Dein kompletter Guide für Workforce Management 2026

Willkommen zu deinem Kompass für modernes Workforce Management. Falls du dich bisher auf Excel-Tabellen und manuelle Listen verlassen hast, wirst du schnell merken, warum dieser Weg in eine Sackgasse führt. Stell dir vor, du könntest den Personalbedarf für ein riesiges Musikfestival punktgenau vorhersagen, ohne stundenlang in Daten zu wühlen – genau hier spielen moderne Werkzeuge ihre Stärken aus.

Was dich im Workforce Management 2026 erwartet

Die Zeiten, in denen die Personalplanung auf Bauchgefühl und Erfahrungswerten beruhte, sind endgültig vorbei. Heute stehen wir vor ganz neuen Hürden: Der demografische Wandel verschärft den Fachkräftemangel, während Mitarbeitende gleichzeitig mehr Flexibilität und eine bessere Work-Life-Balance einfordern. Die manuelle Planung mit Tabellen ist da nicht nur ein Zeitfresser, sondern auch eine riesige Fehlerquelle.

Denk nur mal an die Organisation eines grossen Firmenanlasses. Du brauchst Servicekräfte, Sicherheitspersonal und Techniker. Mit einer simplen Excel-Liste verlierst du sofort den Überblick: Wer ist wann verfügbar? Wer hat die nötigen Qualifikationen? Wer hat vielleicht schon zu viele Stunden gearbeitet? Das Ergebnis ist fast immer dasselbe: Lücken im Einsatzplan, überarbeitetes Personal und unnötiger Stress für alle Beteiligten.

Warum jetzt der richtige Zeitpunkt für einen Wechsel ist

Ein modernes Workforce Management reagiert nicht nur auf Probleme – es agiert vorausschauend. Anstatt nur Löcher zu stopfen, kannst du den Personalbedarf auf Basis vergangener Daten und kommender Ereignisse präzise prognostizieren. So stellst du sicher, dass du immer die richtige Anzahl an Mitarbeitenden mit den exakt passenden Fähigkeiten zur richtigen Zeit am richtigen Ort hast.

Die aktuelle Wirtschaftslage macht das umso wichtiger. Das Beschäftigungswachstum in der Schweiz hat sich im dritten Quartal 2025 spürbar verlangsamt. Nach den starken Wachstumsjahren liegt der Fokus jetzt klar auf einer bedarfsgerechten und zielführenden Personalsteuerung. Speziell in Branchen wie dem Event- und Gastgewerbe wird eine flexible Verwaltung zur Kernkompetenz, um Mitarbeitende intelligent und ressourcenschonend einzusetzen. Mehr zu den aktuellen Entwicklungen auf dem Schweizer Arbeitsmarkt findest du direkt beim Bund.

Der Unterschied zwischen gestern und morgen

Um den Wandel greifbar zu machen, lohnt sich ein direkter Vergleich. Die Gegenüberstellung zeigt deutlich, warum der alte Weg nicht mehr funktioniert und wie ein moderner Ansatz dir einen echten strategischen Vorteil verschafft.

Vergleich zwischen traditioneller und moderner Personalplanung

Diese Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede zwischen herkömmlichen und zukunftsorientierten Ansätzen im Workforce Management.

Du siehst sofort: Der Sprung von manueller zu digitaler Planung ist gewaltig. Es geht nicht nur darum, schneller zu werden, sondern darum, fundierte Entscheidungen zu treffen, die das gesamte Unternehmen voranbringen.

Plattformen wie lavoro.rocce sind genau darauf ausgelegt, dir diese wiederkehrenden, administrativen Aufgaben abzunehmen. Anstatt dich in kleinteiligen Details zu verlieren, kannst du dich endlich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: strategische Entscheidungen. Dieser Leitfaden zeigt dir, wie du die richtigen Werkzeuge einsetzt, um für die Herausforderungen von morgen gewappnet zu sein.

