vorlage arbeitszeiterfassung – kostenlos herunterladen

Eine gute Vorlage zur Arbeitszeiterfassung ist weit mehr als nur eine Excel-Tabelle. Sie ist dein wichtigstes Werkzeug, um Transparenz zu schaffen, die Lohnabrechnung zu vereinfachen und dich rechtlich abzusichern. Am Ende des Tages hilft sie dir, Arbeitsstunden, Pausen und Überstunden lückenlos zu dokumentieren – und schafft so eine faire und gesetzeskonforme Grundlage für dein ganzes Unternehmen.

Warum eine gute Vorlage zur Arbeitszeiterfassung entscheidend ist

Eine durchdachte Vorlage für die Zeiterfassung ist das Fundament für eine klare und faire Arbeitsorganisation. Sie dient nicht bloss der reinen Dokumentation, sondern schafft Vertrauen und Klarheit für dich und dein Team.

Ohne eine strukturierte Erfassung entstehen nämlich schnell Unklarheiten. Sei es bei der Lohnabrechnung oder bei der Berechnung von Überstunden – die Diskussionen sind vorprogrammiert.

Stell dir das vor: Dein Mitarbeiter Max steckt in einem Projekt mit einem engen Zeitplan. Ohne genaue Zeiterfassung ist es für dich fast unmöglich nachzuvollziehen, wie viele Überstunden er wirklich geleistet hat. Eine saubere Vorlage sorgt dafür, dass seine zusätzliche Arbeit korrekt erfasst und vergütet wird. Das motiviert nicht nur Max, sondern gibt dir auch eine verlässliche Datengrundlage für zukünftige Projektkalkulationen.

Mehr als nur Zahlen eintragen

Eine solide Vorlage zur Arbeitszeiterfassung hilft dir, ganz unterschiedliche Aspekte deiner betrieblichen Abläufe zu verstehen. Du siehst auf einen Blick, wo Zeit investiert wird und kannst schnell Muster erkennen, die sonst verborgen bleiben.

• Transparenz für alle: Jeder Mitarbeiter kann seine geleisteten Stunden einsehen und nachvollziehen. Das beugt Missverständnissen vor und fördert eine offene Kultur.
• Korrekte Lohnabrechnung: Die erfassten Daten sind die direkte Basis für eine fehlerfreie Lohnbuchhaltung. Das spart dir Zeit und verhindert kostspielige Korrekturen.
• Rechtliche Absicherung: In der Schweiz gibt es klare gesetzliche Vorgaben zur Dokumentation der Arbeitszeit. Eine saubere Erfassung schützt dich vor Problemen bei Kontrollen.

Die Menge der geleisteten Arbeit in der Schweiz macht eine standardisierte Erfassung unverzichtbar. Im vergangenen Jahr wurden über 8,117 Milliarden Arbeitsstunden geleistet. Verschiedene Erhebungsmethoden führen zu unterschiedlichen Ergebnissen: Während die offizielle wöchentliche Arbeitszeit bei Vollzeitbeschäftigten bei gut 40 Stunden liegt, zeigt ein EU/EFTA-Vergleich für die Schweiz sogar einen Wert von fast 42.5 Stunden – der höchste in Europa.

Diese Zahlen verdeutlichen, wie wichtig eine genaue und einheitliche Erfassungsmethode ist, um den gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen gerecht zu werden. Weitere Einblicke zu diesen Arbeitszeitstatistiken findest du beim Bundesamt für Statistik.

Eine systematische Zeiterfassung ist kein Misstrauensvotum, sondern ein Zeichen von Professionalität und Wertschätzung gegenüber der geleisteten Arbeit jedes Einzelnen.

Es geht darum, eine faire und verlässliche Basis zu schaffen. Du analysierst die Produktivität nicht durch Mikromanagement, sondern durch klare Daten, die dir helfen, Prozesse zu verstehen und fundierte Entscheidungen für dein Unternehmen zu treffen.

Deine Vorlage für die Arbeitszeiterfassung erstellen und anpassen

Jetzt geht es ans Erstellen. Eine eigene Vorlage zur Arbeitszeiterfassung zu bauen, ist einfacher, als viele denken. Ob du nun ein Fan von Excel bist oder lieber mit Google Sheets arbeitest – die Grundstruktur ist identisch und bildet das Herzstück deiner Dokumentation.

