bleiben deine besten Leute dir treu und sind zur Stelle, wenn du sie am dringendsten brauchst.

Cleveres Recruiting für deinen Event-Personalpool

Ein gut gefüllter Personalpool ist die halbe Miete. Die andere, oft entscheidendere Hälfte, ist das kontinuierliche Auffinden der richtigen Leute. Denn was nützt ein Pool, wenn niemand darin schwimmt? Es geht darum, gezielt und vorausschauend qualifiziertes Personal zu finden, das nicht nur auf dem Papier passt, sondern auch menschlich zu deinen Events.

Klassische Stellenanzeigen haben immer noch ihren Platz. Aber sie sind oft langsam, teuer und erreichen selten die flexiblen, kurzfristig verfügbaren Talente, die in der Eventbranche Gold wert sind. Der moderne Weg ist direkter, persönlicher und vor allem schneller.

Wo du die besten Leute findest

Du musst dorthin gehen, wo sich deine Zielgruppe ohnehin schon tummelt. Für Eventpersonal bedeutet das vor allem: raus aus den klassischen Jobportalen und rein in die spezialisierten Online-Communitys und Ausbildungsstätten. Statt passiv auf Bewerbungen zu warten, wirst du selbst zum Talent-Scout.

Hier sind ein paar Kanäle, die in der Praxis wirklich funktionieren:

• Social-Media-Gruppen: Auf Facebook oder LinkedIn wimmelt es nur so von Gruppen für Eventjobs, Gastro-Aushilfen oder Messepersonal. Ein gezielter Post wie „Suchen zuverlässige Servicekräfte für ein Firmenjubiläum am [Datum] in Bern“ kann dir innerhalb weniger Stunden Dutzende qualifizierter Rückmeldungen bringen. Das ist direktes Recruiting in Reinform.
• Kooperationen mit Fachschulen: Bau dir ein Netzwerk zu Hotelfach- oder Tourismusschulen auf. Die Studierenden dort sind motiviert, bringen oft schon theoretisches Wissen mit und suchen nach flexiblen Nebenjobs, um Praxiserfahrung zu sammeln. Eine klassische Win-win-Situation.
• Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme: Deine besten Leute kennen mit Sicherheit andere gute Leute. Ein kleiner Bonus für eine erfolgreiche Vermittlung wirkt Wunder. Das stärkt nicht nur deinen Pool mit bereits vorqualifizierten Kandidaten, sondern fördert auch den Teamgeist.

Mit diesen Methoden sicherst du dir einen stetigen Zufluss an potenziellen Mitarbeitenden. Aber die eigentliche Kunst liegt darin, diese Kontakte clever zu verwalten und blitzschnell für den richtigen Job zu matchen.

Smartes Matching statt mühsames Suchen

Der Kern eines wirklich guten Recruitings ist das passgenaue Zusammenführen von Jobanforderungen und den Fähigkeiten deiner Leute. Hier kommen digitale Werkzeuge ins Spiel. Anstatt manuell Excel-Listen zu durchforsten oder im Kopf zu überlegen, wer wann verfügbar ist, filterst du deinen Personalpool mit wenigen Klicks und findest die Nadel im Heuhaufen.

Stell dir das mal vor: Du brauchst für eine Messe in Zürich kurzfristig drei Hosts, die fliessend Französisch sprechen und schon Erfahrung mit VIP-Gästen gesammelt haben.

Der traditionelle Weg wäre ein Albtraum: Dutzende Anrufe tätigen, E-Mails schreiben und hoffen, dass irgendjemand nicht nur Zeit hat, sondern auch die Fähigkeiten mitbringt. Der digitale Weg ist eine Sache von Minuten.

Mit einer Plattform wie lavoro.rocce filterst du deinen Pool nach den Kriterien „Standort: Zürich“, „Sprache: Französisch“ und dem Tag „VIP-Erfahrung“. Das System spuckt dir sofort eine Liste aller passenden Kandidaten aus.

Eine moderne Software macht die Personalplanung nicht nur schneller, sondern auch übersichtlicher. Das Bild unten zeigt, wie einfach es sein kann, den Überblick zu behalten.

Man sieht sofort, wie unkompliziert man Personal nach Qualifikationen filtern und direkt anfragen kann. Das reduziert den administrativen Aufwand auf ein Minimum.

