Mitarbeiter-Pooling Software finden und richtig einsetzen

Du möchtest Zugriff auf einen Pool qualifizierter, flexibler Mitarbeitender haben, die bei Bedarf sofort einspringen können? Genau das organisiert eine Mitarbeiter-Pooling Software. Statt auf starre Anstellungen oder teure Agenturen zurückzugreifen, baust Du Dir Deinen eigenen, agilen Personal-Pool auf und verwaltest ihn komplett digital.

Den Personalbedarf flexibel meistern

Der Albtraum für jeden Planer? Eine grosse, kurzfristige Anfrage, für die das Personal einfach nicht reicht. Du kennst das sicher: Das Telefon klingelt, ein wichtiger Kunde braucht für einen Event am Wochenende spontan mehr Leute, aber Deine festangestellten Kräfte sind bereits restlos verplant. Und genau jetzt beginnt der Stress.

Das klassische Problem ohne Software

Ohne ein zentrales System startet eine unglaublich mühsame Suche. Du telefonierst Dutzende von Aushilfen und Freelancern ab, verschickst unzählige E-Mails und verlierst schnell den Überblick, wer überhaupt zugesagt hat, wer verfügbar ist und wer die nötigen Qualifikationen mitbringt. Dieser manuelle Vorgang ist nicht nur sehr zeitaufwendig, sondern auch eine riesige Fehlerquelle. Am Ende hast Du vielleicht eine Notlösung gefunden, aber der Weg dorthin war zäh und alles andere als produktiv.

Nehmen wir den Catering-Service „Alpen-Genuss“. Für eine kurzfristig anberaumte Firmenfeier benötigen sie 20 zusätzliche Servicekräfte, fünf Köche und drei Logistiker. Der Disponent verbringt einen ganzen Tag am Telefon und in seinem E-Mail-Postfach, nur um die Leute zusammenzusuchen.

Die Lösung mit Mitarbeiter-Pooling Software

Eine Mitarbeiter-Pooling Software dreht diesen Spiess komplett um. Sie wird zu Deiner zentralen Kommandozentrale für flexible Arbeitskräfte. Anstatt jeden Einzelnen manuell zu kontaktieren, sendest Du mit einem einzigen Klick eine Anfrage an alle passenden Personen in Deinem Pool.

Eine Software für den Mitarbeiter-Pool ist im Grunde ein digitales Werkzeug, das den Spagat zwischen unvorhersehbarem Personalbedarf und dem schnellen Finden von qualifizierten Kräften meistert. Es ersetzt Chaos durch Klarheit und manuelle Arbeit durch automatisierte Abläufe.

Mit der Software würde der Disponent von „Alpen-Genuss“ völlig anders vorgehen:

• Bedarf definieren: Er gibt die Anzahl der benötigten Kräfte und die erforderlichen Qualifikationen (zum Beispiel Erfahrung im Bankett-Service, gültiger Fahrausweis) direkt ins System ein.
• Anfrage senden: Die Software schickt automatisch eine Benachrichtigung per App oder E-Mail an alle Mitarbeitenden im Pool, die dem Profil entsprechen.
• Rückmeldungen sammeln: Die Arbeitskräfte bestätigen ihre Verfügbarkeit direkt in der App. Das System zeigt dem Disponenten in Echtzeit, wer zugesagt hat.
• Schichten besetzen: Er kann die offenen Schichten mit wenigen Klicks mit den passenden Leuten besetzen und einen verbindlichen Einsatzplan erstellen.

Der gesamte Vorgang dauert Minuten statt Stunden. Er löst das Kernproblem der flexiblen Personalplanung: schnell und zuverlässig auf unvorhersehbare Anforderungen zu reagieren, ohne dabei an Qualität oder Übersicht zu verlieren. Die richtige Software hilft Dir dabei, Deine Einsatzplanung intelligent zu steuern. Mehr Informationen dazu, wie eine durchdachte Einsatzplanungssoftware Ihren Arbeitsalltag erleichtern kann, findest Du in unserem weiterführenden Artikel.

Was die Software wirklich können muss: Die Kernfunktionen im Praxistest

Eine gute Mitarbeiter-Pooling Software ist weit mehr als nur eine digitale Kontaktliste. Sie ist dein Kommandozentrum, das Herzstück deiner flexiblen Personalplanung. Lass uns mal genau unter die Lupe nehmen, welche Funktionen im Alltag wirklich den Unterschied machen.