Die vier Säulen des modernen Workforce Management

Ein starkes Workforce Management für 2026 fusst auf vier Säulen, die nahtlos ineinandergreifen. Du kannst dir das wie das Fundament eines gut organisierten Events vorstellen: Ohne eine solide Basis bricht selbst die beste Planung irgendwann zusammen. Jeder dieser Bereiche löst ein spezifisches Problem und hilft dir dabei, dein Personal bestmöglich einzusetzen.

Diese vier Bausteine bilden zusammen ein System, das dir hilft, den Überblick zu behalten – von der ersten Idee bis zur finalen Auswertung.

1. Bedarfsermittlung und Prognose

Alles startet mit einer simplen Frage: Wie viele Mitarbeitende mit welchen Fähigkeiten brauche ich wann und wo? Früher verliess man sich hier oft auf grobe Schätzungen und das Bauchgefühl. Heute helfen intelligente Systeme dabei, den Bedarf präzise vorauszusagen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Du organisierst ein mehrtägiges Open-Air-Festival. Anstatt pauschal Personal für die Getränkestände einzuplanen, analysiert eine Software Daten aus vergangenen Jahren, das Wetter und den aktuellen Ticketvorverkauf. Das Resultat? Du weisst schon im Voraus, dass du am Samstagabend zwischen 20 und 23 Uhr 30 % mehr Personal an den Hauptbühnen brauchst, am Sonntagnachmittag dafür aber wieder reduzieren kannst.

2. Personaleinsatzplanung

Sobald der Bedarf klar ist, geht es an die eigentliche Planung. Wer übernimmt welche Schicht? Hier geht es nicht nur darum, Lücken zu füllen, sondern die richtigen Leute für die richtige Aufgabe zu finden – und das fair, transparent und natürlich gesetzeskonform.

Nehmen wir die Security für das Festival. Eine Software wie job.rocks schlägt dir automatisch Mitarbeitende vor, die nicht nur verfügbar sind, sondern auch die erforderliche Lizenz für Grossveranstaltungen besitzen. Das System berücksichtigt dabei Arbeitszeitgesetze und verhindert so, dass jemand überlastet wird. Mehr zur automatisierten Personaldisposition kannst du in unserem weiterführenden Artikel nachlesen.

3. Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement

Wie stellst du sicher, dass die geplanten Stunden auch korrekt erfasst und abgerechnet werden? Manuelle Stundenzettel sind nicht nur mühsam, sondern auch extrem fehleranfällig. Moderne Systeme lösen dieses Problem digital und in Echtzeit.

Unsere Festival-Mitarbeitenden stempeln sich direkt über eine mobile App ein, sobald ihre Schicht beginnt, und am Ende wieder aus. Diese Zeiten fliessen automatisch in die Lohnvorbereitung ein. Fällt jemand kurzfristig aus, siehst du das sofort im System und kannst umgehend reagieren, statt im Chaos zu versinken.

4. Leistungsanalyse und Reporting

Die letzte Säule schliesst den Kreis: Du analysierst die gesammelten Daten, um zukünftige Entscheidungen zu verbessern. Wie produktiv waren die Teams? Wo gab es Engpässe? Echtzeit-Dashboards geben dir die Antworten auf einen Blick.

Du siehst sofort, an welchem Getränkestand die Wartezeiten am längsten waren, und kannst für das nächste Mal mehr Personal einplanen. Diese datengestützte Analyse ist der Weg zur stetigen Verbesserung.

Diese Transparenz in der Leistungsmessung wird immer wichtiger. Aktuelle Berichte zeigen, dass 52 Prozent der Schweizer Unternehmen Schwierigkeiten bei der Personalbeschaffung haben. Deshalb rücken HR-Verantwortliche die Leistungsorientierung stärker in den Fokus. Unternehmen, die aktive Leistungsmanagementsysteme einsetzen, erreichen ihre Geschäftsziele mit einer 1,75-mal höheren Wahrscheinlichkeit. Erfahre mehr über die neuesten HR-Prioritäten in der Schweiz und wie sie dein Geschäft beeinflussen.