Die Basis für jede saubere Abrechnung und Nachverfolgung sind ein paar wesentliche Felder. Fangen wir mit einer einfachen Tabelle an, die du später nach Belieben erweitern kannst.

Die grundlegenden Spalten deiner Vorlage

Damit deine Tabelle die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und du sofort den Durchblick hast, sollte sie mindestens diese Spalten enthalten:

• Datum: Der Kalendertag, an dem die Arbeit geleistet wurde.
• Arbeitsbeginn: Die exakte Uhrzeit, zu der der Arbeitstag begann.
• Arbeitsende: Die Uhrzeit, zu der der Feierabend eingeläutet wurde.
• Pause (in Minuten): Die Dauer der unbezahlten Pausen – ein entscheidender Wert für die korrekte Berechnung der Netto-Arbeitszeit.

Diese vier Spalten sind das absolute Minimum. Schon damit hast du eine solide Grundlage geschaffen, um die tägliche Arbeitszeit korrekt zu berechnen.

Neben spezifischen Vorlagen für die Zeiterfassung können auch allgemeinere nützliche Excel-Vorlagen und Checklisten den Arbeitsalltag erleichtern.

Automatische Berechnungen mit Formeln

Der eigentliche Nutzen einer digitalen Vorlage ist die Automatisierung. Mit ein paar simplen Formeln ersparst du dir Kopfrechnen und reduzierst die Fehlerquote.

Erweitere deine Tabelle um diese Spalten und hinterlege die passenden Formeln:

• Tägliche Arbeitszeit (netto): Hier berechnest du die Stunden, die tatsächlich gearbeitet wurden.

  • Excel-Formel: = (C2-B2)*24 - (D2/60)
  • Was passiert hier? Die Formel nimmt die Differenz aus Arbeitsende (Spalte C) und Arbeitsbeginn (Spalte B), wandelt das Ergebnis in Stunden um und zieht dann die Pausenzeit (Spalte D) ab. Simpel, aber effektiv.

• Wochensaldo (Über-/Minusstunden): Diese Spalte verrät dir auf einen Blick, wie es um das Stundenkonto bestellt ist.

  • Excel-Formel: = E2 - 8
  • Hier wird von der täglichen Netto-Arbeitszeit (Spalte E) die vertragliche Soll-Arbeitszeit – in diesem Fall 8 Stunden für eine Vollzeitstelle – abgezogen.

Der gesamte Prozess, von der reinen Datenerfassung bis zur Analyse der Stundensalden, lässt sich in drei logische Schritte gliedern.

Diese Grafik bringt es auf den Punkt: Es geht immer um das Erfassen, Dokumentieren und schliesslich das Analysieren der geleisteten Arbeitsstunden.

Anpassungen für verschiedene Arbeitsmodelle

Eine gute Vorlage muss flexibel sein, denn nicht jeder im Team arbeitet nach dem gleichen Modell. Ein Mitarbeiter im Stundenlohn hat ganz andere Anforderungen als eine Teilzeitkraft.

Eine gute Vorlage passt sich deinem Team an, nicht umgekehrt. Sorge für eine Spalte, in der die tägliche Soll-Arbeitszeit pro Mitarbeiter hinterlegt ist.

Am besten legst du dafür eine zusätzliche Spalte für die tägliche Soll-Arbeitszeit an. So kannst du die Formel für den Wochensaldo für jeden Mitarbeiter individuell gestalten:

• Vollzeit (40-Stunden-Woche): 8 Stunden pro Tag
• Teilzeit (20-Stunden-Woche): 4 Stunden pro Tag
• Stundenlohn: Hier ist der Saldo oft zweitrangig. Entscheidend ist stattdessen die exakte Summe der geleisteten Stunden für die Abrechnung.

Ein weiterer Tipp für mehr Übersicht ist die bedingte Formatierung in Excel. Damit kannst du Zellen automatisch farblich hervorheben. Richte eine Regel ein, die positive Salden (Überstunden) grün und negative Salden (Minusstunden) rot einfärbt. So siehst du sofort, wo Handlungsbedarf besteht.