Im nächsten Schritt schickst du mit nur einem Klick eine Jobanfrage an alle, die passen. Wer zuerst verbindlich zusagt, bekommt den Job. Dieses „First Come, First Served“-Prinzip ist nicht nur fair und transparent, sondern auch unglaublich schnell. Du besetzt offene Schichten in Minuten, nicht in Tagen.

Der Arbeitsmarkt spielt dir in die Karten

Die aktuelle Entwicklung auf dem Schweizer Arbeitsmarkt kommt dir zusätzlich entgegen. Der Fachkräftemangel hat sich 2025 das zweite Jahr in Folge spürbar entspannt – eine riesige Chance für Event-Dienstleister. Laut dem Fachkräftemangel-Index liegt der Wert rund 22 Prozent unter dem des Vorjahres.

Gerade in der Deutschschweiz, dem Herzen vieler Event-Agenturen, ist der Mangel sogar um 23 Prozent zurückgegangen. Das bedeutet konkret: Die Rekrutierung von gutem Eventpersonal wird wieder einfacher. Die Erkenntnisse aus dem Stellenmarkt-Monitor der Universität Zürich zeigen diese Trends deutlich auf.

Diese Entspannung heisst, dass wieder mehr qualifizierte Kräfte auf dem Markt sind. Mit einer cleveren Recruiting-Strategie und den passenden digitalen Tools bist du in der perfekten Position, diese Talente für deinen Pool zu gewinnen und langfristig zu binden. So wird der Personalengpass von einem unlösbaren Problem zu einer strategischen Aufgabe, die du meistern kannst.

Einsatzplanung und kommunikation digitalisieren

Eine exzellente Planung ist das A und O für jedes erfolgreiche Event. Doch was nützt der beste Plan, wenn die Umsetzung im Chaos von E-Mails, Anrufen und WhatsApp-Gruppen versinkt? Genau hier liegt der Knackpunkt: Die Lösung ist, deine gesamte Einsatzplanung zu digitalisieren – von der ersten Anfrage über die Schichtzuteilung bis hin zur finalen Abrechnung.

Wenn du den Mangel an Eventpersonal lösen willst, musst du nicht nur Leute finden, sondern sie auch intelligent und reibungslos koordinieren. Manuelle Planung ist nicht nur langsam, sondern auch extrem fehleranfällig. Ein digitaler Ansatz hingegen schafft Klarheit, spart wertvolle Zeit und reduziert den Stress für alle Beteiligten.

Automatisierte schichtplanung die sich anpasst

Stell dir vor, du erstellst Schichtpläne, die sich automatisch an die live gemeldeten Verfügbarkeiten deiner Mitarbeitenden anpassen. Kein mühsames Abgleichen von Excel-Listen mehr, kein Hin und Her per Telefon. Du definierst die Schichten, die du brauchst, und das System zeigt dir sofort, wer aus deinem Pool verfügbar und qualifiziert ist.

Ein konkretes Beispiel einer Hochzeitslocation:
Die Location muss für eine grosse Feier am Samstag Personal für Service, Bar und Küche koordinieren. Früher führte das oft zu Konflikten wie Doppelschichten oder unbesetzten Positionen, weil der Überblick fehlte. Heute nutzt der Manager eine zentrale Plattform.

1. Er erstellt die benötigten Schichten: 10 Servicekräfte von 16-24 Uhr, 3 Barkeeper von 18-02 Uhr und 4 Küchenhilfen von 15-23 Uhr.
2. Das System gleicht die Anforderungen automatisch mit den im Voraus eingetragenen Verfügbarkeiten und Qualifikationen der Mitarbeitenden ab.
3. Der Manager sieht sofort, dass 2 seiner Top-Servicekräfte an diesem Tag bereits als "nicht verfügbar" markiert sind. Er kann direkt eine Anfrage an die nächstbesten verfügbaren Kräfte senden, ohne Zeit zu verlieren.

Durch diesen Prozess werden Konflikte vermieden, bevor sie überhaupt entstehen. Die Planung wird von einem reaktiven zu einem proaktiven Vorgang.