Stell dir vor, du managst ein Restaurant. Das Wochenende steht vor der Tür, eine riesige Reservation platzt rein und du brauchst kurzfristig mehr Leute. Genau hier entfaltet die Software ihre volle Stärke.

Verfügbarkeiten per Klick abfragen

Vorbei sind die Zeiten, in denen du mühsam Telefonlisten abklappern oder unzählige WhatsApp-Nachrichten verschicken musstest. Eine moderne Software nimmt dir diesen ganzen Zirkus ab. Du erstellst eine Anfrage für die offenen Schichten und schickst sie mit einem Klick an deinen gesamten Pool.

Deine Mitarbeitenden bekommen sofort eine Push-Nachricht auf ihr Smartphone und können direkt in der App zu- oder absagen. Auf deinem Dashboard siehst du in Echtzeit, wer verfügbar ist – ganz ohne Doppelbuchungen oder lästige Missverständnisse.

Dieser simple Prozess visualisiert den Weg von der ersten Bedarfsplanung bis zum erfolgreichen Einsatz.

Die Grafik zeigt es deutlich: Die Software agiert als zentraler Dreh- und Angelpunkt, der den Personalbedarf mit den verfügbaren Kräften verbindet und den gesamten Vorgang beschleunigt.

Schichten intelligent und schnell besetzen

Sobald die Rückmeldungen eintrudeln, beginnt die eigentliche Planung. Eine gute Mitarbeiter-Pooling Software lässt dich hier nicht allein, sondern macht dir intelligente Vorschläge. Basierend auf früheren Einsätzen oder Bewertungen kann dir das System anzeigen, wer sich für die anspruchsvolle Abendschicht am besten eignet.

Du weist die offenen Schichten direkt den verfügbaren Leuten zu. Mit wenigen Klicks steht der Dienstplan für das Wochenende, und alle Beteiligten werden automatisch über ihre Einsätze informiert. Das spart nicht nur brutal viel Zeit, sondern sorgt auch für eine faire und transparente Verteilung der Arbeit.

Qualifikationen gezielt filtern

Eine der mächtigsten Funktionen ist der Qualifikationsfilter. Für deine Wochenendschicht brauchst du nicht einfach nur Servicekräfte. Du brauchst jemanden mit einem Barista-Zertifikat und eine Person, die fliessend Französisch spricht, um die internationalen Gäste zu betreuen.

Mit dem Qualifikationsfilter suchst du nicht mehr die Nadel im Heuhaufen. Stattdessen lässt du die Software gezielt die passenden Experten für dich finden.

Anstatt deinen gesamten Pool zu durchforsten, filterst du einfach nach den geforderten Skills. Die Software spuckt dir sofort aus, welche Mitarbeitenden aus deinem Pool die Kriterien erfüllen und verfügbar sind. So stellst du sicher, dass für jede Aufgabe die richtige Person am richtigen Ort ist.

Zeiterfassung – digital und glasklar

Eine korrekte und pünktliche Abrechnung ist das A und O für die Zufriedenheit deiner Leute. Eine eingebaute digitale Zeiterfassung macht diesen Vorgang kinderleicht und vor allem fehlerfrei. Deine Aushilfen stempeln sich zu Beginn und am Ende ihrer Schicht bequem per App ein und aus.

Die erfassten Stunden landen automatisch im System und stehen dir für die Lohnabrechnung bereit. Diskussionen über verlorene Stundenzettel oder unklare Arbeitszeiten? Gehören der Vergangenheit an. Alles ist digital dokumentiert und für beide Seiten absolut nachvollziehbar. Diese Transparenz schafft Vertrauen – die Basis für jede gute Zusammenarbeit.

Viele dieser Funktionen sind übrigens auch das Herzstück einer professionellen Software für die Disposition in der Zeitarbeit, wo es genauso auf schnelle und passgenaue Besetzungen ankommt.

Warum sich ein eigener Mitarbeiter-Pool für dich auszahlt

Der Gedanke, einen eigenen Mitarbeiter-Pool aufzubauen, klingt erst mal nach einer Menge Arbeit. Verständlich. Aber die Vorteile, die du damit gewinnst, machen sich oft schneller bezahlt, als du denkst. Schauen wir uns die handfesten Argumente an, die für den Aufbau eines eigenen Pools sprechen.

