Personalplanung Event: So geht’s ohne Excel – Plane jetzt wie ein Profi

Na, das kennst du bestimmt: Kurz vor dem Event quillt dein Postfach über mit unzähligen Excel-Listen. Eine neue Version macht die alte überflüssig, Verfügbarkeiten von vor zwei Tagen sind heute Makulatur und die manuelle Schichtzuteilung raubt dir den letzten Nerv. Der Umstieg auf eine spezialisierte Software ist da keine Spielerei mehr – es ist eine schlichte Notwendigkeit für eine moderne Personalplanung bei Events, die ohne Excel auskommen will.

Warum deine Event-Personalplanung ohne Excel besser funktioniert

Stell dir vor, du planst als mittelgrosse Agentur ein Festival mit 50 Leuten im Service, an der Bar und in der Logistik. Setzt du hier allein auf Excel, ist das Chaos quasi schon gebucht. Formelfehler in der Stundenberechnung, versehentlich gelöschte Zeilen und veraltete Kontaktinfos sind an der Tagesordnung – Probleme, die du aus eigener Erfahrung nur zu gut kennst.

Diese manuelle Arbeitsweise führt schnell zu handfesten Schwierigkeiten, die den Erfolg deines Events ernsthaft gefährden können:

• Fehlende Echtzeit-Daten: Wenn eine Mitarbeiterin kurzfristig wegen Krankheit ausfällt, startet eine nervenaufreibende Telefon- und E-Mail-Kaskade. Du hast nie einen verlässlichen Überblick, wer wirklich verfügbar ist.
• DSGVO-Risiken: Excel-Listen werden oft unkontrolliert per E-Mail weitergeleitet. Sensible Personaldaten wie Adressen oder Bankverbindungen landen so im Handumdrehen bei unbefugten Personen – ein Albtraum für dich als Verantwortlichen.
• Enormer manueller Aufwand: Die Koordination von Verfügbarkeiten, das Versenden von Briefings und die Erfassung der Arbeitsstunden fressen Unmengen an Zeit. Wertvolle Zeit, die dir für die wirklich wichtigen Aufgaben fehlt.

Eine zentrale Plattform löst diese Probleme von Grund auf. Der wohl grösste Gewinn liegt in der Bündelung aller Informationen an einem Ort. Alle Daten sind in Echtzeit für die berechtigten Personen verfügbar, was die gesamte Koordination und Kommunikation stark vereinfacht.

Stell dir vor, du erstellst eine neue Schicht für eine Messe am Wochenende. Das System benachrichtigt automatisch alle qualifizierten und verfügbaren Mitarbeiter. Anstatt Stunden mit manueller Suche zu verbringen, besetzt du die Position mit wenigen Klicks. Das ist der Unterschied zwischen reaktivem Stressmanagement und proaktiver Planung.

Excel im Vergleich zu spezialisierter Software für die Event-Personalplanung

Um den Unterschied greifbarer zu machen, schauen wir uns die täglichen Hürden bei der Planung mit Excel und die smarten Lösungen einer spezialisierten Software im direkten Vergleich an.

Ein direkter Vergleich der täglichen Hürden bei der Personalplanung mit Excel und den Lösungen, die eine spezialisierte Software bietet.

Der Wechsel von Excel zu einer Software ist weit mehr als nur ein technologisches Upgrade. Er verändert die Art und Weise, wie du arbeitest – weg von zeitraubender Administration, hin zu strategischer Steuerung. Du siehst sofort, wie viel Zeit und Kopfzerbrechen du dir sparst, wenn du die Tabellenkalkulation endlich hinter dir lässt.

Deinen tatsächlichen Bedarf für eine neue Software ermitteln

Bevor du deine Excel-Listen in den digitalen Papierkorb verschiebst, ist ein ehrlicher Blick auf deine aktuellen Abläufe nötig. Nur so findest du eine Software, die wirklich zu dir passt und deine Personalplanung für Events ohne Excel spürbar voranbringt.

Der beste Startpunkt ist eine schonungslose Analyse deiner täglichen Aufgaben. Frag dich: Wo verliere ich am meisten Zeit? Ziel ist es, ein glasklares Anforderungsprofil zu erarbeiten. Dieses Profil wird dein Kompass bei der Suche nach der passenden Lösung sein.