Vergleich der Formate für die Arbeitszeiterfassung

Die Wahl des richtigen Formats ist der erste Schritt zur perfekten Vorlage. Ob Excel, CSV oder PDF – jedes hat seine Stärken und Schwächen. Diese Tabelle hilft dir bei der Entscheidung, welches Format am besten für deine Bedürfnisse geeignet ist.

Wie du siehst, ist Excel oder Google Sheets die beste Wahl für die laufende, dynamische Erfassung und Analyse. CSV-Dateien sind gut beim Datenaustausch, während PDFs perfekt für die Archivierung und den Versand finaler Dokumente sind.

Gesetzliche Vorgaben zur Zeiterfassung in der Schweiz

Eine perfekt formatierte Vorlage zur Arbeitszeiterfassung bringt dir nichts, wenn sie die rechtlichen Rahmenbedingungen ignoriert. In der Schweiz gibt das Arbeitsgesetz (ArG) vor, wie du die Arbeitszeit deiner Mitarbeitenden zu dokumentieren hast. Dabei geht es nicht um Überwachung, sondern um den Schutz der Arbeitnehmenden.

Die Grundregel ist schnell erklärt: Als Arbeitgeber bist du verpflichtet, die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit lückenlos zu erfassen. Das schliesst den Beginn und das Ende der Arbeit, sämtliche Pausen sowie Überstunden mit ein. Sieh diese Aufzeichnungspflicht als dein Schutzschild bei Kontrollen durch das Arbeitsinspektorat und als Fundament für eine saubere Lohnabrechnung.

Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten im Blick behalten

Das Gesetz steckt klare Grenzen ab, die du kennen und in deiner Zeiterfassungsvorlage berücksichtigen musst. Für die meisten Angestellten in industriellen Betrieben sowie für Büropersonal gilt eine wöchentliche Höchstarbeitszeit von 45 Stunden. Für alle anderen sind es 50 Stunden.

Genauso entscheidend sind die vorgeschriebenen Ruhezeiten:

• Tägliche Ruhezeit: Mitarbeitende haben Anspruch auf mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhe pro Tag.
• Pausenregelung: Ab einer Arbeitszeit von mehr als 5.5 Stunden ist eine Pause von 15 Minuten Pflicht. Wer über 7 Stunden arbeitet, muss 30 Minuten Pause machen, und bei mehr als 9 Stunden ist es eine ganze Stunde.
• Wöchentliche Ruhezeit: Pro Woche sind ein ganzer Ruhetag (in der Regel der Sonntag) und ein zusätzlicher halber Tag vorgeschrieben.

Ein typischer Fehler: Pausen werden falsch dokumentiert. Notiere Pausen immer separat und ziehe sie nicht einfach pauschal von der Arbeitszeit ab. Eine Pause ist nur dann eine Pause, wenn dein Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz auch wirklich verlassen kann.

Ausnahmen und vereinfachte Erfassung

Keine Regel ohne Ausnahme. Nicht für jeden Mitarbeitenden gelten die exakt gleichen, strengen Vorschriften. Das Gesetz sieht für bestimmte Gruppen Erleichterungen vor, die du als Arbeitgeber kennen solltest.

Eine wichtige Ausnahme ist die vereinfachte Arbeitszeiterfassung. Diese Option steht für Mitarbeitende offen, die ihre Arbeitszeit mehrheitlich selbst einteilen können und eine grosse Autonomie geniessen. In diesem Fall reicht es aus, wenn nur die Gesamtzahl der täglich geleisteten Arbeitsstunden erfasst wird – ganz ohne detaillierte Zeitangaben für Beginn, Ende und Pausen.

Für leitende Angestellte mit einem sehr hohen Einkommen kann unter bestimmten Bedingungen sogar komplett auf die Zeiterfassung verzichtet werden. Wichtig ist hierbei: Solche Ausnahmen müssen immer schriftlich in einem Gesamtarbeitsvertrag (GAV) oder einer individuellen Vereinbarung festgehalten werden. Eine mündliche Abmachung geht nicht.

