Qualitative Personalplanung: Beispiel

Viele Personalleiter unterschätzen, dass Personalplanung aus zwei fundamentalen Säulen besteht: der Quantitativen und der Qualitativen Personalplanung. Wer nur die Anzahl der benötigten Mitarbeiter ermittelt, läuft Gefahr, die falschen Personen einzustellen, selbst wenn die Teams zahlenmäßig komplett sind.

I. Qualitative vs. Quantitative Personalplanung

Die Unterscheidung ist dabei denkbar einfach: Die Quantitative Personalplanung fragt: „Wie viele Mitarbeiter benötigen wir?“. Sie liefert eine exakte Zahl, um einen drohenden Engpass oder eine Überbesetzung frühzeitig zu erkennen. Im Gegensatz dazu stellt die Qualitative Personalplanung die strategisch wichtigere Frage: „Welche Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen müssen diese Mitarbeiter mitbringen?“. Hierbei geht es darum, das ideale Anforderungsprofil (das Soll-Profil) zu definieren, das sowohl Hard Skills (Fachwissen, IT-Kenntnisse) als auch Soft Skills (Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit, Veränderungsbereitschaft) umfasst.

Die Verschiebung hin zur Digitalisierung und Automatisierung hat die Bedeutung der Qualitativen Planung dramatisch erhöht. Denn während Maschinen und KI repetitive Aufgaben übernehmen, steigen die Anforderungen an die sozialen Kompetenzen und die Problemlösungskompetenz der menschlichen Mitarbeiter. Studien zeigen, dass Soft Skills wie emotionale Intelligenz und Anpassungsfähigkeit heute oft den entscheidenden Erfolgsfaktor für Innovationsprojekte darstellen – Kompetenzen, die sich nicht einfach in einer reinen headcount-Analyse abbilden lassen. Möchtest du tiefer in die Rechenmodelle und Formeln einsteigen? Wir haben die genauen Abgrenzungen und Berechnungsmethoden im Detail für dich zusammengefasst: Jetzt mehr über die Quantitative vs. Qualitative Personalplanung erfahren.

II. Der 3-Schritte-Prozess der Qualitativen Personalbedarfsplanung

Die Qualitative Personalplanung ist kein einmaliger Akt, sondern ein strategischer, dreistufiger Prozess, der die Grundlage für zukunftssichere Personalentscheidungen bildet. Er zwingt Unternehmen dazu, über den Tellerrand der aktuellen Besetzung hinauszuschauen und sich auf die zukünftig notwendigen Leistungen und Fähigkeiten zu konzentrieren.

Schritt 1: Das Soll-Profil – Leistungen und zukünftige Aufgaben

Bevor du den Personalbedarf ermittelst, musst du definieren, welche Leistungen deine Mitarbeiter künftig erbringen müssen. Im ersten Schritt legst du daher fest, welche Stellenziele erreicht werden sollen und welche Aufgaben der jeweiligen Position zugeordnet sind.

Das zentrale Werkzeug hierbei ist die Analyse der Stellenbeschreibung. Hier werden nicht nur die täglichen Tätigkeiten beschrieben, sondern auch die Befugnisse und Verantwortungsbereiche der Rolle verankert. Ein Blick auf die zukünftige Unternehmensstrategie ist hier unerlässlich: Welche Aufgaben fallen weg (z. B. durch Automatisierung) und welche neuen Aufgaben kommen hinzu (z. B. durch KI-Einführung oder Marktexpansion)? Das Ergebnis ist das Soll-Profil, die Blaupause der idealen Besetzung.

Schritt 2: Der Soll-Ist-Vergleich und die Kompetenzlücken-Analyse

Im zweiten Schritt geht es um die schonungslose Selbstreflexion: Welche Qualifikationen sind bereits vorhanden (Ist-Profil) und wo klaffen die Lücken zum definierten Soll-Profil?

Du vergleichst nun das Anforderungsprofil der Stelle (Schritt 1) mit dem tatsächlichen Können des aktuellen Stelleninhabers oder des gesamten Teams. Hierbei werden beide Kompetenzebenen betrachtet:

• Hard Skills: Fachwissen, Zertifizierungen, Sprachen, Programmierkenntnisse.
• Soft Skills: Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit, Motivation, Veränderungsbereitschaft – jene Kompetenzen, die sich nur schwer messen lassen, aber oft den Projekterfolg bestimmen.