Deine Checkliste für die Bedarfsanalyse

Stell dir vor, du planst ein grosses Firmenjubiläum. Catering, Security, Hostessen – der ganze Zirkus. Welche Infos brauchst du auf einen Blick und welche Aufgaben wiederholen sich bis zur Erschöpfung? Die folgenden Fragen helfen dir, deine wahren Bedürfnisse zu erkennen:

• Qualifikationsmanagement: Wie stellst du sicher, dass nur Barkeeper mit Cocktail-Erfahrung für die VIP-Lounge oder Sicherheitspersonal mit gültigem Ersthelfer-Zertifikat für den Eingangsbereich gebucht werden? Durchforstest du dafür mühsam verschiedene Spalten und Listen?
• Kommunikation: Wie sprichst du mit deinem Personalpool? Über unzählige Einzel-E-Mails, chaotische WhatsApp-Gruppen oder endlose Telefonate, nur um Verfügbarkeiten abzufragen?
• Wiederkehrende Aufgaben: Welche Tätigkeiten sind die grössten Zeitfresser im Alltag? Das Verschicken von Einsatz-Briefings, das manuelle Abtippen von Arbeitsstunden in eine neue Liste oder das mühsame Nachfassen bei Job-Zusagen?

Ein oft übersehener, aber entscheidender Punkt ist die Transparenz für deine Mitarbeitenden. Eine gute Software gibt deinem Team die Möglichkeit, Verfügbarkeiten selbstständig zu pflegen und sich proaktiv auf offene Schichten zu bewerben. Das senkt nicht nur deinen administrativen Aufwand, sondern steigert auch die Zufriedenheit und Eigenverantwortung im Team.

Deine Antworten auf diese Fragen sind das Fundament für dein Anforderungsprofil. Wenn du beispielsweise ständig mit kurzfristigen Ausfällen zu kämpfen hast, ist eine Funktion für automatische Verfügbarkeitsabfragen absolut entscheidend. Eine eigene App für Mitarbeitende wiederum professionalisiert die Kommunikation und sorgt dafür, dass alle wichtigen Infos direkt auf dem Smartphone landen – und nicht im Spam-Ordner.

Sobald du deine "Must-haves" und "Nice-to-haves" klar definiert hast, wird die Software-Auswahl plötzlich ganz einfach. Du kannst gezielt nach Lösungen suchen, die genau deine Schmerzpunkte adressieren. Wirf zur Orientierung auch einen Blick in unseren Personaleinsatzplanung Software Vergleich, um ein Gefühl für die verschiedenen Anbieter am Markt zu bekommen. Mit einem scharfen Profil findest du am Ende eine Software wie job.rocks, die exakt auf die Bedürfnisse von Eventagenturen zugeschnitten ist und deine Planungsprozesse wirklich unterstützt, statt sie nur zu verwalten.

Wie du deine Personaldaten sicher und DSGVO-konform umziehst

Der Umzug deiner Personaldaten von alten Excel-Listen in eine neue Software ist ein entscheidender Moment. Hier geht es nicht nur um Technik, sondern vor allem um Sicherheit und Sorgfalt, denn deine Mitarbeiterdaten sind extrem wertvoll und sensibel. Ein sauberer, strukturierter Umzug ist das Fundament für eine erfolgreiche Personalplanung bei Events, die ohne Excel auskommt.

Der erste Schritt ist eine gründliche Bereinigung deiner alten Listen. Frag dich ehrlich: Welche Kontakte sind noch aktiv? Sind alle hinterlegten Qualifikationen, wie "Ersthelfer-Zertifikat" oder "Fremdsprachenkenntnisse", noch aktuell und nachgewiesen? Das ist die perfekte Gelegenheit, Datenleichen zu entfernen und nur mit einem sauberen, aktuellen Personalpool neu zu starten.

Daten für den Import vorbereiten

Sobald deine Listen bereinigt sind, bereitest du die Daten für den Export vor. Die meisten Softwarelösungen, einschliesslich job.rocks, ermöglichen den Import über eine CSV-Datei. Strukturiere deine Excel-Tabelle so, dass jede Spalte einem Datenfeld in der neuen Software entspricht.

Ein klassisches Beispiel sieht so aus:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Qualifikationen (getrennt durch Kommas, zum Beispiel: "Service, Bar, Englisch")

Exportiere diese Tabelle als CSV-Datei. Achte unbedingt darauf, das richtige Trennzeichen (meist Semikolon oder Komma) und die korrekte Zeichenkodierung (üblicherweise UTF-8) zu verwenden, damit Umlaute und Sonderzeichen richtig dargestellt werden. Ein kleiner Fehler hier kann später für viel Frust sorgen.