Schluss mit dem kommunikationschaos

Genauso wichtig wie die Planung selbst ist die anschliessende Kommunikation. Unzählige E-Mails, unübersichtliche Chat-Gruppen und verpasste Anrufe sind die Hauptursache für Missverständnisse und No-Shows. Eine digitale Lösung bündelt die gesamte Kommunikation an einem zentralen Ort.

Der folgende Flow zeigt, wie ein digitaler Prozess manuelle Schritte ersetzt und die Suche nach passendem Personal massiv beschleunigt.

Jobangebote, Schichtbestätigungen, detaillierte Briefings oder kurzfristige Änderungen werden automatisch per App-Benachrichtigung oder SMS versendet. So sind alle Beteiligten immer auf dem gleichen Stand, was die Zuverlässigkeit und Professionalität deines Auftritts spürbar verbessert.

Deine Kommunikation muss so klar und einfach sein, dass es für dein Personal keine Ausrede mehr gibt, eine wichtige Information verpasst zu haben. Automatisiere alles, was sich automatisieren lässt.

Mobile lösungen für dein team vor ort

Die Digitalisierung endet nicht im Büro. Mit modernen mobilen Lösungen gibst du deinem Personal Werkzeuge an die Hand, die ihre Arbeit und deine Verwaltung erleichtern. Eine gute Mitarbeiter-App ist hier das zentrale Element.

Sie ermöglicht deinem Team unter anderem folgende Aktionen:

• Mobiles Ein- und Ausstempeln: Die Arbeitszeiterfassung erfolgt per App mit GPS-Verifizierung direkt am Eventort. Das sorgt für eine präzise und faire Abrechnungsgrundlage.
• Einsicht in Arbeitszeiten: Jeder Mitarbeitende hat jederzeit einen transparenten Überblick über geleistete Stunden und die zu erwartende Vergütung.
• Schichttausch unter Kollegen: Du kannst Regeln festlegen, die es qualifizierten Mitarbeitenden erlauben, Schichten untereinander zu tauschen. Das System prüft die Qualifikationen, und du musst den Tausch nur noch freigeben.

Solche Selbstverwaltungsfunktionen nehmen dir nicht nur administrativen Aufwand ab, sondern geben deinem Personal auch ein Gefühl von Autonomie und Vertrauen. Sie fühlen sich wertgeschätzt und sind motivierter – was sich direkt auf die Qualität ihrer Arbeit auswirkt.

Ein gutes Planungstool ist mehr als nur ein digitaler Kalender. Es ist deine Kommandozentrale. Diese Checkliste hilft dir dabei, die Spreu vom Weizen zu trennen und eine Software zu finden, die dir wirklich den Rücken freihält.

Checkliste für deine digitale einsatzplanung

Die richtige Software-Unterstützung ist somit ein entscheidender Hebel, um den Mangel an Eventpersonal nachhaltig zu lösen. Sie schafft nicht nur Schnelligkeit, sondern steigert auch die Zufriedenheit und Bindung deiner Mitarbeitenden.

Rechtssicherheit und Datenschutz im Personalmanagement

Flexibilität im Personalmanagement ist ein riesiger Vorteil, darf aber niemals auf Kosten der Rechtssicherheit gehen. Sobald du mit einem grossen Pool an Freelancern und temporären Mitarbeitenden arbeitest, rücken das Datenschutzgesetz (DSG) und das Arbeitsrecht ins Zentrum. Ein Verstoss kann nicht nur empfindlich teuer werden, sondern auch den Ruf deines Unternehmens nachhaltig beschädigen.

Es ist deshalb absolut entscheidend, alle relevanten Mitarbeiterdaten sicher und gesetzeskonform an einem einzigen, geschützten Ort zu bündeln. Und damit sind weit mehr als nur Kontaktdaten und Verfügbarkeiten gemeint.

Zentrale Datenverwaltung als dein Schutzschild

Denk nur mal an die Fülle an sensiblen Informationen, die du jonglierst: Arbeitsverträge, Ausweiskopien, AHV-Nummern, Zertifikate und natürlich detaillierte Daten zur Zeiterfassung. Fliegen diese Dokumente unkontrolliert in verschiedenen E-Mail-Postfächern, auf lokalen Festplatten oder in ungesicherten Cloud-Speichern herum, ist das nicht nur chaotisch, sondern ein massives rechtliches Risiko.