Um diese Lücken präzise zu identifizieren, greifen HR-Experten auf Methoden wie das analytische Schätzverfahren oder die Laufzettelmethode zurück, um den tatsächlichen Qualifikationsstand im Detail zu erfassen.

Schritt 3: Maßnahmen ableiten

Sobald die Kompetenzlücken klar identifiziert sind, leitest du die notwendigen Maßnahmen ab, um den Nettopersonalbedarf zu decken.

Die wichtigsten Handlungsfelder sind:

1. Personalentwicklung (Umschulung/Weiterbildung): Sind die Lücken klein oder spezifisch, ist es oft am effizientesten, bestehende Mitarbeiter durch Weiterbildungsmaßnahmen oder interne Schulungen auf das notwendige Niveau zu bringen.
2. Personalbeschaffung (Recruiting): Werden Kernkompetenzen benötigt, die im Unternehmen komplett fehlen, ist die zielgerichtete Rekrutierung neuer Fachkräfte notwendig.
3. Personalfreisetzung (Intern/Extern): Werden Qualifikationen aufgrund neuer Technologien nicht mehr benötigt oder liegen klare Überdeckungen vor, können Mitarbeiter intern versetzt (z. B. auf neue Aufgaben umgeschult) oder, im Extremfall, freigesetzt werden.
4. Outsourcing: Bei hochspezialisierten oder nur temporär benötigten Aufgaben kann entschieden werden, ob die Leistung durch externe Dienstleister erbracht werden soll, statt neues Personal fest einzustellen.

III. Praxis-Beispiel: Qualitative Personalplanung der „TechSolutions GmbH“

Die TechSolutions GmbH – ein IT-Unternehmen mit Fokus auf innovative Lösungen – steht vor der strategischen Herausforderung, ihre Belegschaft für Zukunftsfelder wie Künstliche Intelligenz und Blockchain-Technologien fit zu machen. Während die strategischen Ziele (Weiterbildung, Talentförderung) klar definiert sind, ist es nun entscheidend, präzise zu bestimmen, wer genau welche Kompetenzlücken hat, bevor Ressourcen in teure Schulungsprogramme investiert werden.

Der Erfolg der Qualitativen Personalplanung hängt hier von der präzisen Kompetenzlücken-Analyse (Schritt 2) ab.

Anwendung analytischer Methoden im Ist-Zustand

Um das Ist-Profil des IT-Teams bei der TechSolutions GmbH objektiv zu erfassen, ist es notwendig, sich von reinen Schätzungen oder subjektiven Bewertungen zu lösen und analytische Methoden anzuwenden. Diese Methoden sind darauf ausgerichtet, scheinbar “qualitative” Arbeitsprozesse messbar zu machen:

• Die Laufzettelmethode: Bei dieser Methode begleitet ein Mitarbeiter eine Aufgabe – zum Beispiel die Entwicklung eines neuen Cloud-Features – von Start bis Ende mit einem Laufzettel. Jeder einzelne Schritt, jede involvierte Kompetenz (z. B. “Python-Scripting”, “Cloud-Architektur-Entwurf”) und die dafür benötigte Zeit wird detailliert dokumentiert. Bei TechSolutions hilft dies, die tatsächliche Expertise im Umgang mit modernen Programmiersprachen zu messen und festzustellen, ob ein Mangel an Hard Skills oder lediglich in der Effizienz vorliegt.
• Die Zeitaufnahme (inklusive Fremdbeobachtung): Bei komplexen IT-Aufgaben, wie der API-Integration von Kundensystemen, kann die direkte Zeitaufnahme durch einen Beobachter die genauesten Daten liefern. Dies ermöglicht die Feststellung, ob die Mitarbeiter die benötigten agilen Entwicklungsmethoden effizient beherrschen oder ob es an Soft Skills wie der Koordination im Projektmanagement mangelt.

Durch diese detaillierte Erfassung kann die TechSolutions GmbH feststellen, dass von 20 Entwicklern nur 4 die neue Cloud-Technologie effizient beherrschen, während die restlichen 16 ein intensives Weiterbildungsprogramm benötigen. Die so gewonnenen exakten Daten sind die Grundlage, um die passenden Maßnahmen in Schritt 3 auszuwählen – etwa die zielgerichtete Rekrutierung eines Blockchain-Experten (Entität), falls die Lücke intern nicht geschlossen werden kann.