Technologie, die deine Personalplanung wirklich verändert

Technologie ist der Motor, der dein Workforce Management (WFM) antreibt und es für die Anforderungen von 2026 fit macht. Vergiss komplizierte, manuelle Prozesse – moderne Systeme setzen auf intelligente Helfer, die dir die wirklich schwere Arbeit abnehmen. Lass uns drei entscheidende Bereiche genauer ansehen, die deine Personalplanung auf ein völlig neues Level heben.

Künstliche Intelligenz als dein strategischer Partner

Künstliche Intelligenz (KI) ist längst mehr als nur ein Schlagwort. In deinem WFM agiert sie wie ein smarter Assistent, der vorausschauend denkt und dir die komplexesten Planungsaufgaben abnimmt. Sie liefert nicht nur präzise Prognosen zum Personalbedarf, sondern hilft auch, die Schichtpläne komplett selbstständig zu erstellen.

Stell dir vor, du planst den Personaleinsatz für eine grosse Hotelkette über die Feiertage. Eine KI analysiert Daten wie Buchungszahlen, historische Auslastung und sogar lokale Wettervorhersagen. Basierend darauf schlägt sie nicht nur vor, wie viele Mitarbeitende du brauchst, sondern erstellt auch direkt einen fairen und ausgewogenen Schichtplan.

KI berücksichtigt dabei viele Faktoren gleichzeitig: Mitarbeiterwünsche, gesetzliche Ruhezeiten, individuelle Qualifikationen und die Vermeidung von Überstunden. So entsteht ein Plan, der sowohl die betrieblichen Anforderungen als auch die Zufriedenheit deines Teams im Blick hat.

Einige Studien gehen davon aus, dass sich bis 2030 fast 40 % der Kernkompetenzen in vielen Berufen grundlegend ändern werden. KI hilft dir schon heute, diese Veränderungen frühzeitig zu erkennen und dein Personal gezielt weiterzuentwickeln. Wenn du tiefer in das Thema eintauchen willst, erfährst du hier mehr über die Funktionsweise eines modernen KI-Schichtplaners.

Automatisierung, die dir Zeit zurückgibt

Während KI die strategische Planung übernimmt, kümmert sich die Automatisierung um die wiederkehrenden, zeitraubenden Aufgaben. Sie ist der Schlüssel, um den administrativen Aufwand drastisch zu reduzieren und menschliche Fehler zu vermeiden.

Denk nur an die Besetzung einer kurzfristig frei gewordenen Schicht im Sicherheitsdienst. Früher bedeutete das unzählige Telefonanrufe und E-Mails. Mit Automatisierung läuft dieser Prozess heute ganz anders ab:

1. Verfügbarkeitsabfrage: Das System schickt automatisch eine Anfrage an alle qualifizierten Mitarbeitenden, die an diesem Tag noch keine Schicht haben.
2. Rückmeldungen: Die Mitarbeitenden melden ihre Verfügbarkeit direkt über eine App.
3. Schichteinladung: Das System verschickt gezielte Einladungen an die passenden Kandidaten. Der Erste, der zusagt, bekommt die Schicht.
4. Bestätigung: Alle Beteiligten erhalten eine automatische Bestätigung und der Plan wird in Echtzeit aktualisiert.

Dieser Ablauf reduziert den Aufwand von Stunden auf wenige Minuten. Ähnliche Automatisierungen greifen bei der Zeiterfassung, der Genehmigung von Absenzen und sogar bei der Vorbereitung der Lohnabrechnung. So gewinnst du wertvolle Zeit zurück, die du für strategische Aufgaben verwenden kannst, anstatt dich im Kleinklein zu verlieren.

Datenschutz und DSGVO als Fundament

Bei all den technologischen Möglichkeiten darf ein Aspekt niemals zu kurz kommen: der Schutz sensibler Mitarbeiterdaten. Die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist keine Option, sondern eine zwingende Voraussetzung für jedes moderne WFM-System.

Wenn du eine neue Software auswählst, musst du sicherstellen, dass sie alle rechtlichen Anforderungen erfüllt. Das betrifft nicht nur die Speicherung von Personaldaten, sondern den gesamten Lebenszyklus der Informationen – von der Erfassung bis zur sicheren Löschung.