Die Relevanz einer genauen Aufzeichnung wird besonders deutlich, wenn man sich die hohe Lebensarbeitszeit in der Schweiz vor Augen führt. Mit rund 72’000 Stunden für Männer liegt die Schweiz im europäischen Vergleich an der Spitze. Das unterstreicht, wie wichtig faire und transparente Regelungen sind. Eine korrekte Dokumentation ist also nicht nur für die Lohnabrechnung, sondern auch für die Planung von Altersvorsorgemassnahmen entscheidend. Mehr zu den Hintergründen der hohen Lebensarbeitszeit in der Schweiz erfährst du hier.

Und vergiss die Aufbewahrungspflicht nicht: Alle Nachweise zur Arbeitszeit musst du für mindestens fünf Jahre archivieren. Bei einer Kontrolle musst du diese Dokumente jederzeit vorlegen können. Eine fehlerhafte oder fehlende Dokumentation kann Bussen nach sich ziehen.

Vorlagen für Teilzeit, Homeoffice und Projekte massschneidern

Eine Standardvorlage für die Zeiterfassung ist ein solider Startpunkt. Aber die moderne Arbeitswelt ist alles andere als standardisiert. Kaum ein Team besteht heute nur noch aus Vollzeitkräften, die von neun bis fünf im Büro sitzen. Genau deshalb musst du deine Vorlage an die Realität anpassen – nur so liefert sie korrekte Daten und passt für alle im Team.

Diese Anpassung ist entscheidend, um die verschiedenen Arbeitsmodelle fair und präzise abzubilden. Gerade in der Schweiz, wo die Arbeitslandschaft vielfältig ist, kommst du daran nicht vorbei. Die hohe Teilzeitquote von 37,6 % macht eine flexible Erfassung zur Pflicht. Frauen arbeiten mit 58,1 % deutlich häufiger Teilzeit als Männer mit 19,6 %. Eine starre Vorlage für die Arbeitszeiterfassung würde diese Realität komplett ignorieren. Mehr Einblicke dazu liefert Statista zur Struktur des Schweizer Arbeitsmarktes.

Teilzeitkräfte korrekt erfassen

Bei Mitarbeitenden in Teilzeit ist der Soll-Ist-Abgleich der springende Punkt. Eine Vorlage, die stur von einem 8-Stunden-Tag ausgeht, sorgt hier für falsche Ergebnisse und Frust.

Die Lösung ist einfach: eine zusätzliche Spalte für das individuelle Tages-Soll.

• Beispiel: Anna arbeitet in einem 60 %-Pensum, also 24 Stunden pro Woche. Anstatt ihre Stunden gegen eine 40-Stunden-Woche zu rechnen, hinterlegst du ihr persönliches Soll – pauschal 4.8 Stunden pro Tag oder flexibel, je nachdem, wie ihre Tage aufgeteilt sind.
• Formel anpassen: Die Formel, die den Stundensaldo berechnet, bezieht sich dann nicht mehr auf einen fixen Wert, sondern auf die Zelle mit dem individuellen Soll.

So stellst du sicher, dass Überstunden und Minusstunden für jeden Mitarbeitenden fair und basierend auf dem tatsächlichen Vertrag berechnet werden.

Homeoffice und Vertrauensarbeitszeit sauber dokumentieren

Im Homeoffice verschwimmen die Grenzen zwischen Job und Privatleben schnell. Das entbindet dich als Arbeitgeber aber nicht von der gesetzlichen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Das Gleiche gilt für die Vertrauensarbeitszeit: Auch hier muss die Gesamtdauer der täglichen Arbeit dokumentiert werden.

Vertrauensarbeitszeit bedeutet nicht, dass keine Zeit erfasst wird. Der Fokus liegt zwar auf dem Ergebnis, nicht auf der reinen Anwesenheit – die gesetzliche Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeitdauer bleibt aber bestehen.

Deine Vorlage sollte es den Leuten im Homeoffice so leicht wie möglich machen. Eine klare Struktur ohne unnötigen Schnickschnack ist hier der Schlüssel zum Erfolg.

Projektbezogene Zeiterfassung für volle Transparenz

Arbeitet dein Team an verschiedenen Projekten oder für unterschiedliche Kunden? Dann ist eine projektbezogene Zeiterfassung Gold wert. Sie hilft dir nicht nur bei der korrekten Abrechnung, sondern auch bei der Nachkalkulation und der Planung künftiger Aufträge.