Bei der Überführung deiner Personaldaten in eine neue Software ist die Einhaltung der GDPR-Compliance von allerhöchster Bedeutung. Ein zentrales Element hierfür ist ein durchdachtes Rollen- und Rechtekonzept. Damit legst du glasklar fest, wer welche Daten sehen und bearbeiten darf. Erfahre in unserem Leitfaden mehr über DSGVO-konforme Einsatzplanung.

Rollen und Rechte sinnvoll definieren

Ein gut geplantes Rollenkonzept schützt nicht nur die Daten, sondern vereinfacht auch die tägliche Arbeit ganz enorm. Du verhinderst, dass Mitarbeitende von Informationen überflutet werden, die für sie gar nicht relevant sind.

Ein klares Rechtemanagement ist kein Misstrauensbeweis, sondern ein Zeichen von Professionalität. Es stellt sicher, dass sensible Lohndaten oder persönliche Notizen nur für dich als Disponent sichtbar sind, während das Personal lediglich die für den Einsatz relevanten Informationen erhält.

So könnte ein einfaches, aber wirkungsvolles Rollenkonzept in deiner Eventagentur aussehen:

• Administrator: Du als Inhaber oder Head of Operations hast vollen Zugriff auf alle Systemeinstellungen, kannst Benutzer verwalten und die Grundeinstellungen vornehmen.
• Disponent: Du kannst Einsätze erstellen, Personal buchen, Arbeitszeiten freigeben und auf alle relevanten Personaldaten zugreifen.
• Teamleiter: Sieht die Einsätze und das Personal seines spezifischen Teams, kann Arbeitszeiten bestätigen, aber keine sensiblen Daten wie Lohnsätze einsehen.
• Mitarbeiter: Kann das eigene Profil bearbeiten, Verfügbarkeiten eintragen und sich auf ausgeschriebene Einsätze bewerben.

Übrigens entspannt sich die Lage auf dem Schweizer Arbeitsmarkt gerade wieder. Im 2. Quartal 2024 meldeten nur noch 37,1 Prozent der Unternehmen Schwierigkeiten bei der Rekrutierung – das bedeutet einen grösseren Talentpool für die Eventbranche. Plattformen wie job.rocks helfen dir, diese Talente durch automatisierte Prozesse nicht nur schnell zu finden, sondern auch rechtssicher zu verwalten.

Abläufe automatisieren, die dich entlasten

Genau hier zeigt sich die wahre Stärke einer modernen Planungssoftware und der Kern einer Personalplanung für Events, die ohne Excel auskommt. Du gewinnst nicht nur Kontrolle, sondern vor allem Zeit für die kreative Seite deiner Arbeit. Routineaufgaben, die dich bisher Stunden gekostet haben, laufen jetzt einfach im Hintergrund ab.

Stell dir vor, du planst den Einsatz für ein grosses Firmenjubiläum. Mit nur einem Klick informierst du alle passenden und verfügbaren Mitarbeitenden automatisch per App oder E-Mail. Das manuelle Versenden von Dutzenden Nachrichten über verschiedene Kanäle gehört damit der Vergangenheit an.

Vom Bedarf zur Buchung in wenigen Klicks

Spielen wir dieses Szenario mal konkret durch. Für das anstehende Jubiläum brauchst du erfahrenes Servicepersonal.

1. Personal filtern: In deiner Software filterst du deinen Personalpool ganz einfach nach der Qualifikation „Servicepersonal mit Erfahrung in der gehobenen Gastronomie“. Das System zeigt dir sofort eine Liste aller Personen, die dieses Kriterium erfüllen.
2. Verfügbarkeit prüfen: Jetzt startest du eine Verfügbarkeitsanfrage an genau diese Gruppe. Die Software verschickt personalisierte Einladungen direkt auf die Smartphones deines Teams.
3. Schichten besetzen: Die Leute bewerben sich mit einem Fingertipp direkt in der App. Du siehst in Echtzeit, wer zusagt, und kannst die offenen Schichten mit einem weiteren Klick besetzen.
4. Automatische Bestätigung: Alle gebuchten Personen erhalten umgehend eine Bestätigung mit sämtlichen Details zum Einsatz – von der genauen Adresse über die Kleiderordnung bis zum Ansprechpartner vor Ort.

Dieser automatisierte Ablauf spart nicht nur enorm viel Zeit, sondern verhindert auch Fehler. Du kannst sicher sein, dass nur qualifiziertes Personal angefragt wird und alle gebuchten Mitarbeiter dieselben, korrekten Informationen erhalten. Schluss mit veralteten Excel-Versionen und widersprüchlichen Angaben.