Achte auf folgende Punkte:

• Zweckbindung: Werden Daten nur für den vereinbarten Zweck (etwa Einsatzplanung, Lohnabrechnung) verwendet?
• Datenminimierung: Werden nur die absolut notwendigen Daten erhoben und gespeichert?
• Zugriffsrechte: Gibt es ein klares Rollen- und Rechtekonzept, das sicherstellt, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Daten zugreifen können?
• Transparenz: Werden alle Änderungen an Daten lückenlos protokolliert und sind sie jederzeit nachvollziehbar?

Ein DSGVO-konformes System wie job.rocks gibt dir die Gewissheit, dass du rechtlich auf der sicheren Seite bist. Es schützt nicht nur dein Unternehmen vor empfindlichen Strafen, sondern schafft vor allem Vertrauen bei deinen Mitarbeitenden.

Anwendungsfälle aus deiner Branche

Theorie ist gut und schön, aber wie hilft dir ein Workforce Management System im hektischen Alltag wirklich weiter? Der wahre Wert zeigt sich erst in der Praxis. Lass uns deshalb mal ein paar ganz konkrete Szenarien aus verschiedenen Branchen durchspielen, damit du den direkten Nutzen für dein Unternehmen sofort erkennst.

Event-Agenturen: Grosseinsatz auf Knopfdruck

Stell dir vor, du organisierst eine grosse Automesse und brauchst kurzfristig 50 qualifizierte Hostessen für die Standbetreuung. Der traditionelle Weg wäre ein Albtraum: Dutzende E-Mails, unzählige Anrufe und eine Excel-Tabelle, die im Chaos versinkt.

Mit einer Plattform wie job.rocks sieht die Sache völlig anders aus:

1. Job erstellen: Du legst einen neuen Einsatz im System an, definierst die klaren Anforderungen (wie "fliessend Englisch", "Erfahrung im Messebereich") und die genauen Einsatzzeiten.
2. Verfügbarkeit prüfen: Das System schickt automatisch eine Anfrage an alle Mitarbeitenden in deinem Pool, die diese Qualifikationen erfüllen. Kein manuelles Suchen mehr.
3. Schnelle Zusagen: Die Hostessen bekommen eine Push-Benachrichtigung auf ihr Smartphone und können mit einem einzigen Klick zu- oder absagen.
4. Automatische Besetzung: Das System füllt die 50 offenen Positionen nach dem "First come, first served"-Prinzip oder basierend auf deinen bevorzugten Kriterien. Sobald alle Plätze voll sind, erhalten weitere Bewerber automatisch eine Absage.

Innerhalb von Minuten hast du dein Team komplett – ohne ein einziges Telefonat. Du hast jederzeit den vollen Überblick, wer zugesagt hat, und kannst dir sicher sein, dass alle die nötigen Fähigkeiten mitbringen.

Hospitality: Soforthilfe bei Personalausfällen

Im Gastgewerbe kann ein unerwarteter Ausfall am Samstagabend den gesamten Betrieb lahmlegen. Ein Kellner meldet sich krank, und du brauchst sofort Ersatz. Hektisches Herumtelefonieren ist nicht nur langsam, es ist oft auch völlig erfolglos.

Hier agiert ein modernes WFM-System als dein persönlicher Rettungsanker. Sobald du den Ausfall im System vermerkst, löst es einen automatischen Alarm aus. Alle verfügbaren Servicekräfte in der Nähe mit der passenden Qualifikation erhalten eine Nachricht auf ihre App. Der erste, der die offene Schicht bestätigt, wird sofort in den Dienstplan eingetragen. Lücke geschlossen.

Du reagierst nicht mehr nur, sondern hast einen proaktiven Mechanismus, der dir in kritischen Momenten den Rücken freihält. So sicherst du die Servicequalität und entlastest dein restliches Team, das dir dafür danken wird.

Sicherheitsdienste: Komplexe Planung leicht gemacht

Sicherheitsdienste stehen vor ganz besonderen Herausforderungen: verschiedene Objekte mit unterschiedlichen Anforderungen, gesetzlich vorgeschriebene Qualifikationen und komplexe Schichtmodelle. Einen Dienstplan für ein Einkaufszentrum zu erstellen, das rund um die Uhr bewacht wird, ist eine echte Puzzlearbeit.