Der offensichtlichste Punkt ist die Kostenersparnis. Jedes Mal, wenn du auf externe Personalvermittler oder Zeitarbeitsagenturen angewiesen bist, zahlst du eine beachtliche Provision pro Einsatz. Diese Gebühren summieren sich schnell und werden zu einem echten Budgetfresser.

Mit einem eigenen Pool, den du über eine Mitarbeiter-Pooling Software steuerst, fallen diese Vermittlungskosten komplett weg. Klar, du investierst einmalig in die Software und den Aufbau deines Netzwerks, sparst aber bei jedem einzelnen Einsatz bares Geld.

Mehr Flexibilität, wenn es darauf ankommt

Ein eigener Pool gibt dir eine unschlagbare Flexibilität in deiner Personalplanung. Auftragsspitzen, kurzfristige Krankmeldungen oder unerwartete Grossaufträge verlieren ihren Schrecken. Anstatt in Panik zu geraten, greifst du einfach auf deine bewährten Kräfte zurück.

Stell dir ein Hotel während der Hochsaison vor: Ein Bankett wird kurzfristig vergrössert und gleichzeitig melden sich zwei Mitarbeitende aus dem Zimmerservice krank. Früher hätte der Manager teure Agenturkräfte buchen müssen, die das Haus überhaupt nicht kennen und erst eingearbeitet werden müssen.

Heute nutzt er seine Mitarbeiter-Pooling Software. Mit wenigen Klicks sendet er eine Anfrage an seinen Pool von geprüften Aushilfen für Zimmerservice und Rezeption. Innerhalb von Minuten hat er Zusagen von qualifizierten Leuten, die bereits mit den Abläufen im Hotel vertraut sind.

Die Software verwandelt unvorhersehbare Personalengpässe von einer Krise in eine planbare Aufgabe. Du reagierst nicht nur, du agierst – schnell, gezielt und mit voller Kontrolle.

Diese Beweglichkeit ist ein klarer Wettbewerbsvorteil. Du kannst „Ja“ zu kurzfristigen Kundenanfragen sagen, während die Konkurrenz ablehnen muss.

Qualität und Zuverlässigkeit, die du kennst

Ein oft unterschätzter Punkt ist die deutlich höhere Qualität der Arbeit. Mitarbeitende aus deinem Pool kennen dein Unternehmen, deine Standards und deine Erwartungen. Sie brauchen kaum Einarbeitungszeit und fügen sich nahtlos in bestehende Teams ein.

Das schafft eine ganz andere Ebene der Zuverlässigkeit. Du weisst genau, wen du für einen Einsatz buchst. Die Qualität deiner Dienstleistung bleibt konstant hoch, was sich direkt auf die Zufriedenheit deiner Kunden auswirkt. Die Einführung einer Mitarbeiter-Pooling Software kann so zu einer deutlichen Produktivitäts- und Effizienzsteigerung führen.

Ein strategischer Vorsprung im Fachkräftemangel

Gerade in der Schweiz ist der Fachkräftemangel eine spürbare Realität. Unternehmen, die systematisch eigene Talent-Pools aufbauen, verschaffen sich hier einen entscheidenden Vorteil. Sie können ihre Rekrutierungskosten um bis zu 30 % senken und die Zeit bis zur Besetzung einer Stelle um etwa 20 bis 40 % verkürzen.

Zusammengefasst liegen die Vorteile auf der Hand und sind messbar:

• Weniger Kosten: Du sparst dir die hohen Provisionen für externe Personalvermittler.
• Höhere Geschwindigkeit: Du besetzt offene Schichten in Minuten statt in Tagen.
• Bessere Qualität: Du arbeitest mit Leuten, die dein Unternehmen und deine Anforderungen bereits kennen.
• Grössere Unabhängigkeit: Du reduzierst deine Abhängigkeit von externen Agenturen und dem angespannten Arbeitsmarkt.

Diese Argumente helfen dir nicht nur dabei, die richtige Entscheidung für dein Unternehmen zu treffen. Sie sind auch die perfekten Punkte, um interne Entscheider von der Investition in eine Mitarbeiter-Pooling Software zu überzeugen.