Eine zentrale, digitale Personalakte für jeden einzelnen Mitarbeitenden ist hier die einzig saubere Lösung. Sie ist deine Absicherung und stellt sicher, dass du jederzeit den Überblick behältst und nachweisen kannst, dass du deine Pflichten als Arbeit- oder Auftraggeber ernst nimmst. Erfahre mehr darüber, wie du deine Datenschutz-Verpflichtungen bei job.rocks einfach und sicher erfüllen kannst.

Die lückenlose und korrekte Dokumentation von Arbeitszeiten ist keine lästige Pflicht, sondern deine wichtigste Verteidigungslinie. Sie schützt dich bei Lohnabrechnungen vor Unstimmigkeiten und bei Kontrollen vor rechtlichen Problemen.

Stell dir vor, du organisierst ein mehrtägiges Musikfestival. Ein Mitarbeiter behauptet Wochen später, er habe viel mehr Stunden gearbeitet als abgerechnet und fordert eine Nachzahlung. Ohne ein verlässliches, digitales Zeiterfassungssystem, das seine Stempelzeiten am Einsatzort vielleicht sogar per GPS festhält, stehst du auf verlorenem Posten. Mit einer lückenlosen Dokumentation kannst du den Sachverhalt hingegen sofort klären und belegen.

Aufbewahrungsfristen und Löschkonzepte im Griff behalten

Ein weiterer, oft übersehener Punkt ist der Lebenszyklus von Daten. Das DSG schreibt klar vor, dass personenbezogene Daten nur so lange aufbewahrt werden dürfen, wie es für den ursprünglichen Zweck notwendig ist. Für Lohndaten und Arbeitsverträge gelten aber gleichzeitig gesetzliche Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren. Ein klassischer Zielkonflikt.

Was passiert also mit den Daten von Leuten in deinem Pool, die seit drei Jahren auf keine einzige Anfrage mehr reagiert haben? Ihre Daten einfach unbegrenzt weiter zu speichern, ist nicht zulässig und ein klarer Verstoss.

Smarte digitale Werkzeuge nehmen dir diese Last ab:

• Automatisierte Fristen: Das System erinnert dich automatisch, wenn die Aufbewahrungsfrist für bestimmte Dokumente abläuft.
• Definierte Löschprozesse: Du kannst klare Regeln festlegen, nach denen inaktive Profile nach einer gewissen Zeit anonymisiert oder gelöscht werden.
• Einwilligungsmanagement: Du holst die Zustimmung zur Datenspeicherung digital ein und dokumentierst sie sauber und nachvollziehbar.

Diese Prozesse stellen sicher, dass dein flexibles Personalmanagement nicht nur agil und schlagkräftig ist, sondern auch auf einem felsenfesten rechtlichen Fundament steht. Zusätzliche wertvolle Informationen zum Thema Datenschutz im Personalmanagement findest du hier. So löst du Personalengpässe bei Events, ohne dabei unnötige rechtliche Risiken einzugehen.

Häufige Fragen zum Mangel an Eventpersonal

Hier haben wir ein paar der brennendsten Fragen gesammelt, die uns in der Praxis immer wieder begegnen, wenn es um Personalengpässe bei Events geht. Diese Antworten sollen dir ganz konkrete, ehrliche Hilfestellungen für den Alltag geben und zeigen, wie du den Mangel an Eventpersonal in den Griff bekommst.

Wie überzeuge ich gute Leute, in meinem Personalpool zu bleiben?

Am Ende läuft es auf zwei Dinge hinaus: Wertschätzung und Verlässlichkeit. Biete faire Konditionen und bezahle deine Leute pünktlich. Das klingt banal, aber wer in der Eventbranche arbeitet, weiss, dass das allein schon ein riesiger Pluspunkt ist.

Richtig punkten kannst du aber mit moderner Organisation. Nutze eine digitale Plattform, die deinem Personal volle Transparenz über Einsätze, Arbeitszeiten und den Verdienst gibt. Eine unkomplizierte Kommunikation per App, schnelle Jobangebote direkt aufs Smartphone und die Freiheit, Verfügbarkeiten selbst zu verwalten – all das zeigt deinem Team, dass du ihre Zeit und ihre Flexibilität wirklich respektierst.