Der Schweizer Fachkräftemangel-Index ist spürbar gesunken. Für dich als Event-Agentur bedeutet das, dass flexible Management-Tools nun schneller passende Freelancer aus einem wachsenden Talentpool finden können. Automatisierte Prozesse wie Qualifikationsfilter und personalisierte Einladungen können die Zeit für Verfügbarkeitsabfragen um bis zu 30 Prozent reduzieren, da du manuelle Excel-Arbeit vermeidest und die Stellenbesetzung DSGVO-konform beschleunigst. Mehr über diese Entwicklung kannst du im ausführlichen Bericht zum Fachkräftemangel-Index nachlesen.

Mehr Flexibilität durch smarte Funktionen

Moderne Planungstools gehen aber noch einen Schritt weiter. Eine besonders nützliche Funktion ist der automatisierte Schichttausch. Fällt ein Mitarbeiter kurzfristig aus, musst du nicht mehr hektisch zum Telefon greifen. Stattdessen kann der Mitarbeiter seine Schicht direkt in der App zum Tausch anbieten.

Ein Kollege mit der gleichen Qualifikation sieht das Angebot, übernimmt die Schicht, und du als Planer musst die Änderung nur noch bestätigen. Diese Funktion macht deine Planung bei Ausfällen deutlich flexibler und verlagert einen Teil der Verantwortung direkt ins Team. Die Automatisierung solcher Prozesse ist ein zentraler Baustein, um die Effektivität deiner Planung nachhaltig zu steigern. Lies auch, wie du durch KI in der Schichtplanung bis zu 40% Zeit einsparen kannst.

Ein Fahrplan für die erfolgreiche Einführung im Team

Die beste Software nützt dir nichts, wenn sie im Team nicht ankommt. Eine neue Lösung für die Personalplanung, die endlich ohne Excel auskommt, muss von allen akzeptiert werden. Ein sauber durchdachter Fahrplan hilft dir dabei, dein Team von Anfang an mitzunehmen und Widerstände gar nicht erst aufkommen zu lassen.

Geh nicht gleich mit dem grossen Knall an den Start, sondern beginne lieber mit einem überschaubaren Pilotprojekt. Wähle dafür ein einzelnes, kleineres Event aus, um die Software in der Praxis auf Herz und Nieren zu prüfen. In dieser Phase ist nur ein kleines Kernteam involviert – meist ein oder zwei Disponenten und eine Handvoll erfahrener Mitarbeitender, die offen für Neues sind.

Vom Test zum unternehmensweiten Rollout

Nach dem erfolgreichen Testlauf schulst du gezielt deine Disponenten. Sie sind die Power-User der Software und müssen jeden Handgriff im Schlaf beherrschen. Zeig ihnen nicht nur, wie die einzelnen Funktionen bedient werden, sondern erklär auch, wie die automatisierten Abläufe ihre tägliche Arbeit spürbar erleichtern.

Erst wenn die Disponenten sattelfest sind, folgt der Rollout für den gesamten Personalpool. Und genau hier ist die Kommunikation das A und O.

Begeistere dein Team, anstatt es nur zu informieren. Kommuniziere klipp und klar die Vorteile, die jeder Einzelne von der neuen App hat: eine transparente Einsatzplanung, das einfache Melden der eigenen Verfügbarkeit und eine schnellere, fehlerfreie Lohnabrechnung.

Diese Grafik verdeutlicht, wie simpel der automatisierte Prozess nach der Einführung aussieht. Es sind nur noch wenige Schritte von der Erstellung des Einsatzes bis zur final besetzten Schicht.

Diese Vereinfachung ist ein extrem starkes Argument, das auch die letzten Skeptiker im Team überzeugt und die Akzeptanz für das neue Tool stark steigert.

Meilensteine für eine gelungene Einführung

Eine Checkliste hilft dir dabei, den Überblick zu behalten und nichts zu vergessen. So stellst du sicher, dass die Einführung strukturiert und reibungslos abläuft.

• Phase 1 – Pilotprojekt: Du wählst ein kleines Event aus und definierst ein Testteam (zum Beispiel 1 Disponent, 5–10 Mitarbeitende).
• Phase 2 – Schulung: Du schulst deine Disponenten intensiv auf der neuen Software, bis sie absolute Profis sind.
• Phase 3 – Onboarding: Du führst eine knackige Informationsveranstaltung für alle Mitarbeitenden durch und zeigst die Vorteile klar auf.
• Phase 4 – Go-Live: Du schaltest die Software für alle Mitarbeitenden und alle neuen Events frei.