Dafür erweiterst du deine Vorlage um zwei simple Spalten:

1. Projekt/Kunde: Ein einfaches Drop-down-Menü, aus dem das jeweilige Projekt ausgewählt wird, verhindert Tippfehler.
2. Tätigkeitsbeschreibung: Ein kurzes Textfeld, in dem die konkrete Aufgabe notiert wird (z. B. "Konzeptentwurf", "Kundenmeeting").

Mit diesen zusätzlichen Infos kannst du später per Filter oder Pivot-Tabelle auf Knopfdruck auswerten, wie viel Zeit in welches Projekt geflossen ist. Das schafft eine enorme Transparenz und gibt dir eine solide Datengrundlage für deine Geschäftsentscheidungen.

Wann eine digitale Zeiterfassung sinnvoller ist

Eine gut gepflegte Excel-Liste ist ein guter Startpunkt. Aber früher oder später kommt jedes manuelle System an seine Grenzen, besonders wenn dein Team wächst oder die Projekte komplexer werden. Was mal ein nützliches Helferlein war, wird dann schnell zum Zeitfresser.

Stell dir den monatlichen Abrechnungsprozess vor: Du sammelst die Stundenzettel von allen ein, überträgst die Zahlen von Hand in eine zentrale Tabelle und hoffst, dass sich nirgends ein Tippfehler eingeschlichen hat. Dieser Prozess ist nicht nur fehleranfällig, sondern kostet auch viel Zeit – Zeit, die du besser in dein Kerngeschäft investieren könntest.

Die Grenzen der manuellen Erfassung

Die Schwierigkeiten mit Excel-Vorlagen schleichen sich oft langsam ein. Plötzlich verbringst du Stunden damit, Formeln zu korrigieren, weil jemand eine Zeile falsch eingefügt hat. Oder du kannst keine schnellen Auswertungen ziehen, weil die Daten über zig verschiedene Dateien verstreut sind.

Diese typischen Probleme sind klare Signale, dass ein Wechsel ansteht:

• Hoher administrativer Aufwand: Das Einsammeln, Prüfen und Zusammenführen von Stundenzetteln bindet Ressourcen, die anderswo fehlen.
• Fehleranfälligkeit: Manuelle Datenübertragungen sind eine häufige Quelle für Fehler in der Lohnabrechnung. Schon ein falsch gesetztes Komma kann zu Problemen führen.
• Fehlende Echtzeit-Daten: Du hast nie einen aktuellen Überblick über geleistete Stunden oder Projektbudgets. Dein Blick geht immer nur in die Vergangenheit.
• Mangelnde Flexibilität: Die Abbildung von Schichtarbeit, komplexen Pausenregelungen oder projektbezogener Zeiterfassung wird in Excel schnell unübersichtlich.

Der entscheidende Nachteil manueller Vorlagen ist die fehlende zentrale Datenquelle. Informationen sind isoliert und müssen aufwendig zusammengeführt werden, anstatt direkt für alle verfügbar zu sein.

Der Umstieg auf ein digitales System wie job.rocks ist daher ein logischer Schritt zur Professionalisierung. Solche Systeme nehmen dir die wiederkehrenden Aufgaben ab und geben dir stattdessen Einblicke – und das in Echtzeit.

Vorteile einer digitalen Lösung

Ein digitales Zeiterfassungssystem automatisiert nicht nur die Datenerfassung. Es bietet eine Reihe von Vorteilen, die weit über das reine Stempeln hinausgehen. Im Zuge der Entwicklung hin zu einem flexibleren Arbeitsumfeld ist es entscheidend, auch andere Aspekte des Arbeitsplatzes der Zukunft zu berücksichtigen, wozu eine moderne Zeiterfassung gehört.

Deine persönliche Checkliste für den Wechsel:

1. Wächst dein Team?
   Ab etwa 5–10 Mitarbeitenden wird die manuelle Verwaltung schnell ineffizient. Der Aufwand steigt dann nicht linear, sondern exponentiell.

2. Benötigst du mobile Erfassung?
   Wenn dein Team viel unterwegs oder im Homeoffice arbeitet, ist eine App zum einfachen Ein- und Ausstempeln von überall praktisch unverzichtbar.