Und vergiss nicht die menschliche Seite: Biete abwechslungsreiche Jobs, um die Motivation hochzuhalten. Regelmässiges und ehrliches Feedback nach einem Einsatz – egal ob positiv oder konstruktiv – ist ebenfalls Gold wert. Menschen wollen gesehen werden, nicht nur eine Nummer in einer Excel-Liste sein.

Was mache ich bei sehr kurzfristigen Ausfällen am Eventtag selbst?

Das ist der Moment, in dem sich ein digitaler und gut gepflegter Personalpool mit einer Alarmfunktion bezahlt macht. Statt in Panik Dutzende von Leuten anzurufen, sendest du eine gezielte „SOS-Anfrage“ an alle qualifizierten und aktuell verfügbaren Leute in der Nähe des Eventorts.

Ein gutes System schickt sofort eine Push-Nachricht auf deren Handys. Unsere Erfahrung zeigt, dass sich oft innerhalb von Minuten jemand meldet, der spontan einspringen kann.

Für den absoluten Notfall solltest du dir zusätzlich eine kleine, handverlesene Liste von extrem zuverlässigen „Jokern“ bereithalten. Das sind die Leute, auf die du dich immer verlassen kannst und die du in so einem Fall direkt und persönlich kontaktierst. Eine gute Vorbereitung macht hier den Unterschied zwischen einer ausgewachsenen Krise und einer schnell gelösten Herausforderung.

Lohnt sich eine Softwarelösung auch für eine kleine Agentur?

Ja, absolut. Manchmal sogar noch mehr. Bei kleineren Agenturen ist der administrative Aufwand pro Kopf oft sogar höher, weil die gleichen Aufgaben von weniger Leuten geschultert werden müssen. Jede Stunde, die du mit Telefonieren oder dem Wälzen von Listen verbringst, fehlt dir im Kerngeschäft.

Eine Software wie lavoro.rocce automatisiert genau diese zeitraubenden Aufgaben – von Verfügbarkeitsabfragen über die Erstellung von Schichtplänen bis hin zur gesamten Kommunikation rund um einen Einsatz.

Das spart dir nicht nur unglaublich viel Zeit und Nerven. Du wirkst gegenüber deinem Personal auch deutlich professioneller und attraktiver. Moderne SaaS-Lösungen (Software as a Service) sind heute skalierbar und preislich auch für kleine Unternehmen erschwinglich. Die Investition zahlt sich meistens sehr schnell aus.

Wie gehe ich mit unterschiedlichen Qualifikationen im Pool um?

Hier ist eine saubere und detaillierte Datenpflege der entscheidende Faktor. Es reicht bei Weitem nicht, nur Namen und Telefonnummern zu sammeln. Du musst die Fähigkeiten deiner Leute kennen und strukturiert erfassen.

Ein gutes System erlaubt es dir, für jeden Mitarbeitenden individuelle Fähigkeiten, offizielle Zertifikate (wie einen Hygieneschein für Gastro-Jobs oder einen Staplerschein für den Bühnenbau) und das jeweilige Erfahrungslevel zu hinterlegen. Die Verwendung von Schlagwörtern, sogenannten „Tags“, ist dabei eine enorme Hilfe, um später blitzschnell die richtigen Leute zu finden.

So sieht das in der Praxis aus:

• Für eine Gala: Du filterst nach Tags wie „Erfahrung gehobener Service“, „Garderobendienst“ und „Sprache: Englisch“.
• Für einen Festivalaufbau: Du suchst gezielt nach „Technik-affin“, „körperlich belastbar“ und „Fahrausweis Kat. B“.
• Für eine Messe: Du brauchst vielleicht Leute mit den Tags „Produktberatung“, „Sprache: Französisch“ und „promotionserfahren“.

Durch dieses gezielte Vorgehen stellst du sicher, dass du immer die richtige Person für die jeweilige Aufgabe findest. Das steigert nicht nur die Qualität deiner Events, sondern sorgt auch für zufriedenere Kunden und motiviertere Mitarbeitende, die sich weder unter- noch überfordert fühlen.

Bist du bereit, den Personalmangel bei deinen Events endgültig hinter dir zu lassen? lavoro.rocce bietet dir die Werkzeuge, um deinen Personalpool effizient zu verwalten, Einsätze schnell zu planen und rechtssicher zu agieren. Entdecke, wie einfach es sein kann, immer die richtigen Leute zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben.

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