Ein WFM-System hilft dir, diese Komplexität zu beherrschen. Du hinterlegst für jeden Mitarbeiter die spezifischen Qualifikationen – etwa Brandschutzhelfer, Ersthelfer oder eine spezielle Waffensachkunde. Wenn du dann die Planung machst, schlägt dir das System nur Personal vor, das die Anforderungen für das jeweilige Objekt auch wirklich erfüllt.

Damit stellst du sicher, dass immer das richtige Personal am richtigen Ort ist und alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Arbeitszeitgesetze und Ruhepausen werden automatisch mitgedacht, was das Risiko von Fehlern und rechtlichen Problemen auf ein Minimum reduziert.

Gesundheitswesen: Flexible Planung für zufriedene Mitarbeiter

Im Gesundheits- und Pflegebereich ist der Personalbedarf oft schwer vorherzusagen, während der Wunsch nach flexiblen Arbeitszeiten bei den Mitarbeitenden riesig ist. Ein starres Schichtsystem führt hier schnell zu Unzufriedenheit und hoher Fluktuation.

Hier erlaubt ein flexibles WFM-System eine viel bessere Steuerung der Auslastung. Pflegekräfte können ihre Wunschzeiten und Verfügbarkeiten direkt in der App eintragen. Die Stationsleitung kann bei der Erstellung des Dienstplans auf diese Wünsche eingehen und stellt gleichzeitig sicher, dass die Station immer ausreichend besetzt ist.

Fällt Personal aus, kann schnell auf einen Springerpool zugegriffen werden. Das Ergebnis ist eine spürbar höhere Mitarbeiterzufriedenheit, eine geringere Belastung und eine bessere Versorgungsqualität.

Für Unternehmen, die Teams für Projekte entsenden, ist auch die flexible Anmietung von Wohnungen eine wichtige Komponente der Personalplanung und -logistik. Informiere dich über Wohnung auf Zeit für Projektteams, um die Unterbringung deiner Mitarbeitenden bei externen Einsätzen zu verbessern.

So führst du ein WFM-System erfolgreich ein

Die Entscheidung für ein neues Workforce Management System ist gefallen. Super! Jetzt beginnt der wirklich entscheidende Teil: die Einführung. Ein durchdachter Plan ist hier das A und O, damit du nicht einfach nur eine Software kaufst, sondern einen echten Mehrwert für dein Unternehmen schaffst.

Ein überstürzter Start führt fast immer zu Frust und mangelnder Akzeptanz im Team. Nimm dir also die Zeit, die Einführung Schritt für Schritt anzugehen. Nur so stellst du sicher, dass das System von Anfang an richtig genutzt wird und seine volle Kraft entfalten kann.

Phase 1: Analyse und Anbieterauswahl

Bevor du dich überhaupt auf die Suche nach einem Anbieter machst, musst du deine eigenen Hausaufgaben erledigen. Definiere klar, welche Probleme du wirklich lösen und welche Abläufe du verbessern willst.

• Problemanalyse: Wo brennt es am meisten? Verlierst du Stunden bei der Verfügbarkeitsabfrage, der Erstellung der Dienstpläne oder in der chaotischen Kommunikation mit den Mitarbeitenden?
• Zieldefinition: Was genau willst du erreichen? Offene Schichten schneller besetzen, den administrativen Aufwand halbieren oder die Zufriedenheit im Team spürbar steigern?
• Anforderungskatalog: Welche Funktionen sind für dich absolut unverzichtbar? Brauchst du zwingend eine mobile App für die Zeiterfassung oder spezielle Filter, um Mitarbeitende nach Qualifikationen zu finden?

Mit dieser klaren Liste gehst du dann in die Anbieterauswahl. Vergleiche verschiedene Lösungen, wie die job.rocks Workforce Management Software, und prüfe, welcher Partner deine spezifischen Anforderungen am besten versteht und erfüllt. Achte dabei nicht nur auf den Funktionsumfang, sondern auch auf den Support und die Branchenerfahrung des Anbieters.