3. Sind Auswertungen für dich wichtig?
   Möchtest du auf Knopfdruck wissen, wie viele Stunden in ein bestimmtes Projekt geflossen sind? Digitale Tools liefern dir solche Berichte sofort.

4. Ist die Urlaubs- und Abwesenheitsplanung mühsam?
   Moderne Systeme binden diese Planung nahtlos ein. So behältst du immer den Überblick, wer wann verfügbar ist.

5. Legst du Wert auf Rechtssicherheit?
   Eine digitale Lösung archiviert alle Zeitdaten automatisch und unveränderbar. Das sichert dich bei Kontrollen ab und gibt dir ein gutes Gefühl.

Wenn du mehrere dieser Fragen mit "Ja" beantwortest, ist es wahrscheinlich an der Zeit, den Wechsel von einer einfachen Vorlage zu einem professionellen System in Angriff zu nehmen. Du gewinnst damit nicht nur Zeit, sondern auch Transparenz und Sicherheit für dein gesamtes Unternehmen.

Häufige Fragen zur Vorlage für Arbeitszeiterfassung

Rund um das Thema Zeiterfassung mit Vorlagen tauchen immer wieder die gleichen Fragen auf. Damit du von Anfang an alles richtig machst und typische Stolpersteine vermeidest, haben wir hier die wichtigsten Antworten für dich zusammengefasst.

Muss ich auch kurze Tätigkeiten erfassen?

Ja, unbedingt. Ein kurzes Telefonat mit einem Kunden, das schnelle Beantworten einer wichtigen E-Mail – diese kleinen Aufgaben summieren sich über den Tag.

Werden diese "Kleinigkeiten" nicht lückenlos erfasst, fehlt am Ende des Monats wertvolle Arbeitszeit im Stundenrapport.

Ein gutes System zur Zeiterfassung, egal ob Vorlage oder Software, beweist sich darin, wie schnell und unkompliziert auch Aktivitäten von wenigen Minuten erfasst werden können. Das macht oft den Unterschied zwischen einer korrekten und einer lückenhaften Dokumentation aus.

Wie gehe ich mit Überstunden in der Vorlage um?

Überstunden müssen auf einen Blick erkennbar sein. Die beste Lösung ist eine separate Spalte in deiner Vorlage, die den täglichen oder wöchentlichen Saldo anzeigt. Dafür reicht eine simple Formel, die die tatsächliche Arbeitszeit von der vertraglich vereinbarten Soll-Zeit abzieht.

Ein kleiner Tipp: Nutze die bedingte Formatierung in Excel. Damit kannst du Plusstunden automatisch grün und Minusstunden rot hervorheben. So sehen du und deine Mitarbeitenden sofort, wie das Stundenkonto aussieht.

Reicht eine Excel-Vorlage für die gesetzlichen Anforderungen?

Grundsätzlich ja, eine sorgfältig und lückenlos geführte Excel-Liste kann die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Wichtig ist, dass alle pflichtigen Angaben wie Datum, Beginn, Ende und die genaue Dauer der Pausen dokumentiert werden.

Die Schwäche von Excel liegt in der Manipulierbarkeit. Änderungen werden nicht automatisch protokolliert, was die Nachvollziehbarkeit erschwert. Für eine rechtssichere und unveränderbare Dokumentation, die bei einer Prüfung standhält, sind digitale Zeiterfassungssysteme meist die sicherere Wahl.

Wie oft sollten die Stunden eingetragen werden?

Am besten täglich. Sobald du oder deine Mitarbeitenden anfangen, die Stunden erst am Ende der Woche oder des Monats nachzutragen, steigt die Fehlerquote. Niemand erinnert sich mehr exakt daran, wann welche Aufgabe an welchem Tag erledigt wurde.

• Tägliche Erfassung: Führt zu hoher Genauigkeit und belastbaren Daten.
• Wöchentliche Erfassung: Ist akzeptabel, aber anfällig für Schätzfehler.
• Monatliche Erfassung: Ist unprofessionell, ungenau und nicht zu empfehlen.

Eine zeitnahe Dokumentation ist der Schlüssel zu verlässlichen Daten. Nur so kannst du sicher sein, dass die Abrechnung stimmt und alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

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