Konkrete Anwendungsfälle: Wo Mitarbeiter-Pools den Unterschied machen

Mitarbeiter-Pooling ist längst keine graue Theorie mehr, sondern ein praxiserprobtes Modell, das in vielen Branchen handfeste Probleme löst. Um dir ein Gefühl dafür zu geben, wo die echten Chancen für dein Geschäft liegen, schauen wir uns ein paar konkrete Beispiele an.

Du wirst schnell merken: Die grundlegende Herausforderung ist fast immer dieselbe. Es geht um schwankenden Personalbedarf und den Druck, schnell qualifizierte Leute zu finden. Doch die Art und Weise, wie eine Mitarbeiter-Pooling Software das Problem anpackt, ist immer perfekt auf die jeweilige Branche zugeschnitten – von der hektischen Event-Logistik bis zur sensiblen Pflegeplanung.

Events und Gastronomie: Das planbare Chaos

In der Event- und Gastro-Welt ist Unvorhersehbarkeit der Normalzustand. Grosse Festivals, spontane Firmenfeiern oder der erste sonnige Biergartentag nach Wochen des Regens – all das erfordert eine sehr flexible Personaldecke. Hier ist ein eigener Pool aus bewährten Servicekräften, Köchen und Logistikhelfern pures Gold wert.

Stell dir eine Eventagentur vor, die ein grosses Musikfestival stemmt. Statt für jeden Bereich, vom Barpersonal bis zum Aufbauteam, auf teure und oft unbekannte externe Dienstleister angewiesen zu sein, managt sie ihren eigenen Pool aus Hunderten von freien Mitarbeitenden.

Mit der richtigen Software kann die Agentur spielend leicht:

• Massgeschneiderte Schichten ausschreiben: Sie sucht nicht einfach nur «Personal», sondern gezielt nach Leuten mit Erfahrung im Cocktailmixen oder mit einem gültigen Staplerschein.
• Verfügbarkeiten in Echtzeit sehen: Ein Klick genügt, und der Planer weiss genau, wer an den entscheidenden Festivaltagen noch Kapazitäten hat.
• Auf Ausfälle in Minuten reagieren: Fällt am Samstagmorgen ein Barkeeper krank aus? Kein Problem. Die offene Schicht landet sofort wieder im Pool und ist oft innerhalb weniger Minuten neu besetzt.

Dieses Vorgehen drückt nicht nur die Kosten, sondern sichert auch eine konstant hohe Servicequalität. Warum? Weil die Agentur mit vertrauten Leuten arbeitet, die wissen, wie der Hase läuft.

Gesundheitswesen: Wenn jede Minute zählt

Im Gesundheitssektor, allen voran in Spitälern und Pflegeheimen, ist eine lückenlose Personalplanung nicht nur wichtig – sie ist lebenswichtig. Krankheitsbedingte Ausfälle können hier blitzschnell zu kritischen Engpässen führen. Ein interner Pool aus qualifizierten Pflegekräften, die flexibel einspringen, ist für jede Stationsleitung eine immense Entlastung.

Ein Spitalverbund kann eine Mitarbeiter-Pooling Software nutzen, um einen standortübergreifenden Springerpool zu organisieren. Fällt in einem Spital eine Pflegekraft für die Nachtschicht aus, wird der Bedarf nicht nur vor Ort, sondern im gesamten Pool des Verbunds ausgeschrieben.

Ein zentral verwalteter Mitarbeiter-Pool sichert nicht nur die Patientenversorgung bei Engpässen. Er steigert auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, weil sie mehr Kontrolle und Flexibilität bei ihrer Dienstplanung erhalten.

So können Pflegekräfte von einem anderen Standort, die gerne eine Zusatzschicht übernehmen möchten, den Dienst unkompliziert annehmen. Die Software sorgt im Hintergrund dafür, dass nur Personal mit den exakt passenden Qualifikationen und Zertifikaten für die jeweilige Station überhaupt eine Benachrichtigung erhält.

Sicherheit und Logistik: Flexibilität auf Projektbasis

Sicherheitsdienste und Logistikunternehmen leben vom Projektgeschäft. Mal wird Sicherheitspersonal für ein dreitägiges Open-Air-Konzert gebraucht, mal benötigt ein Logistikzentrum für die heisse Phase des Weihnachtsgeschäfts für sechs Wochen zusätzliche Lagerhelfer.