Phase 2: Datenübernahme und Konfiguration

Sobald der Partner feststeht, wird es technisch. Eine saubere Datenbasis ist das Fundament, auf dem dein gesamtes System steht. Nimm dir unbedingt die Zeit, die Stammdaten deiner Mitarbeitenden zu bereinigen und vollständig zu importieren.

Dazu gehören weit mehr als nur Namen und Kontaktdaten. Denk an Qualifikationen, Zertifikate, Vertragsdetails und hinterlegte Verfügbarkeiten. Je genauer diese Informationen sind, desto intelligenter und präziser kann das System später für dich arbeiten.

Ein klassischer Fehler ist das blinde Übertragen veralteter oder lückenhafter Daten. Das rächt sich später mit Planungsfehlern und unnötigem Mehraufwand. Sieh die Einführung als Chance für einen digitalen Frühjahrsputz deiner Personaldaten!

Danach kommt die Konfiguration. Hier passt du das System an die Spielregeln deines Betriebs an. Du definierst Schichtmodelle, hinterlegst arbeitsrechtliche Vorgaben und richtest automatisierte Benachrichtigungen genau so ein, wie es für dein Team am besten passt. Ein guter Anbieter lässt dich hier nicht allein, sondern unterstützt dich aktiv.

Phase 3: Schulung und Team-Einbindung

Die beste Software der Welt ist nutzlos, wenn dein Team sie nicht annimmt. Eine frühzeitige und ehrliche Kommunikation ist deshalb der Schlüssel zum Erfolg. Erkläre deinen Mitarbeitenden nicht nur, wie das neue System funktioniert, sondern vor allem, warum ihr diesen Schritt geht.

Zeige die ganz konkreten Vorteile für jeden Einzelnen auf. Die mobile App ist dafür ein perfektes Beispiel:

• Verfügbarkeiten einfach per Klick melden, statt E-Mails oder WhatsApp-Nachrichten zu schreiben.
• Push-Benachrichtigungen über neue, passende Jobangebote direkt aufs Handy bekommen.
• Jederzeit den eigenen Dienstplan und die erfassten Stunden transparent im Blick haben.

Führe praktische Schulungen durch, in denen alle die neuen Abläufe direkt ausprobieren können. Eine gute Idee ist es auch, ein paar "Key-User" im Team zu benennen. Sie sind die ersten Ansprechpartner für Fragen und helfen dabei, die Hemmschwelle bei den Kollegen zu senken. Das schafft Vertrauen.

Phase 4: Start und Erfolgsmessung

Nach all der Vorbereitung ist es Zeit für den Go-live. Vielleicht startest du erst mal mit einer Pilotgruppe oder einer einzelnen Abteilung, um erste Erfahrungen zu sammeln, bevor du das System im ganzen Unternehmen ausrollst.

Ganz wichtig: Lege von Anfang an klare Kennzahlen (KPIs) fest, um den Erfolg auch wirklich messen zu können. Vergleiche die Zeit, die du für die Dienstplanerstellung vorher und nachher gebraucht hast. Miss, wie schnell offene Schichten jetzt besetzt werden, oder werte das direkte Feedback deiner Mitarbeitenden aus.

Diese Grafik zeigt einen typischen, durch ein WFM-System digitalisierten Arbeitsablauf aus der Event-Branche.

Der gesamte Prozess – von der ersten Anfrage über die Auswahl des passenden Personals bis hin zur finalen Buchung – wird durch smarte Automatisierung massiv beschleunigt.

So siehst du schwarz auf weiss, was dir die neue Lösung bringt, und kannst bei Bedarf gezielt nachjustieren. Eine gelungene Einführung ist nämlich kein einmaliges Projekt, sondern der Startschuss für eine stetige Verbesserung deiner Personalprozesse.

Um dir den Überblick zu erleichtern, haben wir die wichtigsten Schritte in einer praktischen Checkliste zusammengefasst. Sie dient als roter Faden, damit du bei der Einführung nichts Wichtiges vergisst.