4. Methoden zur Ermittlung des Qualitativen Personalbedarfs

Nachdem der 3-Schritte-Prozess die Rahmenbedingungen geklärt hat, stellt sich die Frage: Wie ermittelt man den Qualitativen Bedarf so objektiv wie möglich? HR-Manager sollten sich nicht auf einfache, subjektive Schätzungen verlassen. Stattdessen kommen analytische Methoden und gezielte Expertenbefragungen zum Einsatz, die präzisere Daten für die Personalbedarfsplanung liefern.

Analytische Schätzverfahren

Diese Verfahren basieren darauf, den künftigen Personalbedarf anhand von Daten und Erfahrungswerten zu berechnen und zu schätzen. Sie sind eine Weiterentwicklung der rein intuitiven Schätzung.

• Laufzettelmethode und Zeitaufnahme: Wie bereits im Praxisbeispiel der TechSolutions GmbH erläutert, liefern Methoden wie die Laufzettelmethode und die Zeitaufnahme detaillierte Ist-Werte über den tatsächlichen Zeit- und Qualifikationsbedarf einzelner Aufgaben. Dies ermöglicht die Ableitung zukünftiger Soll-Profile mit deutlich höherer Genauigkeit.
• Kennzahlenmethode (Qualitativ adaptiert): Obwohl die Kennzahlenmethode primär quantitativ genutzt wird, kann sie qualitativ adaptiert werden. Anstatt Mitarbeiter pro Auftrag zu messen, wird hier die Kennzahl Kompetenz pro Projektkomplexität oder Expertenwissen pro Risikofaktor zugrunde gelegt. Dies hilft, Engpässe bei Kernkompetenzen (Entität) frühzeitig zu identifizieren.

Die Delphi-Methode (Expertenbefragung)

Die Delphi-Methode ist ein systematisches Schätzverfahren, das die subjektive Expertise mehrerer unabhängiger Fachexperten bündelt, um eine objektivere Prognose zu erstellen. Sie ist besonders wertvoll, wenn es um die Einschätzung von Zukunftstrends und völlig neuen Anforderungen geht (z. B. welche neuen Soft Skills durch die Einführung von KI in 5 Jahren benötigt werden).

1. Anonyme Befragung: Eine Gruppe von internen und externen Experten (z. B. Führungskräfte, Fachexperten, Branchenanalysten) wird anonym zu künftigen Stellenanforderungen und notwendigen Qualifikationen befragt.
2. Feedback-Runden: Die Ergebnisse der ersten Runde werden zusammengefasst und den Experten (anonym) zurückgespielt. Die Experten werden gebeten, ihre ursprüngliche Schätzung unter Berücksichtigung der Median-Antwort der Gruppe neu zu bewerten und zu begründen.
3. Konsens: Dies wird so lange wiederholt, bis ein stabiler Konsens oder eine klare Tendenz der Expertenmeinungen (Entität: Expertenprognose) erreicht ist.

Für eine tiefergehende Auseinandersetzung mit den genauen Formeln und Anwendungsvoraussetzungen dieser und weiterer Techniken, besuche unsere dedizierte Übersichtsseite: XXXXX

5. Maßnahmen: Lücken schließen mit dem richtigen Werkzeug

Die genaue Identifizierung von Qualifikationslücken im Soll-Ist-Vergleich ist der erste Schritt; der zweite und entscheidende ist die Wahl der richtigen Werkzeuge und Maßnahmen zur Schließung dieser Lücken. Hierbei wird strategisch entschieden, ob der Bedarf intern (Entwicklung) oder extern (Rekrutierung/Outsourcing) gedeckt werden soll.

Personalentwicklung & Weiterbildung: Aufbau eines Kompetenzzentrums

Die effizienteste Maßnahme zur Deckung des Qualitativen Personalbedarfs ist oft die Weiterbildung und Umschulung bestehender Mitarbeiter. Anstatt teure Neueinstellungen vorzunehmen, kann das vorhandene Team gezielt weiterentwickelt werden. Ein zentrales Instrument hierfür ist der Aufbau von Kompetenzzentren.