Ein Sicherheitsunternehmen, das verschiedene Objekte und Events betreut, nutzt seinen Mitarbeiter-Pool, um Teams passgenau zusammenzustellen. Für die Bewachung eines Firmengeländes braucht es Leute mit einer spezifischen Ausbildung im Objektschutz. Für ein Konzert sind hingegen vor allem Mitarbeitende mit Erfahrung in der Einlasskontrolle und Deeskalation gefragt. Mit der richtigen Software sind die passenden Leute schnell gefunden und gebucht.

Der Markt für Personaldienstleistungen in der Schweiz ist riesig – im Jahr 2022 wurde hier ein Umsatz von rund 11,28 Milliarden Schweizer Franken erzielt. Moderne Software-Tools sind ein wichtiger Treiber dieses Wachstums. Sie helfen, die Lücken auf dem Fachkräftemarkt zu schliessen, indem sie qualifizierte Kandidaten blitzschnell mit offenen Vakanzen verbinden. Mehr dazu findest du in den aktuellen Trends in der Schweizer Personalvermittlung auf de.statista.com.

Diese Tabelle fasst zusammen, wie Mitarbeiter-Pooling Software die spezifischen Schmerzpunkte der einzelnen Branchen gezielt adressiert.

Vergleich der Anwendungsfälle nach Branche

Diese Tabelle zeigt, wie Mitarbeiter-Pooling Software spezifische Herausforderungen in verschiedenen Branchen löst.

Am Ende des Tages wird klar: Eine Software für Mitarbeiter-Pooling ist keine Einheitslösung. Sie ist vielmehr ein flexibles Werkzeug, das sich an die DNA deiner Branche anpasst, um echte Probleme zu lösen und dein Unternehmen agiler und widerstandsfähiger zu machen.

Wie du die passende Software für dein Unternehmen auswählst

Der Markt für Mitarbeiter-Pooling Software ist gross und wächst ständig. Doch wie findest du in diesem Dschungel das richtige Werkzeug für deine ganz spezifischen Anforderungen? Eine voreilige Entscheidung kann dich am Ende teuer zu stehen kommen. Betrachte diesen Abschnitt als deine persönliche Entscheidungshilfe, um einen kühlen Kopf zu bewahren und eine wirklich fundierte Wahl zu treffen.

Bevor du dich in die ersten Demo-Termine stürzt, solltest du deine eigenen Hausaufgaben machen. Definiere glasklar, was du wirklich brauchst. Was sind die unverzichtbaren Funktionen für dein Tagesgeschäft? Und was sind eher nette Zusatzfeatures, auf die du im Zweifel auch verzichten könntest?

Deine Checkliste für die Software-Auswahl

Denk bei deiner Bewertung immer an alle, die damit arbeiten müssen: deine Disponenten, die Administration und natürlich deine Leute im Pool. Eine Software ist nur dann wirklich gut, wenn sie von allen akzeptiert und – im besten Fall – sogar gerne genutzt wird.

Hier sind die entscheidenden Kriterien, die du auf Herz und Nieren prüfen solltest:

• Benutzerfreundlichkeit: Ist die Oberfläche intuitiv oder fühlt sie sich an wie ein Cockpit? Neue Nutzer sollten sich schnell zurechtfinden, ohne tagelange Schulungen absolvieren zu müssen. Besonders die mobile App für deine Mitarbeitenden muss kinderleicht sein.
• Skalierbarkeit: Dein Unternehmen wächst – wächst die Software mit? Kläre ab, ob das System mit einem Pool von 50 Leuten genauso reibungslos läuft wie mit 500. Frag auch direkt nach, was zusätzliche Nutzer oder Standorte kosten.
• Wichtige Schnittstellen: Spielt die neue Software mit deinen bestehenden Systemen zusammen? Eine saubere Anbindung an deine Lohnbuchhaltung ist praktisch Pflicht, um manuelle Datenübertragungen und die damit verbundenen Fehlerquellen zu eliminieren.
• Datenschutz (DSGVO-Konformität): Hier gibt es keine Kompromisse. Der Anbieter muss klipp und klar garantieren, dass alle Personendaten gemäss der Datenschutz-Grundverordnung sicher verarbeitet und gespeichert werden. Lass dir das schriftlich geben.

Cloud-Lösung oder Eigenbetrieb?

Das ist eine grundlegende strategische Frage. Beide Betriebsmodelle haben klare Vor- und Nachteile, die du für dein Unternehmen sorgfältig abwägen musst.