Checkliste für die Einführung deines WFM-Systems

Eine schrittweise Übersicht der wichtigsten Aufgaben bei der Einführung einer neuen Workforce Management Lösung.

Diese Checkliste hilft dir, strukturiert vorzugehen und die typischen Stolpersteine beim Einrichten zu vermeiden. Ein gut geplanter Rollout ist die beste Garantie dafür, dass deine Investition sich schnell auszahlt.

Na gut, Theorie ist das eine – aber wie sieht das Ganze in der Praxis aus? Wir haben uns die grossen Trends im Workforce Management angeschaut. Jetzt zeige ich dir, wie job.rocks diese Konzepte nimmt und daraus konkrete Werkzeuge schmiedet, die dir wirklich den Rücken freihalten.

Vergiss abstrakte Buzzwords. Wir reden Klartext: Wie genau machen unsere Funktionen deinen Alltag einfacher? Von der smarten Planung, die mitdenkt, bis zur Abrechnung, die einfach funktioniert – so bist du nicht nur für 2026, sondern schon für morgen gewappnet.

Intelligente Planung durch KI

Deine Disposition ist ständig am Rotieren? Damit ist jetzt Schluss. Unsere KI-gestützte Einsatzplanung nimmt dir die nervenaufreibende Puzzelarbeit ab, die besten Leute für eine offene Schicht zu finden. Sie macht dir automatisch die passenden Vorschläge.

Stell dir das mal vor: Du brauchst für ein Event kurzfristig einen Techniker mit einer ganz bestimmten Zertifizierung. Statt jetzt manuell Excel-Listen zu wälzen oder herumzutelefonieren, analysiert das System im Hintergrund sämtliche Verfügbarkeiten, Qualifikationen und sogar Präferenzen. Innerhalb von Sekunden bekommst du eine Shortlist der Top-Kandidaten.

• Qualifikations-Matching: Das System weiss genau, wer was kann. Es gleicht die Anforderungen eines Jobs automatisch mit den hinterlegten Fähigkeiten in den Mitarbeiterprofilen ab.
• Regelkonformität: Arbeitszeitgesetze, Pausenregelungen, interne Vorgaben? All das wird bei jedem Vorschlag automatisch berücksichtigt. Das erspart dir peinliche und teure Fehler.
• Fairness: Die KI kann so eingestellt werden, dass die Jobs ausgewogen verteilt werden. Das sorgt für gute Stimmung im Team und vermeidet Diskussionen.

Das Ergebnis? Du findest viel schneller das richtige Personal, und deine Disponenten können sich endlich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: strategische Planung statt Feuerlöschen.

Mehr Kontrolle durch Employee Self-Service

Deine Mitarbeitenden sind das Herz deines Unternehmens. Genau deshalb geben wir ihnen mit unserer einfachen mobilen App ein Stück Kontrolle und Flexibilität zurück. Das stärkt nicht nur die Bindung, sondern ist auch die Grundlage für modernes Employee Self-Service.

Jederzeit und von überall aus können deine Leute ihre Verfügbarkeiten eintragen, sich auf offene Schichten bewerben oder ihre Arbeitszeiten checken. Das ist nicht nur für sie bequemer, es reduziert auch deinen administrativen Aufwand dramatisch. Vor allem aber schafft es eine transparente und wertschätzende Kommunikation. Wenn Mitarbeitende spüren, dass sie aktiv mitplanen können, sind sie engagierter und zuverlässiger. Ein echter Vorteil.

Dieser Screenshot zeigt, wie klar und einfach du neue Jobs anlegen und an deine Leute rausschicken kannst.

Du siehst sofort: Alle wichtigen Infos wie Einsatzort, Zeit und geforderte Skills sind an einem zentralen Ort gebündelt. Kein Chaos, keine Missverständnisse.

Sicherheit und nahtlose Verbindungen

Beim Thema Datenschutz machen wir keine Kompromisse. Unsere Plattform ist von Grund auf DSGVO-konform aufgebaut, damit du rechtlich immer auf der sicheren Seite bist. Lückenlose Änderungsprotokolle schaffen zudem volle Transparenz und machen jede einzelne Planungsänderung nachvollziehbar.