Ein Kompetenzzentrum bündelt Expertenwissen zu Schlüsselthemen (z. B. “Agile Methoden”, “KI-Prompting”) innerhalb der Organisation. Es dient als interner Hub für:

• Wissenstransfer: Sicherstellung, dass Kernkompetenzen nicht nur bei Einzelpersonen, sondern in der gesamten Abteilung vorhanden sind.
• Wiederkehrende Schulungen: Organisation von Workshops und Trainings, um das Team mit den zukünftig benötigten Fähigkeiten auszustatten.
• Vertreterregelungen: Gewährleistung, dass bei kurzfristigem Personalausfall kritische Aufgaben weiterhin erfüllt werden können, weil mehrere Mitarbeiter die gleichen Qualifikationen besitzen.

HR Software für Qualifikationsmanagement

Der Erfolg jeder Personalentwicklungsmaßnahme hängt davon ab, ob die Qualifikationen transparent verwaltet und geplant werden können. Moderne HR Software löst das Problem des unübersichtlichen Kompetenzmanagements und ist damit eine wichtige kommerzielle Entität im Feld der Qualitativen Personalplanung.

Tools wie Teamhero, Personio oder Staffcloud ermöglichen es, die identifizierten Hard Skills und Soft Skills der Belegschaft nicht nur zu erfassen, sondern auch zu visualisieren.

Hier geht es zum direkten Vergleich von job.rocks als Staffcloud Alternative: https://job.rocks/staff-cloud-alternative/

• Visualisierung und Planung: Funktionen wie Drag-and-Drop-Einsatzplantafeln helfen, Mitarbeiter mit den passenden Rollen- und Qualifikationsfiltern den richtigen Projekten oder Schichten zuzuordnen.
• Schulungsmanagement: Die Verknüpfung von identifizierten Lücken (z. B. “Fehlende Zertifizierung X”) mit einem Qualifikationsmanagement ermöglicht eine gezielte Schulungsplanung.
• Abwesenheitsverwaltung: Selbst die Verwaltung von Urlaub und Krankheit wird durch diese Tools vereinfacht, was indirekt die Zuverlässigkeit und Mitarbeiterzufriedenheit erhöht und Engpässe vermeidet.

Die strategische Investition in eine solche HR-Lösung ist oft der Schlüssel, um die theoretische Qualitative Personalplanung in einen messbaren, operativen Erfolg zu überführen.

Fazit und Ausblick: Die Rolle von E-E-A-T

Die Qualitative Personalplanung ist weit mehr als eine reine HR-Aufgabe; sie ist eine strategische Investition in die Glaubwürdigkeit und Zukunftsfähigkeit deines gesamten Unternehmens. Sie stellt sicher, dass du nicht nur operativ handlungsfähig bist, sondern auch deine Marktposition langfristig stärkst.

Der Erfolg eines Unternehmens in der modernen Wirtschaft hängt direkt von der Expertise (E) und Vertrauenswürdigkeit (T) ab, die es seinen Kunden und Partnern vermittelt. Wenn deine Organisation durch eine präzise qualitative Planung:

• Expertenwissen (E) bei Schlüsselthemen (z. B. KI, Compliance) bündelt und kontinuierlich weiterentwickelt.
• Die Erfahrung (E) deiner Belegschaft durch gezielte Schulungen in den richtigen Bereichen maximiert.
• Die Autorität (A) der Fachexperten durch klare Anforderungsprofile und Kompetenzzentren sichtbar macht.

… dann stärkst du die interne Expertise und damit automatisch die externe Vertrauenswürdigkeit der gesamten Marke. Ein klar definiertes, hochqualifiziertes Team, das weiß, welche Aufgaben es zu erledigen hat, minimiert Fehler, steigert die Zuverlässigkeit und sichert Terminzusagen ab.

Kurz gesagt: Die Qualitative Personalplanung ist das Fundament, auf dem die digitale Zukunftsfähigkeit und die Reputation deines Unternehmens basieren. Wer seine Mitarbeiter strategisch entwickelt und ihre Qualifikationen gezielt steuert, wird nicht nur den internen Bedarf decken, sondern sich auch als glaubwürdige, hochkompetente Autorität im Markt positionieren.