Cloud-basierte Software (SaaS):

• Vorteile: Du hast geringe Anfangsinvestitionen, brauchst keine eigene Server-Infrastruktur und der Anbieter kümmert sich um Updates und Wartung. Ausserdem kannst du von überall darauf zugreifen.
• Nachteile: Du zahlst laufende monatliche Kosten und bist von der Stabilität und dem Fortbestand des Anbieters abhängig.

Selbst gehostete Software (On-Premise):

• Vorteile: Du behältst die volle Kontrolle über deine Daten und die IT-Sicherheit. Nach der einmaligen Anfangsinvestition fallen in der Regel keine monatlichen Lizenzgebühren mehr an.
• Nachteile: Die Anfangskosten für Lizenzen und die nötige Hardware sind hoch. Zudem bist du komplett selbst für Wartung, Updates und die Sicherheit verantwortlich.

Für die allermeisten KMU ist eine Cloud-Lösung heute der deutlich unkompliziertere und oft auch kostengünstigere Weg.

Die Entscheidung für eine Software ist keine einmalige Anschaffung, sondern der Beginn einer Partnerschaft. Wähle einen Anbieter, dessen Support-Team du gut erreichst und der deine geschäftlichen Herausforderungen wirklich versteht.

Fragen, die du jedem Anbieter stellen solltest

Lass dich nicht von Hochglanzpräsentationen blenden. Bereite dich auf die Gespräche vor und stelle die Fragen, die dir wirklich weiterhelfen, die Spreu vom Weizen zu trennen.

1. Support: Wie schnell bekomme ich Hilfe, wenn es brennt? Gibt es einen direkten Ansprechpartner oder lande ich nur in einem anonymen Ticketsystem?
2. Referenzen: Können Sie mir Kunden aus meiner Branche nennen, die Ihre Software erfolgreich im Einsatz haben?
3. Roadmap: Welche neuen Funktionen sind für die nächsten 12 Monate geplant? Wird das Produkt aktiv weiterentwickelt?
4. Einführung: Wie genau unterstützen Sie uns bei der Einführung der Software und der Schulung unserer Mitarbeitenden?

Die sorgfältige Auswahl der richtigen Software ist das Fundament für eine erfolgreiche und flexible Personalplanung. Um dir einen noch besseren Überblick über den Schweizer Markt zu verschaffen, lies unseren detaillierten Vergleich verschiedener Personaleinsatzplanung-Software für KMU. Mit dieser Checkliste und den richtigen Fragen findest du das Werkzeug, das perfekt zu dir passt – und vermeidest teure Fehlgriffe.

Häufig gestellte Fragen zu Mitarbeiter-Pooling Software

Du hast jetzt einen guten Überblick, was Mitarbeiter-Pooling Software kann und wo sie in der Praxis den grössten Hebel hat. Trotzdem bleiben bei der Entscheidung für ein solches System oft noch ganz konkrete Fragen offen. Hier klären wir die häufigsten Punkte kurz und knackig, damit du mit voller Sicherheit in die nächste Phase deiner Planung starten kannst.

Dieser Abschnitt ist deine schnelle Anlaufstelle, um die letzten Fragezeichen aus dem Weg zu räumen.

Wie schnell kann man eine Mitarbeiter-Pooling Software einführen?

Die Geschwindigkeit hängt vor allem von zwei Faktoren ab: der Grösse deines Mitarbeiter-Pools und der Qualität deiner bestehenden Daten. Viele moderne Cloud-Systeme sind aber innerhalb weniger Tage einsatzbereit.

Ein mittelständisches Event-Unternehmen mit einem Pool von rund 150 Freelancern braucht für den gesamten Prozess – von der Entscheidung bis zum Live-Betrieb – oft nur zwei bis vier Wochen. Das schliesst die Systemeinstellung, den Datenimport und eine kurze Schulung für die Disponenten mit ein.

Der grösste Zeit-Booster ist eine gute Vorbereitung. Wenn du deine Mitarbeiterdaten – Kontakte, Qualifikationen, Verträge – schon vorab digital und sauber in einer Tabelle aufbereitest, geht der Startschuss umso schneller.

Ein sauberer Datenimport ist das A und O. So kann dein Team sofort mit den Kernfunktionen wie Verfügbarkeitsabfragen und Schichtplanung loslegen, anstatt wertvolle Zeit mit manueller Dateneingabe zu verschwenden.