Ein weiterer Aspekt, der oft übersehen wird, betrifft die Mitarbeitergewinnung und -bindung: die Bereitstellung von Unterkünften. Wenn dein Team für Einsätze reisen muss, kann die Überlegung, ob du als Arbeitgeber eine Wohnung für Arbeitnehmer mietet, die Attraktivität deines Unternehmens enorm steigern und sollte im Fahrplan mitgedacht werden.

Die häufigsten Fragen rund um den Software-Wechsel

Der Gedanke, ein jahrelang genutztes System wie Excel hinter sich zu lassen, wirft natürlich Fragen auf. Das ist völlig normal. Damit du für den Umstieg bestens gewappnet bist, haben wir hier die Antworten auf die häufigsten Bedenken aus der Praxis gesammelt, wenn es um die Personalplanung bei Events ohne Excel geht.

Ist der Umzug meiner Daten kompliziert?

Nein, absolut nicht. Die meisten modernen Software-Lösungen sind genau darauf ausgelegt, den Wechsel so einfach wie möglich zu gestalten. In der Regel funktioniert das über simple Importfunktionen für sogenannte CSV-Dateien. Du exportierst deine Excel-Liste einfach in dieses Format und lädst sie mit wenigen Klicks ins neue System.

Der wichtigste Schritt, der leider oft übersehen wird, findet aber davor statt: das Aufräumen deiner Excel-Liste.

Nimm dir kurz die Zeit, deine Daten zu pflegen. Lösche Kontakte, von denen du seit Jahren nichts mehr gehört hast. Vereinheitliche die Datenfelder – sorge zum Beispiel dafür, dass Qualifikationen immer im selben Format eingetragen sind ("Bar" statt "Barmann" oder "Bar-Erfahrung"). Dieser kleine Aufwand vorab ist Gold wert, denn er sorgt dafür, dass der Import reibungslos klappt und du direkt mit einer sauberen, verlässlichen Datenbasis startest.

Was kostet eine solche Software im Vergleich zu Excel?

Auf den ersten Blick wirkt Excel natürlich unschlagbar günstig, da es im Office-Paket meist schon dabei ist. Diese Rechnung ist aber zu kurz gedacht. Sie ignoriert die enormen versteckten Kosten, die durch manuelle, ineffektive Arbeit entstehen. Denk nur an die unzähligen Stunden, die du mit dem Abgleichen von Listen, dem Verschicken von E-Mails und dem nervigen Suchen nach Formelfehlern verbringst.

Eine spezialisierte Software kostet einen monatlichen Betrag, der sich aber durch die massive Zeitersparnis extrem schnell bezahlt macht. Ein konkretes Beispiel: Wenn du als Disponent pro Woche nur drei bis vier Stunden weniger für administrative Aufgaben aufwendest, hat sich die Investition oft schon gerechnet. Du kaufst also nicht nur eine Softwarelizenz, sondern vor allem Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben.

Der wahre Vergleich ist nicht der Preis der Software gegen null. Es ist der Vergleich zwischen den monatlichen Kosten der Software und den Kosten für unzählige Stunden ineffizienter, fehleranfälliger Handarbeit. Rechnest du das ehrlich durch, ist eine gute Software fast immer die wirtschaftlichere Entscheidung.

Wie überzeuge ich langjährige Mitarbeitende von einer neuen App?

Veränderungen stossen manchmal auf Skepsis, das kennen wir alle. Besonders bei Mitarbeitenden, die seit Jahren ihre gewohnten Abläufe haben. Der Schlüssel zum Erfolg liegt hier ganz klar in der Kommunikation. Anstatt die neue App einfach nur vorzusetzen, musst du die konkreten Vorteile für jeden Einzelnen klar und verständlich aufzeigen.

Mach deinem Team klar, dass die Zeit des E-Mail-Pingpongs endlich vorbei ist. Betone, wie einfach es wird, die eigene Verfügbarkeit mit ein paar Klicks zu melden und alle relevanten Einsatzinfos übersichtlich an einem zentralen Ort zu finden. Ein riesiges Argument ist auch die schnellere und transparentere Lohnabrechnung, weil die Arbeitsstunden digital und damit fehlerfrei erfasst werden.

Organisiere eine kurze, lockere Schulung und starte mit einer Testphase. Sobald die Mitarbeitenden selbst erleben, wie unkompliziert und praktisch die neue Lösung im Alltag ist, bauen sich Vorbehalte erfahrungsgemäss von ganz alleine ab. Zeig ihnen, dass die App ihnen nicht mehr Arbeit macht, sondern ihr Leben spürbar leichter.

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