Mit job.rocks hast du die Gewissheit, dass sensible Mitarbeiterdaten sicher und gesetzeskonform verarbeitet werden. Das schafft Vertrauen bei deinen Leuten und schützt dein Unternehmen vor bösen Überraschungen.

Und weil eine Software nur so gut ist wie ihre Verbindungen zu anderen Programmen, lässt sich job.rocks kinderleicht an deine bestehenden Systeme andocken. Besonders wichtig ist die Schnittstelle zu deiner Lohnbuchhaltungssoftware. Alle digital erfassten Arbeitszeiten fliessen fehlerfrei und ohne manuelles Abtippen direkt in die Abrechnung. Das spart nicht nur unglaublich viel Zeit, sondern verhindert auch die typischen, oft teuren Übertragungsfehler.

Mit job.rocks holst du dir also nicht nur eine Software, sondern einen Partner an die Seite, der dir eine starke, zukunftssichere und vor allem praxistaugliche Lösung liefert.

Häufig gestellte Fragen zum Workforce Management

Immer wieder tauchen dieselben Fragen auf, wenn es um Workforce Management geht. Hier beantworten wir die häufigsten, um dir letzte Unklarheiten zu nehmen.

Was ist der grösste Vorteil eines modernen WFM-Systems gegenüber Excel-Listen?

Ganz klar: Automatisierung, Echtzeit-Daten und eine drastisch reduzierte Fehlerquote. Eine Excel-Tabelle ist ein manuelles Werkzeug – sie erfordert ständiges Nachpflegen, ist fehleranfällig und isoliert. Ein modernes WFM-System hingegen automatisiert die mühsamen Routineaufgaben wie Verfügbarkeitsabfragen, regelbasierte Schichtplanung und die gesamte Kommunikation.

Stell dir das mal konkret vor: Anstatt mühsam E-Mails oder WhatsApp-Nachrichten zu verschicken, um eine offene Schicht zu besetzen, schickt das System eine gezielte Anfrage an alle qualifizierten Mitarbeitenden. Du siehst sofort, wer zusagt, und vermeidest Doppelbuchungen oder Planungsfehler. Das spart dir nicht nur Nerven, sondern ganz direkt Zeit und Geld.

Wie lange dauert die Einführung einer Software wie job.rocks?

Das hängt natürlich von der Grösse deines Unternehmens und der Komplexität deiner Abläufe ab. Bei lavoro.rocce haben wir aber einen klaren Grundsatz: Der Start muss schnell und einfach sein.

Für die meisten kleineren und mittleren Unternehmen ist unser System innerhalb weniger Tage startklar. Wir lassen dich da auch nicht allein, sondern unterstützen dich aktiv bei der Einrichtung und der Übernahme deiner bestehenden Daten. So können du und dein Team ohne lange Wartezeit produktiv loslegen.

Unser Ziel ist es, dass du dich auf dein Geschäft konzentrieren kannst, nicht auf langwierige Software-Projekte. Du wirst überrascht sein, wie schnell dein Team die Vorteile im Alltag spürt.

Ist Workforce Management auch für kleine Unternehmen sinnvoll?

Unbedingt! Gerade für kleine Betriebe, die auf einen flexiblen Pool von Teilzeitkräften, Aushilfen oder Freelancern angewiesen sind, ist ein WFM-System Gold wert. Es hilft dir, den Überblick zu behalten, blitzschnell auf Auftragsspitzen zu reagieren und professionell mit deinem Personal zu kommunizieren.

Denk an eine kleine Catering-Firma: An einem Samstag stehen plötzlich drei Events gleichzeitig an. Mit einem WFM-System siehst du auf einen Blick, wer verfügbar ist und die nötige Erfahrung für welchen Einsatz mitbringt. Diese administrative Entlastung gibt dir den Freiraum, dich um das Wichtigste zu kümmern: deine Kunden.

Bist du bereit, deine Personalplanung für die Zukunft zu rüsten? Entdecke, wie lavoro.rocce dir hilft, deine Prozesse zu vereinfachen und dein Team besser zu steuern. Erfahre jetzt mehr auf job.rocks