Was kostet eine solche Software im Durchschnitt?

Die Preismodelle für Mitarbeiter-Pooling Software sind meistens flexibel. Die meisten Anbieter setzen auf ein sogenanntes SaaS-Modell (Software as a Service), bei dem du eine monatliche Gebühr bezahlst.

Diese Gebühr richtet sich in der Regel nach der Anzahl der aktiven Mitarbeitenden, die du pro Monat über das System verwaltest. Kleinere Unternehmen kommen oft schon mit Beträgen zwischen 100 und 300 Schweizer Franken pro Monat gut zurecht. Grössere Organisationen mit mehreren hundert Pool-Mitarbeitenden sollten eher mit vierstelligen Beträgen pro Monat kalkulieren.

Achte bei der Auswahl auf mögliche versteckte Kosten:

• Einrichtungsgebühr: Fällt eine einmalige Gebühr für das Aufsetzen des Systems an?
• Schulungskosten: Sind die ersten Schulungen für dein Team im Preis drin?
• Support-Pakete: Ist der Zugang zum Support kostenlos oder musst du für schnelle Hilfe extra bezahlen?

Ein transparentes Preismodell, das mit deinem Unternehmen mitwächst, ist hier immer die beste Wahl.

Wie sicher sind die Daten meiner Mitarbeitenden?

Datensicherheit ist kein nettes Extra, sondern ein absolutes Muss – gerade wenn es um sensible Personaldaten geht. Ein seriöser Anbieter muss die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) lückenlos garantieren.

Konkret bedeutet das:

• Serverstandort: Die Server, auf denen deine Daten liegen, sollten idealerweise in der Schweiz oder zumindest innerhalb der EU stehen.
• Verschlüsselung: Alle Daten müssen sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung nach aktuellen Standards verschlüsselt sein.
• Zugriffsrechte: Du musst fein granuliert steuern können, welcher deiner internen Nutzer welche Daten sehen und bearbeiten darf.

Frag den Anbieter gezielt nach seinen Sicherheitszertifikaten und lass dir die technischen und organisatorischen Massnahmen (TOMs) zum Datenschutz zeigen. Das gibt dir die nötige Sicherheit, dass du rechtlich auf der sauberen Seite bist.

Wie überzeuge ich mein Team und die Mitarbeitenden im Pool?

Die beste Software nützt nichts, wenn sie niemand nutzt. Die Akzeptanz bei deinen internen Planern und den externen Kräften ist der Dreh- und Angelpunkt für den Erfolg. Der Schlüssel dazu ist eine klare und ehrliche Kommunikation.

Für dein internes Team (Disponenten, HR):

• Fokus auf die Entlastung: Zeig ihnen, wie viel Zeit sie durch automatisierte Abläufe sparen werden. Weniger Telefonate, weniger Excel-Chaos, weniger Stress bei kurzfristigen Ausfällen.
• Frühzeitige Einbindung: Beziehe die zukünftigen Hauptnutzer schon in den Auswahlprozess mit ein. Ihre Praxiserfahrung ist Gold wert und schafft von Anfang an Identifikation mit dem neuen Werkzeug.

Für deine Pool-Mitarbeitenden (Aushilfen, Freelancer):

• Betone die Vorteile für sie: Eine moderne App macht es für sie viel einfacher, ihre Verfügbarkeiten zu melden und Jobangebote per Klick anzunehmen. Kein Nachfragen, keine Unsicherheit.
• Transparenz und Fairness: Erkläre, dass die Software für eine nachvollziehbare Einsatzplanung und eine korrekte, pünktliche Abrechnung sorgt.
• Einfache Handhabung: Wähle eine Software mit einer intuitiven mobilen App, die sich von selbst erklärt und keine lange Einarbeitung braucht.

Eine simple Anleitung oder ein kurzes Erklärvideo zum Start kann Wunder wirken, um anfängliche Hürden abzubauen und alle schnell an Bord zu holen.

Bist du bereit, deine Personalplanung zu vereinfachen und deinen eigenen flexiblen Mitarbeiter-Pool effizient zu steuern? job.rocks bietet dir die passende Software-Lösung, um Verfügbarkeiten, Einsätze und die Abrechnung zentral und digital zu managen. Entdecke jetzt, wie du Zeit sparst und deine Planungsqualität steigerst.

Erfahre mehr über job.rocks